As empresas que tiverem faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016 têm até o dia 1º de janeiro de 2018 para realizar o cadastro no eSocial, sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas criado pelo governo federal para unificar todas estas informações da indústria. Para aquelas com faturamento menor, o prazo é para julho de 2018. As datas parecem distantes, mas não se engane: apesar da aparente folga, especialistas garantem que não é recomendado deixar para última hora.

Parte dessa preocupação está exatamente no processo burocrático envolvido. Em tese, são informações que as empresas já têm e fornecem ao governo, mas de maneira separada para órgãos como o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Receita Federal e Ministério da Previdência. Com o novo sistema, entretanto, todos esses dados passam a ser centralizados em uma única plataforma e, portanto, é preciso que haja uma coesão no que está sendo fornecido para evitar contradições e pequenos erros.

Essa mudança exige que as organizações tenham atenção redobrada nesse aspecto multidisciplinar, como explica o médico do trabalho e membro da equipe dedicada ao eSocial formada pelo Sesi no Paraná, Erasmo Henrique de Mello Pereira. Segundo ele, como essas informações muitas vezes vêm de departamentos diferentes, pode ser que haja alguns desencontros, o que não será aceito pelo sistema. Assim, o cadastro acaba se transformando em uma oportunidade para que as empresas façam uma revisão interna em seus processos — o que pode demandar bastante tempo.

Lançado em dezembro de 2014, o eSocial conta com 50 itens categorizados como iniciais, periódicos e não periódicos. E, ainda que nem todos esses eventos sejam necessários em determinados setores, Pereira aponta que é preciso estudar o manual a fundo para conhecer as regras e saber o que deve ou não ser apresentado. “As empresas precisam aproveitar 2017 para se aprofundar nas regras, atualizar seus dados e se familiarizar com o sistema”, sugere o especialista. “São etapas trabalhosas, então é preciso conferir o quanto antes”.

Para ajudar nesse processo, a partir do próximo mês de julho, o governo vai liberar uma espécie de versão de testes para que o empresariado possa se ambientar à nova plataforma. De acordo com Pereira, essa é uma maneira bastante eficaz de agilizar o procedimento quando os dados forem realmente cadastrados — principalmente com a possibilidade de o sistema ficar instável mais perto do prazo final.

As empresas que não cumprirem a data podem acabar sendo penalizadas pelo MTE, sendo passível de multa. “O prazo para a entrega dos dados já foi prorrogado algumas vezes, então é muito difícil dizer que foi pego de surpresa”, explica Pereira.