É figurinha repetida ouvir dicas e conselhos para investir na automatização dos processos no escritório contábil. No entanto, também é comum encontrar quem sinta receio de cair de cabeça na tecnologia, não é verdade? Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem lhe ajudar a embarcar na onda da automatização contábil sem sentir aquele friozinho na barriga, ou melhor, com toda segurança. Confira!

Otimizar processos é um bom começo

No escritório contábil não faltam processos e podemos dizer que isso não é diferente de outros ramos de negócios. Queira ou não, temos que aceitar que a gestão processual faz parte da rotina diária laboral. Porém, existem maneiras diferentes de, digamos, fazer a coisa andar.

Hoje em dia, contar com softwares, por exemplo, é um caminho viável para sistematizar as demandas, delimitar responsabilidades, ter procedimentos bem definidos e obter mais segurança na operação.

Porém, para isso funcionar bem, é fundamental se assegurar que todos os colaboradores contemplam do mesmo pensamento. Ou seja, investir tempo para que todos se adaptem e sigam os novos processos estabelecidos. Mas como? Você pode fazer treinamentos e, também, adotar a liderança pelo exemplo.

Transformação de dentro para fora

Há quem inicie a jornada de transformação digital com inovações direcionadas para os serviços ligados aos clientes finais. Porém, se a gente pensar em produtividade, podemos dizer que é melhor estruturar primeiro a parte interna da empresa.

Afinal, os colaboradores e a gestão precisam de soluções tão modernas quanto aquelas que podem ser oferecidas aos clientes, não é verdade? Não adianta mirar apenas em um lado.

Com um escritório contábil mais digitalizado, é possível, por exemplo, ter mais clareza sobre volume, tempo e custo da escrituração dos documentos versus o que foi contratado.

Que tal rever o relacionamento com o cliente?

Pronto! Agora que já falamos das possíveis transformações internas, vamos pensar no externo. E aí, como é feito o relacionamento do seu escritório contábil com os clientes? Já pensou em construir uma maneira diferente de se relacionar com eles?

Uma ideia que pode revolucionar esta relação é investir em um canal de atendimento digital. Tenha em mente que isso pode melhorar até mesmo a produtividade da empresa. Lembre-se que, quanto mais fácil for a interação do cliente com o escritório contábil, mais ágil será o trabalho.

Exemplos não faltam! Hoje em dia, há inúmeros meios para nos comunicarmos com as empresas: aplicativo, chatbot, telefone e e-mail. Não se esqueça que usar meios de relacionamento digitais faz parte do processo de automatização e pode melhorar o fluxo de trabalho do escritório.

É possível eliminar processos burocráticos para contratar colaboradores?

Sim! E saiba que você pode sair na frente e ganhar tempo com um modelo de contratação automatizado. Além disso, pode engajar os clientes e mostrar que está atualizado em relação ao que o mercado oferece.

No modelo tradicional, para contratar um novo colaborador, a empresa envia, via motoboy ou sedex, os documentos e o contrato de trabalho do profissional para o contador iniciar os trâmites burocráticos.

Mas convenhamos, é um processo que consome tempo e recurso. Em contrapartida, com um aplicativo, o cliente pode fotografar os papéis e inserir as informações diretamente no software que vai gerenciar isso. A rotina é otimizada e todas as partes envolvidas no processo ganham com isso.