Entre as obrigações acessórias a serem cumpridas pelas pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional está a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

A DEFIS deve ser entregue anualmente à Receita Federal, através de preenchimento diretamente no Portal do Simples Nacional, até 31 de março do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos naquele Regime.

Na hipótese de inatividade durante todo o ano-calendário, a ME ou EPP continuará obrigada a apresentar a DEFIS e assinalar essa condição no campo específico. Considera-se em situação de inatividade a ME ou a EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário.

A DEFIS deve ser preenchida e transmitida pela internet, no Portal do Simples Nacional, por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D.

Não é permitido transmitir a DEFIS caso a pessoa jurídica conste como optante do Simples Nacional no ano-calendário anterior e seja identificado que não houve a transmissão da declaração referente a esse ano-calendário.

A ME ou EPP deverá entregar a Defis relativa ao ano-calendário de 2016 até as 23:59 h (horário de Brasília-DF) do dia 31-3-2017.

No caso de fusão, cisão, incorporação ou extinção, a DEFIS – Situação Especial deve ser preenchida em nome da pessoa jurídica cindida, extinta, fusionada ou incorporada e entregue até:

a) até o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário;

b) até o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Considera-se ocorrido o evento, na data:

a) da deliberação entre seus membros, nos casos de cisão total, cisão parcial, fusão e incorporação;

b) da sentença de encerramento, no caso de falência;

c) da expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades com data prevista no contrato social;

d) do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos.

Passo a Passo

O usuário aciona o menu “Transmitir” para realizar a transmissão da DEFIS. A transmissão somente será efetuada se não houver pendências.

Ao selecionar “Gravar Recibo” o sistema gerará o Recibo de Entrega em formato PDF para ser visualizado, salvo ou impresso pelo usuário. Caso o usuário selecione a opção “Imprimir”, será exibida uma lista das Defis transmitidas. Clicar no ícone referente à impressão da declaração ou do recibo.

Ao selecionar “Consultar” o contribuinte poderá ver todas as declarações transmitidas. Deve escolher o ano-calendário e clicar no ícone da declaração ou do recibo correspondente.

Não há multa pela entrega em atraso da DEFIS. No entanto, as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-Dficam condicionadas à entrega da Defis relativa ao ano anterior.

Por exemplo, para realizar a apuração do PA 03/2017, a ME/EPP deverá, primeiramente, transmitir a Defis do ano de 2016 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de 2016).

Declaração do PGDAS-D

Há de se observar que, embora não haja multa pelo atraso na entrega da DEFIS, as informações no PGDAS-D da totalidade das receitas correspondentes às operações realizadas no período pela ME ou EPP têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida. A ME ou EPP que deixar de prestar as informações no PGDAS-D até o prazo para recolhimento do Simples Nacional, ou prestá-las com incorreções ou omissões, ficará sujeita às seguintes multas:

a) 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do primeiro dia do quarto mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores até a data da efetiva informação, incidentes sobre o montante dos impostos e contribuições decorrentes das receitas informadas no PGDAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20% e observado o valor mínimo de R$ 50,00 para cada mês de referência;

b) R$ 20,00 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas.

Contribuinte não optante pelo Simples Nacional

Ao contribuinte não optante pelo Simples Nacional ou optante pelo Simei, somente será permitido declarar caso tenha formalizado processo administrativo em uma unidade da Administração Tributária (Federal, Distrital, Estadual ou Municipal) que possa resultar em inclusão administrativa no Simples Nacional no período abrangido pela declaração. Para tanto, serão solicitadas as seguintes informações:

a) a unidade da administração tributária (Federal, Distrital, Estadual ou Municipal) onde foi formalizado o processo;

b) a localidade da repartição onde foi protocolado o processo; e

c) o número do processo.