Pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões só terão mais um ano para se preparar para a entrega dos arquivos do eSocial, prevista para acontecer em janeiro de 2017, conforme calendário do governo federal.

Fredson Justo, sócio diretor da TMF Group, avalia que a agenda da Receita Federal do Brasil deve ser mantida no ano que vem e, por isso, recomenda que as empresas se apressem na adequação ao sistema.

A programação, porém, não inclui as empresas tributadas pelo Simples Nacional. Essas terão um calendário específico que ainda não está definido pelo órgão público.

Já as empresas que tiveram faturamento anual superior a R$ 78 milhões em 2014 deverão entregar as informações trabalhistas e previdenciárias em setembro do ano que vem.

Apesar dos custos de implementação e do momento recessivo da economia, consultorias afirmam que a informatização da folha de pagamentos pode trazer diminuição de gastos. Em uma empresa cliente da KPMG, por exemplo, a unificação do processo de admissão trouxe uma redução de 20% nas despesas da companhia.

"Em uma das empresas que atendemos, a revisitação do processo de admissão promoveu uma diminuição de custos. Essa companhia tinha um processo distinto de admissão de empregados em cada filial. Ao centralizar esse procedimento, o investimento em pessoas recuou, reduzindo em 20% as suas despesas", exemplifica Valter Shimidu, sócio da área de impostos da KPMG.

O especialista reforça, portanto, que a instalação do eSocial pode se reverter em maior competitividade para as empresas, na medida em que a revisão das práticas internas possibilite a identificação de gargalos.

Fredson Justo avalia ainda que a consolidação do eSocial traz agilidade na apuração das obrigações das companhias, além de oferecer mais garantia de direitos aos trabalhadores, já que amplia o controle do governo sobre as empresas.

Falta de preparo

Mesmo que as mudanças possam trazer redução de despesas, as consultorias contábeis informam que a maioria das companhias, sejam elas grandes ou pequenas, ainda não está preparada da forma adequada para a entrega dos documentos no prazo.

Shimidu diz que as companhias, em geral, já estão avançadas no desenvolvimento de softwares e de tecnologia para gerar as informações. Porém, o maior problema está sendo a falta de harmonização entre o sistema informatizado de declaração criado pelas empresas e o que é esperado pelo governo. "As empresas se esquecem de que, além de investimentos em tecnologia, precisam revisitar os seus processos de declaração tributária. É necessário que os processos, regras e normas internas de cada companhia estejam de acordo com a legislação trabalhista e previdenciária atual", alerta o especialista da KPMG, ressaltando que o informe incorreto de dados ao fisco federal pode gerar elevados custos ao empregador.

Ele comenta, por exemplo, que a declaração incorreta de uma informação previdenciária pode resultar em multa de 20% a 75% do valor do INSS que não foi pago pela empresa.

"As companhias precisam investir em revisão das práticas atuais para que se evite o pagamento de multa", assinala.

Uma pesquisa realizada pela Wiabiliza Consultoria Empresarial com 280 empresas de 16 segmentos mostrou que, até abril deste ano, cerca de 20% das companhias consideravam que seus gestores estavam comprometidos com os impactos do eSocial. Outros 21% dos entrevistados ainda não tinham identificado os impactos sobre a cultura organizacional e a gestão de risco, e 9% acompanhavam de longe as novas regras, pois consideram que o software da folha de pagamentos atenderá a todas as necessidades.

Segundo a consultoria, "o resultado do estudo expõe a fragilidade das companhias e o despreparo dos profissionais de recursos humanos, maiores responsáveis pelo envio dos dados, o mais complexo deles a folha de pagamentos, que concentra cerca de 70% das informações que devem ser passadas para o governo federal".

No que diz respeito aos custos de instalação do eSocial, Fredson Justo diz que estes estão girando em torno de R$ 200 mil a R$ 3 milhões, a depender do tamanho das empresas.

"Os valores variam com o porte da empresa e a quantidade de operações", comenta o especialista da TMF Group.

O sistema

O eSocial é integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), sendo um projeto do governo federal que visa unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados e modernizar a sistemática de fiscalização.

O projeto eSocial é uma ação conjunta de órgãos e entidades do governo, tais como: Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) , Ministério do Trabalho e Previdência Social e Secretaria da Receita Federal do Brasil.

As informações ficarão armazenadas no Ambiente Nacional do eSocial e poderão ser acessadas por todos os órgãos participantes do projeto.

O eSocial substituirá o procedimento de envio das diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos à relação de trabalho como a GFIP e a DIRF e conforme estudos e com base no leiaute já aprovado, possivelmente também o Caged, RAIS, Livro de Registro de Empregado, CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) e PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).

Por outro lado, desde outubro deste ano, está disponível a ferramenta que possibilitará o recolhimento unificado dos tributos e do FGTS para os empregadores domésticos, dentro do eSocial, conhecido como Simples Doméstico. Em única guia serão recolhidos por parte do empregador Imposto sobre a Renda Pessoa Física, assim como 8% a 11% de contribuição previdenciária, entre outros.