Uma situação bastante comum na rotina do departamento pessoal é a utilização do certificado digital, até porque precisamos dele para cumprimento de boa parte das nossas obrigações.

Mas será que é correto que os escritórios contábeis e prestadores de serviços utilizem o certificado digital do cliente ao invés da procuração eletrônica?

Para esclarecer esse ponto, temos a Nota Orientativa 2019.14 do eSocial, que trata da “Utilização de Certificado Digital por prestadores de serviço de Contabilidade, Administração de Condomínios, Gestores de RH e SST, etc”.

Vejamos pontos importantes do que traz essa NO:
“Os atos da vida civil são praticados mediante assinatura da pessoa (física ou jurídica) titular da obrigação. O certificado digital é basicamente um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo ato.”
(…)
“Quando uma pessoa (física ou jurídica) pratica atos em nome de outra, o faz por meio de procuração.”
(…)
“Ressaltamos que é IRREGULAR, embora frequente no âmbito das prestadoras de serviço supracitadas, a situação em que o certificado digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao terceiro que seria seu representante – quando o correto seria a procuração eletrônica. O representante, de posse do certificado e senha da pessoa obrigada, estaria enviando os eventos assinando-os como se fosse o titular, com o certificado digital do titular. Este procedimento implica: VIOLAÇÃO das diretrizes de segurança do certificado digital; dificuldade de rastreamento da pessoa que efetivamente praticou os atos em nome do titular; dificuldade de imputar responsabilidades em caso de mau uso; e impossibilidade de limitar os poderes outorgados ao objeto específico do ato jurídico em questão.”

Por isso e por outras razões, façam as procurações no e-CAC e no Conectividade Social, devolvam ou excluam o certificado do cliente e utilizem SEMPRE a procuração!