Com a virada do ano e o início de um novo exercício fiscal, janeiro passa a ser um período decisivo para quem quer evitar problemas na declaração do Imposto de Renda (IR). Dados da Receita Federal indicam que falhas na organização de documentos continuam entre os principais motivos de retenção em malha fina, afetando milhões de contribuintes todos os anos.

Informes bancários, comprovantes de despesas dedutíveis e dados enviados automaticamente por instituições financeiras são cruzados em larga escala pelo Fisco. Nesse cenário, a preparação antecipada se torna essencial para reduzir inconsistências e minimizar riscos.

Levantamentos recentes da Receita mostram que a organização documental tem impacto direto na chance de retenção. No processamento do Imposto de Renda de 2025, cerca de 3,97 milhões de declarações ficaram retidas inicialmente, o equivalente a 8,7% do total enviado.

Entre os principais motivos apontados estão divergências em despesas médicas (32,6%), omissão de rendimentos (30,8%) e inconsistências no Imposto de Renda Retido na Fonte (15,1%). Os números revelam que grande parte dos problemas surge quando as informações declaradas não coincidem com aquelas enviadas por terceiros, como bancos, empregadores e prestadores de serviços.

Diante desse cenário, janeiro se consolida como o momento mais adequado para estruturar a base documental que sustentará a declaração ao longo de 2026.

Para Adriano Murta, advogado tributarista e especialista em direito tributário e investimentos internacionais, o início do ano deve ser encarado como uma etapa estratégica.

“O início de ciclo é decisivo para a consistência da declaração. Quando o contribuinte organiza tudo desde o primeiro mês, ele reduz riscos, evita retrabalho e transforma o processo de declaração em algo muito mais simples. É um investimento de tempo que gera segurança o ano inteiro”, afirma.

Organização antecipada reduz riscos
O primeiro passo para uma organização fiscal eficiente é reunir e centralizar todos os informes financeiros. Entram nessa lista extratos bancários, comprovantes de rendimentos, relatórios de investimentos e documentos enviados por corretoras brasileiras.

Esses dados fazem parte das orientações oficiais da Receita Federal e são fundamentais para comprovar rendimentos, saldos e movimentações ao longo do ano-base.

Outro ponto sensível envolve despesas com saúde e educação. Clínicas, hospitais, profissionais autônomos e instituições de ensino informam diretamente esses valores ao Fisco. Qualquer divergência entre o que foi pago e o que é declarado pode resultar em retenção automática da declaração.

Para quem possui investimentos no exterior, o nível de atenção precisa ser ainda maior. É essencial manter organizados extratos de corretoras estrangeiras, comprovantes de remessas internacionais e documentos ligados a estruturas como empresas no exterior ou trusts.

“O Banco Central exige rastreabilidade para a Declaração de Capitais Brasileiros no Exterior (CBE), enquanto o Internal Revenue Service (IRS), nos Estados Unidos, demanda documentação completa de estrangeiros. Quem investe fora precisa de controle ainda maior, porque Brasil e Estados Unidos cruzam dados em momentos diferentes e com regras distintas”, explica Murta.

A expansão das plataformas digitais também aumentou o volume de documentos eletrônicos envolvidos no processo. Informes de renda variável, contratos digitais e comprovantes gerados por aplicativos financeiros passaram a ter peso relevante na análise do Fisco.

Embora esses itens não apareçam de forma isolada nas estatísticas oficiais, a Receita Federal reconhece que boa parte das retenções ocorre por divergências entre os dados declarados e aqueles enviados automaticamente por corretoras, fundos de investimento e prestadores de serviços.

No IRPF 2025, mais de 1,29 milhão de declarações permaneceram retidas mesmo após a fase de autorregularização. Uma parcela significativa desses casos esteve relacionada a inconsistências identificadas no cruzamento eletrônico de informações.

Segundo Adriano Murta, a conferência periódica dos documentos ao longo do ano é uma das práticas mais eficazes para evitar problemas.

“Quando o contribuinte confere seus comprovantes ao longo do ano, ele identifica divergências antes que elas apareçam para a Receita. Isso evita surpresas na entrega da declaração e reduz drasticamente o risco de cair na malha fina. É muito mais eficiente corrigir um erro agora do que justificar depois”, explica.

Ele completa dizendo que a conferência reduz drasticamente o risco de cair na malha fina e evita a necessidade de justificativas posteriores. Por isso, corrigir desde agora é muito mais eficiente do que explicar depois.

A digitalização dos documentos também contribui para um processo mais seguro e organizado. A Receita Federal aceita arquivos digitais, desde que estejam íntegros e legíveis.

Manter recibos, notas fiscais e informes em formato eletrônico reduz o risco de extravio, facilita o envio ao contador e permite a criação de um histórico organizado ao longo do ano. A organização prévia faz diferença direta no resultado final da declaração, conclui o especialista.