Se você já se deparou com a situação de ter uma nota denegada pela Secretaria da Fazenda, sabe os problemas que isto pode acarretar para o seu negócio. Para que isto não volte a acontecer, você pode tomar precauções como adotar um serviço de Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores.

A denegação da NF-e é o processo em que a Secretaria de Fazenda não autoriza que a operação à qual a nota se refere seja realizada. Uma vez denegada, a numeração da nota não pode mais ser utilizada. É como se a nota tivesse tido validade jurídica, mas o Fisco entendeu que ela não está apta a acobertar a operação a que se refere. Além do impacto para o negócio, a empresa se mantém obrigada a guardar os arquivos XML das notas denegadas pelo prazo decadencial.

No momento em que o emissor tenta autorizar a NF-e, o Fisco do emitente fará as verificações usuais do processo de autorização e, somente no momento final, fará a crítica para saber se a nota é passível ou não de denegação. Se houver alguma irregularidade no cadastro do destinatário, a Secretaria da Fazenda informará a denegação da nota, inviabilizando a operação.

Quais os riscos de operar com cadastros inconsistentes?

Operar com fornecedores ou clientes inaptos perante a Receita Federal, ou inabilitados no Sintegra, pode ocasionar a devolução de créditos de impostos, e multas por lançamento de créditos inválidos. Além disso, as empresas podem incorrer em falhas nas obrigações acessórias, também passíveis de multas e outras sansões legais pelo Fisco.

Nem é preciso mencionar que um cadastro inconsistente vai gerar inúmeros transtornos na retificação EFD ICMS/IPI, EFD Contribuições e ECD, na validação dos arquivos enviados, no estouro do prazo legal para cumprimento das obrigações e em prejuízos financeiros com processos de denúncia voluntária, custo de advogados, multas do Fisco, etc.

Além de tudo isso, é bom lembrar que a Certificação Digital que dá validade jurídica aos arquivos enviados para o SPED torna-se a assinatura das eventuais irregularidades cometidas, muitas vezes por desconhecimento do risco pelo contribuinte. Por isso, é fundamental se assegurar de que todos os cadastros de clientes e fornecedores estejam aptos a serem lançados no sistema.

Como garantir a consistência cadastral?

Se você possui dois ou três fornecedores, e meia dúzia de clientes, até consegue fazer o saneamento cadastral de forma manual. Mas empresas com centenas de clientes e fornecedores não podem perder tempo com isso, e nem se dar ao luxo de ter seus documentos legais denegados a todo momento.

Por este motivo, milhares de empresas no país já adotam o Saneamento de Cadastro Cliente e Fornecedores oferecido pela IOB. Simples, rápido e seguro, o SCF da IOB é a garantia de atualização e complementação de informações cadastrais das empresas, através de consultas aos sites da RFB e Sintegra.

No SCF são pesquisados os dados cadastrais atualizados e a idoneidade do cadastrado junto aos órgãos consultados. Além disso, a solução identifica o regime tributário do contribuinte, e os fornecedores obrigados à emissão de NF-e.