O eSocial é uma iniciativa do governo federal para simplificar e informatizar as informações dos trabalhadores, atualmente reunidas por meios múltiplos e em diferentes plataformas. É um sistema de escrituração digital que visa estruturar todas as informações relacionadas com o trabalhador — como folha de pagamento, seguridade social e obrigações fiscais, entre outros dados. O eSocial é parte do Sistema Público de Escrituração Digital. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe no post de hoje!

O que é eSocial?

Também conhecido como EFD-Folha Sociais ou Sped, o eSocial foi instituído pelo Decreto 6022, de 22 de janeiro de 2007, e é regulado pelo Ato Declaratório 5, de 17 de julho de 2013, que estabelece instruções sobre o assunto e o layout inicial do programa. O sistema permite eliminar potenciais discrepâncias nos registros relacionados aos empregados e nos números de identificação fiscal — como CPF e NIS (NIT / PIS / PASEP) —, impedindo assim informações incorretas nos registros de admissões e demissões.

A iniciativa em questão é um esforço conjunto envolvendo os seguintes participantes:

• Secretaria da Receita Federal
• Ministério do Trabalho e Emprego
• Ministério da Segurança Social
• Instituto Nacional de Segurança Social
• Caixa Econômica Federal
• Ministério do Planejamento

Este último parceiro tem a tarefa de equilibrar os interesses de todos os envolvidos nas esferas em questão. Assim, é evidente que o e-Social abrange todas as informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas, enviadas por essas agências.

Quais os objetivos do eSocial?

Entre os objetivos principais do programa eSocial estão:

• Assegurar que os direitos previdenciários e trabalhistas sejam garantidos para todos os trabalhadores;
• Simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias;
• Melhorar a qualidade das informações sobre o trabalho, a segurança social e as relações fiscais.

Em resumo, o objetivo do e-Social é substituir gradualmente obrigações como o CAGED, RAIS e SEFIP, reduzindo, assim, o envio repetitivo e excessivo de informação, uma vez que as agências envolvidas terão acesso a todas as informações através de um único sistema.

Entre as atividades que serão abrangidas por este sistema estão:

• Inscrição de trabalhador;
• Eventos relacionados ao trabalho (por exemplo, contratações, demissões, licenças, aviso prévio, férias, comunicação de acidentes ocupacionais, alterações de salário, folha de pagamento, reclamações trabalhistas e retenções de segurança social);
• Imposto de renda retido na fonte;
• Informações sobre o FGTS.

Na realidade, as obrigações do empregador não vão mudar; elas vão simplesmente ser consolidadas em um único sistema eletrônico.

Como os empregadores devem se preparar para o eSocial?

Validar as informações atuais do empregado

Os empregadores devem desenvolver um projeto para a implementação e manutenção do eSocial, começando com uma revisão dos seus arquivos de trabalho e a correção de eventuais erros ou discrepâncias.

Coordenar a coleta e transmissão de informações internas

Os empregadores devem determinar internamente como departamentos separados — tais como RH e finanças — coordenarão a recolha e transmissão de informações, e que chefe de departamento vai liderar os esforços.

As informações sobre os trabalhadores serão carregadas e transmitidas quase que imediatamente após os eventos, tais como a data da contratação, aumento salarial ou um pedido de licença, enquanto que a folha de pagamento e as informações de seguridade social serão transmitidas em uma base mensal.