A espécie de identidade da pessoa física ou jurídica em meio eletrônico passou a ser decisiva para a apresentação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e do eSocial. Porém, a nova obrigação não deve ser motivo para dor de cabeça. A certificação pode servir para facilitar a prestação de informações ao Fisco e otimizar a gestão empresarial.

A mudança que atinge organizações enquadradas no regime tributário simplificado com cinco funcionários irá afetar mais de 495,8 mil empreendimentos em todo o País, conforme levantamento do CGSN, órgão responsável pela implementação da exigência. O diretor político e parlamentar da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Valdir Pietrobon, determina que a certificação digital é “o maior instrumento de desburocratização criado no País”. Entre os principais ganhos atrelados ao uso da tecnologia em empresas e escritórios de contabilidade estão simplificação, segurança e economia.

A certificação traz vantagens para a empresa, gerando mecanismos de segurança que garantem veracidade, confidencialidade e integridade na comunicação com órgãos públicos como a Receita Federal, Detran, Instituto Nacional da Propriedade Industrial, entre outros. “Com a certificação digital, o trabalho do contador é facilitando pois é eliminada a necessidade de deslocamento e armazenamento de documentos físicos e até os clientes a todo momento”, salienta Pietrobon.

Entre as mudanças na legislação fiscal que impulsionaram a. busca pela certificação digital estão a emissão da nota fiscal de serviços (NFS-e) e da nota fiscal eletrônica (NF-e), a instituição do e-Social, a cultura de desmaterialização de documentos e assinaturas e a entrega das declarações tributárias para os órgãos públicos.

Desde 31 de dezembro de 2015, as empresas com mais de 10 empregados, passaram a ter de usar a certificação. Em 1 de janeiro de 2016 foi a vez das organizações com mais de oito empregados. A partir de 1 de janeiro de 2017, empresas com mais de três empregados terão de adquirir a tecnologia.

Porém, Pietrobon indica que todas as empresas se adequem à novidade sem esperar a aproximação do prazo final. “Esperamos que em breve um maior número de pessoas físicas e até mesmo as pessoas jurídicas com nenhum funcionário passem a utilizar o certificado digital”, projeta Pietrobon.

A demanda por certificação digital pelas empresas e pessoas físicas cresce anualmente. Só entre janeiro e junho deste ano, 1,6 milhão de certificados foram emitidos no país. O número é 6,5% maior se comparado ao mesmo período de 2015. Durante todo o ano passado, foram emitidos 3,280 milhões certificados. Os dados são do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela execução de políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

As estatísticas de junho devem apresentar crescimento maior, devido à nova exigência e a corrida pela obtenção do certificado, aponta Pietrobon. “A procura pela Certificação Digital mostra que as companhias estão atentas às mudanças da legislação e também buscam reforçar a segurança e a confiabilidade da identificação empresarial no meio virtual”, completa.

O certificado digital é a identidade da pessoa jurídica ou física no meio digital, permitindo o acesso a serviços oferecidos no portal da Receita Federal e ao e-Social. Por isso, para obtê-lo, é preciso fazer a solicitação e comparecer presencialmente em um posto de atendimento credenciado para validação. Também é preciso levar toda a documentação exigida para a conferência dos dados e emissão do documento.

As empresas que não se adequarem à nova regra ficarão impedidas de recolher o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) dos funcionários e pagarão multa.

Companhias obrigadas a adotar a norma devem atentar para segurança

O certificado digital tem o objetivo de garantir a transações eletrônicas mecanismos de segurança capazes de assegurar autenticidade, confidencialidade e integridade às informações trocadas. Porém, adquiri-la exige cuidado para que seu uso não resulte no extremo oposto.

A presidente da Associação das Empresas de Tecnologia da Informação do Rio Grande do Sul (Assespro-RS), Letícia Batistella, avisa que é importante procurar empresas idôneas que emitam o certificado digital. "Outro ponto que deve ser avaliado é a rapidez e agilidade com que as empresas conseguem aprovar seus contratos", lembra Letícia.

A segurança na emissão do certificado digital é de responsabilidade das autoridades de registro e das autoridades certificadoras, que são obrigadas a atender aos rígidos padrões de segurança determinados pelas entidades que compõe o ICP-Brasil. Mas, uma vez emitido, é importante que a empresa faça a guarda segura deste certificado, alerta a Assespro-RS.

