Hoje vamos tratar de uma falha que vem ocorrendo com frequência nos arquivos do SPED FISCAL: trata-se de quebra na sequência da numeração de notas fiscais nos Registros C100. Sua empresa deve conferir com muito cuidado os lançamentos a fim de que não omita informações e sofras as pesadas penalidades previstas na legislação vigente.

No Registro C100, todas as notas devem ser informadas, sendo obrigatória a informação do campo CHV_NFE, exceto para NF-e com numeração inutilizada (COD_SIT = 05). Veja que inclusive as NF-e canceladas, denegadas e até mesmo os números inutilizados devem ser escriturados.

Com efeito, durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas, uma quebra da sequência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 a 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110. A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e, ou seja, após o número estar ocupado com uma NF-e, seja autorizada, cancelada ou denegada, não poderá mais ser inutilizado.

Uma dica para auditar a quebra de sequência é verificar se o campo IND_EMIT está corretamente preenchido. Se informado “0”, a nota fiscal é de emissão própria, e será considerada na análise da sequência de documentos fiscais. Assim, devemos observar se há notas fiscais de terceiros classificadas como próprias.

Outro problema é o não preenchimento do campo SER (Série do documento fiscal). A auditoria eletrônica do SPED analisa a quebra de sequência através da combinação de Número do documento, Modelo do documento e Série. Se a série não estiver informada, o documento não será considerado na sequência numérica, e o erro pode ser evidenciado.