O setor contábil, por muito tempo, foi considerado um dos mais burocráticos dentro de uma empresa. Antigamente, para fazer o fechamento contábil junto à Receita Federal, era preciso uma série de livros e balanços, que deveriam ficar arquivados, até serem solicitados em uma fiscalização.

O SPED Contábil teve sua criação como uma das ações que visam dinamizar e automatizar o trabalho do setor contábil. Assim como as demais áreas, a contabilidade ao longo dos anos vem utilizando cada vez mais o meio digital.

Assim, o SPED contábil veio como uma solução que diminui a quantidade de papéis, automatiza e torna mais dinâmico esse processo. Podemos dizer que a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital (ECD) só é possível em função do SPED contábil.

O que é SPED contábil?

O SPED contábil é o sistema onde se transmite todas as transações contábeis relacionadas a uma empresa.

O SPED contábil é uma das obrigações acessórias do SPED, que significa Sistema Público de Escrituração Digital e tem como principal objetivo padronizar os arquivos digitais.

Por meio do SPED contábil, a Receita deseja aumentar o controle da fiscalização, facilitando o acesso aos arquivos contábeis das empresas. Para as empresas, é benéfico, pois, a transmissão digital dos arquivos substitui o envio dos mesmos em papel, gerando economia de gastos, economia de tempo e maior controle das informações transmitidas.

As empresas devem registrar por meio do SPED Contábil todas as transações pertinentes à sua vida contábil. Os dados devem ter identificação de data, partes envolvidas (CPF ou CNPJ), documentos de registro e classificação contábil. Tudo deve transmitir em arquivos eletrônicos para a Receita Federal.

O que deve transmitir?

Todos os livros da escrituração contábil podem ser incluídos no Sped Contábil, em suas diversas formas:

1. Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
2. Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
3. Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Vale lembrar que os livros contábeis emitidos em forma eletrônica devem conter uma assinatura digital, no caso da ECD, deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um contador/contabilista e por um responsável pela assinatura da ECD, possuindo um certificado de segurança.

O SPED contábil é responsável pela consolidação do fechamento contábil de uma empresa junto à Receita Federal.

Qual o prazo para a entrega?

Geralmente, a transmissão de toda a escrituração contábil ocorre anualmente até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte, ao que se refere os documentos transmitidos.

Caso não se respeite o prazo, haverá incidência de multas. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas e incorporadas até o último dia útil do mês subsequente ao Evento Ocorrido.

Quais empresas precisam entregar?

Em regra geral, estão obrigadas empresa que:

1. Utilizam o Lucro Real;
2. Usam apuração pelo Lucro Presumido (caso não tenha optado pelo Livro Caixa, ou Distribui parcela de lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF));
3. Imunes/Isentas que auferiu receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja igual ou maior R$ 4.800.000,00.

Sped Contábil é diferente de Sped Fiscal

Muita gente confunde, mas o Sped Contábil tem como finalidade promover a padronização e a integração dos fiscos municipais, estaduais e federais, diminuindo as possibilidades de erros na geração desses documentos.

O Sped Fiscal faz uma apuração detalhada das operações de compra, venda, prestação de serviços, detalhes de estoque, produção industrial, documentos fiscais emitidos e recebidos.

Além disso, o sistema realiza ainda a apuração de valores dos impostos apurados pela empresa, para geração das guias de pagamento. Por fim, o Sped Fiscal facilita a comunicação das empresas com o fisco, sem a necessidade do envio de documentos em papel.