Estamos a uma semana do prazo final de entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), e muitos problemas no preenchimento e validação permanecem para os profissionais destacados a transmiti-la. Segundo dados da Receita federal, foram entregues até o momento cerca de 30% das declarações esperadas para este ano.

Este indicador era totalmente esperado. Desde o mês de agosto o programa validador da ECF foi alterado diversas vezes, incluindo novas versões e atualização de tabelas. Diversos órgãos e associações de classe tem solicitado a prorrogação do prazo, mas segundo indicações do fisco a data limite será mesmo dia 30 de setembro de 2015.

Os últimos dias tendem a ser marcados por congestionamento no banco de dados da Receita, o que pode ocasionar lentidão na transmissão desta obrigação acessória.

Compartilho abaixo algumas sugestões que podem ajudar com alguns dos erros e dificuldades encontradas no momento de preparação e validação da ECF:

Tipo de escrituração (Contábil ou Livro Caixa)

 – As empresas que não entregaram a ECD – Escrituração Contábil Digital – este ano devem gerar suas ECFs pelo método Livro Caixa. É o caso de empresas no Lucro Presumido que tenham distribuído lucros abaixo do limite previsto com base na presunção de lucro. Este método simplificado dispensa a apresentação do Balanço Patrimonial e DRE. Nestes casos a confecção da ECF é simples, devendo ser informados as bases de cálculos e as deduções cabíveis nos registros P100 a P500.

Já as empresas obrigadas a entrega da ECD ou as que optaram por entregá-la, devem obrigatoriamente gerar a ECF tipo Contábil. Deverá então ser importado os dados da ECD, a saber o Balanço e DRE do período. Aqui mora o perigo. A ECD tem cunho societário enquanto a ECF tem o enfoque fiscal.

É possível que na entrega da ECD o contribuinte tenha gerado seus demonstrativos contábeis anuais. Se a apuração do IRPJ e CSLL deste contribuinte for trimestral, então este deverá corrigir os demonstrativos na ECF, gerando-o trimestralmente. Caso contrário o programa validador não permitirá a entrega da declaração.

Plano Referencial

 – No caso da entrega da ECF tipo contábil, antes de submeter a ECF ao programa validador (PVA), é indispensável vincular o plano de contas da empresa com o plano referencial padrão da ECF.

Este procedimento geralmente é feito através do sistema contábil utilizado pela empresa. Para que não haja erros de validação todas as contas de último grau (analíticas) do plano de contas da empresa devem ser vinculados.

A única conta analítica que não deverá ser vinculada é a “apuração de resultados” a saber, a conta utilizada para zeramento das contas de resultado. Esta conta é transitória e não possui equivalente no plano de contas referencial. Não há necessidade de preencher o registro I051 para esta conta. Se esta conta foi importada para a ECF e está constando erro de vinculação a alternativa é excluí-la.

Há muitas contas no plano referencial específicas para atividade rural, tanto no Balanço quanto na DRE. Cuidado para não usá-las incorretamente. Muitas vezes existem descrições de conta analíticas duplicadas, sendo uma para atividades gerais e uma para atividades rurais. Para descobrir qual usar só mesmo consultando a descrição da conta sintética correspondente.

O plano referencial das contas patrimoniais apresenta suas contas analíticas em grau 5. Exemplo: 1.02.03.02.06 (Imóveis). Já o plano referencial das contas de resultado apresenta suas contas analíticas em grau 6. Exemplo: 3.01.01.01.01.06 (Receita da Prestação de Serviços no Mercado Interno). Cuidado para não referenciar as contas de resultado da empresa com contas de resultado do plano referencial de grau 5, que neste caso são sintéticas.

Algumas das descrições das contas do plano referencial são bem diferentes daquilo que os profissionais da área estão acostumados. Sugerimos máxima atenção com as descrições utilizadas para que a vinculação possa ser a mais correta possível. Caso haja indefinição na vinculação, sugerimos a utilização de contas analíticas abrangentes do plano referencial, como por exemplo “Outras Receitas Financeiras”.

Não existe no plano referencial uma classificação de “Despesas não operacionais”. Todas as opções de despesas encontradas são consideradas operacionais, incluindo depreciações, despesa com telefone e despesa com seguros. Caso não encontre uma descrição adequada sugerimos a inclusão na conta 3.01.01.09.01.99 (Outras Despesas Operacionais).

Importação da ECD

 – Se a ECD a ser importada na ECF foi entregue em outro computador, ou a ECD assinada não está mais disponível na máquina, recomendamos o uso do programa gratuito disponibilizado no site da Receita Federal chamado Receita BX. Através dele a empresa poderá conseguir uma cópia do arquivo entregue na época (é necessário ter o certificado digital ou procuração eletrônica). Salve o arquivo na máquina e depois realize o procedimento de importação.

 – Ao importar os dados da ECD, a ECF poderá acusar uma série de erros adicionais que antes não existiam. Isto acontece em grande parte porque a ECD foi entregue com os demonstrativos fora do período de apuração do IRPJ e CSLL ou porque não corretamente vinculado com o plano referencial na época em que foi transmitido. Neste caso uma dica muito útil é importar novamente a ECF, substituindo somente os blocos J, P e Y.

Considerações finais

Os valores antes preenchidos manualmente na DIPJ como base de cálculo e deduções passam a ser preenchidos automaticamente pelo PVA de acordo com os saldos contábeis apresentados na ECF.

Se a contabilidade está incompleta ou errônea, obviamente a apuração da ECF não irá corresponder aos valores reais devidos de IRPJ e CSLL.

Neste caso é possível alterar manualmente os valores dentro do PVA, mesmo se estes forem divergentes com os saldos contábeis informados.

Nesta situação o PVA irá gerar diversos avisos informando da situação, mas que não impede que o arquivo seja transmitido. Sendo assim é possível entregar a ECF nestas condições dentro do prazo, para posteriormente entregar a ECF retificadora com a contabilidade correta.