De posse do certificado e da senha de acesso, qualquer pessoa pode realizar atos que dependam do seu uso em nome da empresa, e a mesma pode vir a ser responsabilizada pela sua guarda inadequada. Conforme o diretor de inovação da associação, André Mazeron, o acesso ao meio onde o certificado está (cartão, token e outros) e à sua senha de uso deve ser estritamente controlado e limitado àquelas pessoas que realmente precisam do mesmo. Observadas essas medidas, a obrigação só tem a qualificar as transações empresariais, afirma Mazeron.

Documento amplia garantias para o setor financeiro

Mesmo o Brasil tendo um dos sistemas financeiros mais avançados do mundo, a inclusão da certificação digital no setor pode ampliar ainda mais a segurança nas operações realizadas. A opinião é do diretor executivo da Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), Antonio Cangiano. Entre as tecnologias criadas para ajudar a ampliar a segurança no sistema financeiro, o certificado digital garante a identidade da pessoa, podendo fazer transações on-line com respaldo jurídico e sem repúdio de autoria nem de conteúdo.

Para Cangiano, além destas facilidades, o certificado digital traz mais vantagens para o usuário, como a senha única, que facilita a memorização e o acesso de qualquer computador, dado que a identidade do usuário e a acreditação de seu ato jurídico são garantidas. Hoje, o uso da tecnologia já permite a abertura e o fechamento de contas sem a presença física do correntista.

A questão, determina, é como garantir segurança para os dois lados dessa transação - cliente e empresas da área financeira. "Agora, os bancos podem reconhecer o cliente e seus atos virtualmente com o Certificado Digital, e o cliente não precisa memorizar variadas senhas. Quando usa o certificado digital ele usufrui de sua senha única, que permanece no cartão, e o chip é à prova de roubos, pois é impossível invasão, já que a senha não trafega na rede. Ter um único PIN no Certificado Digital, sem que tenha que colocar seu ID para entrar, acessar e autorizar transações em qualquer computador, é um benefício incomparável ao uso anacrônico de login e senha, normalmente usual nos sites mais comuns, que expõem o cliente a riscos de perdas derivadas de invasão, seguida de roubo de senha, como se verifica em ocorrências frequentes de uso criminoso", adverte o executivo.

Com a evolução do Certificado Digital para o mobile, já oferecido no Brasil pelas autoridades certificadoras, o correntista pode utilizar esta tecnologia em qualquer situação. O cliente pode acessar o banco por smartphone, tablet ou computador, com garantia de sua identidade, e ter seus atos válidos juridicamente, o que qualquer outra tecnologia não assegura sem incidência de altos custos forenses.

Outra vantagem que passou a vigorar desde maio deste ano, quando o Conselho Monetário Nacional (CMN) anunciou que os bancos podem oferecer mais serviços on-line que ajudarão o dia a dia dos correntistas, é a abertura de contas por meio de Certificado Digital. Com esta mudança, não será mais necessário que os bancos gastem em tecnologias caras de biometria para reconhecimento do cliente. O certificado digital é suficiente, assim o cliente não precisa ir pessoalmente a uma agência bancária para apresentar um documento original com foto para provar ser ele o titular da conta", diz Cangiano.

Aplicativo permite acesso on-line

Smartphones e tablets também podem viabilizar a autenticação, a assinatura digital e a autorização de operações a distância com validade jurídica. O Mobile ID, aplicativo desenvolvido pela Certisign, é compatível com os sistemas operacionais Android e iOs. De acordo com Maurício Balassiano, diretor de produtos e tecnologia da Certisign, a ferramenta garante mais conveniência ao titular. "Além de ser armazenado no dispositivo móvel, o que já facilita, e muito, a vida do usuário, o Mobile ID tem o processo de emissão simples e não exige atualizações sistêmicas e instalação de drivers", explica.

Balassiano estima que essas características resultarão no aumento do número de titulares de certificado e também de aplicações para a tecnologia. Isso porque o Mobile ID atende, além de pessoas físicas e jurídicas, o mercado corporativo. "As empresas poderão reforçar a autenticação de seus sistemas e migrar seus processos para o eletrônico com total segurança da adesão dos usuários, porque o certificado estará, literalmente, na palma da mão de quem precisar acessar a aplicação. O resultado é melhora da eficiência operacional e também redução de custos", destaca.

A Certdesign espera que o aplicativo auxilie também as operações de escritórios contábeis e, consequentemente, o relacionamento com o cliente. "Com o Certificado Digital no celular, o contador pode dar andamento à rotina em qualquer momento, como assinar documentos, se autenticar em sites e enviar declarações, inclusive solicitar ao cliente a aprovação a distância para o envio das obrigações", explica Balassiano.