A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deve ser entregue anualmente por empresas obrigadas a apurar o IRPJ e a CSLL com base no lucro real, presumido ou arbitrado. No entanto, a Receita Federal estabelece exceções. Para o ano-calendário 2024, com entrega prevista até 31 de julho de 2025, alguns grupos estão dispensados da obrigação.

A dispensa é válida para órgãos públicos, autarquias e fundações públicas; empresas inativas; e pessoas jurídicas optantes pelo regime do Simples Nacional. Entenda abaixo quem está desobrigado, os critérios legais e as orientações para os profissionais contábeis.

O que é a ECF e qual sua finalidade

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória instituída pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), com base na Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013.

A ECF substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e tem como finalidade permitir à Receita Federal o cruzamento de informações contábeis e fiscais das empresas, especialmente no que se refere à apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A entrega deve ser feita anualmente, até o último dia útil do mês de julho, em relação ao ano-calendário anterior.

Quem está dispensado da entrega da ECF em 2025

1. Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas

Essas entidades não estão sujeitas à entrega da ECF por serem regidas por normas específicas de controle interno e externo, como as estabelecidas pela Lei nº 4.320/1964 e pela Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101/2000). A prestação de contas é realizada por meio de sistemas próprios e fiscalizada por tribunais de contas, não sendo necessária a escrituração no ambiente do Sped.

2. Empresas inativas

Empresas que permaneceram totalmente inativas durante o ano-calendário 2024 estão dispensadas da entrega da ECF 2025. Segundo a Instrução Normativa RFB nº 1.422/2013, são consideradas inativas as pessoas jurídicas que não realizaram qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicações no mercado financeiro ou de capitais.

A ausência completa de movimentação deve ser comprovada, pois qualquer operação registrada — mesmo que mínima — obriga a empresa à entrega da ECF.

3. Empresas optantes pelo Simples Nacional

As microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) que aderiram ao regime do Simples Nacional também estão desobrigadas da entrega da ECF. Isso ocorre porque o Simples adota um regime simplificado de apuração tributária, com declaração unificada via PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional), não sendo exigido o detalhamento por meio da ECF.

Contudo, empresas desenquadradas do Simples durante o ano devem verificar se houve mudança no regime de apuração e, em caso afirmativo, observar a obrigatoriedade da escrituração.

Por que essas dispensas existem

A exclusão de certos grupos da obrigação de entrega da ECF visa otimizar o controle fiscal e evitar o envio de dados irrelevantes ao Fisco. Empresas inativas, por exemplo, não geram movimentações que justifiquem a escrituração. Já os órgãos públicos seguem regras próprias de contabilidade governamental e prestação de contas.

No caso das optantes pelo Simples Nacional, o modelo de arrecadação é centralizado e simplificado, o que dispensa a duplicidade de declarações.

Atenção contábil redobrada: obrigações continuam para demais empresas

Empresas que não se enquadram em nenhuma das situações de dispensa devem entregar a ECF até o dia 31 de julho de 2025, respeitando todos os requisitos legais. O não cumprimento da obrigação pode gerar multa de 0,25% sobre a receita bruta, limitada a 10% do valor do lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, conforme prevê a legislação vigente.

Além disso, declarações com erros, omissões ou inconsistências também podem gerar penalidades.

Cuidados na caracterização da inatividade

Contadores devem ter atenção ao declarar empresas como inativas. Qualquer movimentação bancária, emissão de nota fiscal, pagamento de taxas ou despesas, mesmo que mínimas, descaracteriza a inatividade e obriga o envio da ECF.

Em caso de dúvida, recomenda-se análise minuciosa dos extratos, balancetes e movimentações do período. O erro na caracterização pode levar a autuações futuras e necessidade de retificação.

Orientações práticas para evitar penalidades

Para garantir a regularidade fiscal e evitar multas, é essencial que os profissionais da contabilidade:

• Verifiquem o enquadramento tributário da empresa durante todo o ano-calendário;
• Avaliem se houve movimentação financeira, patrimonial ou contábil;
• Confirmem se há atos que caracterizam atividade, ainda que esporádica;
• Registrem corretamente a situação da empresa no CNPJ (ativa ou inativa);
• Mantenham arquivada documentação comprobatória da inatividade, quando for o caso.

Recomendações da Receita Federal e suporte contábil

A Receita Federal disponibiliza orientações no Manual da ECF e nos canais oficiais do Sped. Contadores devem acompanhar atualizações normativas e consultar periodicamente os sistemas de recepção da escrituração.

Quando houver dúvida quanto à obrigatoriedade, o ideal é buscar o suporte de um contador ou consultar a legislação diretamente.

Atenção às exceções não elimina responsabilidade

A dispensa da entrega da ECF para determinados grupos não elimina a necessidade de vigilância quanto às demais obrigações acessórias. Cada situação deve ser analisada com critério, considerando a realidade fiscal e operacional da empresa.

Empresas que não estão entre as dispensadas devem cumprir integralmente o envio da ECF até 31 de julho de 2025. O acompanhamento contábil é fundamental para garantir o correto cumprimento da obrigação e evitar autuações fiscais.