Desde a popularização da internet, os sistemas contábeis conquistaram mais espaço nos escritórios e em grandes empresas com setores fiscais e tributários próprios. O cenário evoluiu gradualmente desde o surgimento dessas tecnologias até 2007, quando o projeto Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) entrou em vigor. A partir deste ano, um boom tecnológico no ambiente contábil fez com que os sistemas se tornassem aliados na tentativa de se adaptar ao acúmulo de obrigações e à complexidade tributária do País.

O chamado Bug do Milênio, termo usado para se referir ao problema previsto para ocorrer em todos os sistemas informatizados na passagem do ano de 1999 para 2000, coincidiu com a abertura do mercado brasileiro às empresas multinacionais, oriundas principalmente dos Estados Unidos e da Alemanha.  

No entanto, elas não estavam conectadas com a realidade brasileira. A saída foi adquirir companhias consolidadas e aproveitar sua expertise. Segundo o presidente da Wolters Kluwer Prosoft no Brasil, Carlos Meni, as empresas brasileiras souberam transpor o emaranhado tributário e desenvolveram sistemas próprios confiáveis.

Isso foi aproveitado pelas corporações internacionais e colocaram as desenvolvedoras de software nacionais entre as mais prestigiadas tanto pelo mercado interno quanto externo. Nos últimos anos, importantes corporações brasileiras — entre elas as conhecidas Prosoft, Domínio, Folhamatic, EBS e Mastermac — foram adquiridas por multinacionais e se expandiram.

O eSocial e a EFD PIS/Cofins (Escrituração Fiscal Digital), ambos integrantes do Sped, são inovações intimamente ligadas (de certa forma, dependentes) da utilização de sistemas modernos dentro dos escritórios de contabilidade e empresas. Esse ciclo de integração com sistemas do governo deve se fechar com a Nota Fiscal Eletrônica (NFe), NFe de Serviços e do Consumidor, enfatiza o diretor da Data Cempro Informática, Edson Sales. 

Os softwares são criados para “conversar” diretamente com os projetos do governo. Desta forma, diminuem o tempo para o preenchimento de documentos e a probabilidade de erro. O resultado é um ambiente mais moderno, próximo às tão perseguidas Normas Internacionais de Contabilidade (IFRS) e transparente, afirmam os especialistas.

Solução em nuvem é tendência para os escritórios

O diretor da Área de Serviço Forense e Consultoria de Riscos da KPMG no Brasil, Antonio Gesteira, destaca que até mesmo o formato do software utilizado mudou. “Além dos programas adquiridos pelas empresas e armazenados em ambientes internos, também está se popularizando a disposição de softwares na nuvem – em ambiente on-line”, diz Gesteira, também consultor em aquisição de softwares e novas tecnologias.

Os softwares em nuvem são indicados para pequenas e médias empresas, pois eximem o contador da responsabilidade de estar sempre por dentro das últimas atualizações. “A diferença básica é que na nuvem as empresas estão menos suscetíveis às mudanças, mas os softwares também estão menos abertos às personalizações”, diz Gesteira.

Os softwares em nuvem ainda estão começando a ser utilizados no Brasil, mas trazem consigo a solução para um grande imbróglio: as datas e prazos para manutenção e atualização. A efemeridade das informações e as constantes mudanças na legislação tributária brasileira refletiram no tempo de vida útil dos programas. 

Atualmente, os softwares podem ser considerados atualizados por no máximo três anos. Depois desse tempo, ele já pode ser tido como defasado e deve ser substituído ou reajustado, passando, inclusive, por mudanças estruturais. Os softwares em nuvem passam automaticamente pelas atualizações, o que garante segurança às empresas e as eximem de ter um profissional dedicado apenas aos sistemas. 

Sistemas permitem a emissão de informações mais detalhadas

A possibilidade de trabalhar em um ambiente digital tornou possível o maior detalhamento das informações e a redução do volume de papel emitido e armazenado. Se antes os dados eram digitados manualmente e, por isso, superficiais, agora eles são completos e demonstram um panorama geral da organização.  

Enquanto o fisco amplia o cruzamento das informações prestadas, as empresas investem em programas internos confiáveis e que promovam a integração dos setores. Com isso, o uso de mais e melhores softwares vem entrando na lista de prioridades das companhias brasileiras e dos escritórios contratados, juntamente com o investimento em setores de compliance e de planejamento e gestão tributária.

Para o diretor-presidente da empresa de segurança da informação Safeweb, pioneira no desenvolvimento de sistemas de certificação digital no Estado, Luiz Carlos Zancanella, o grande benefício do Sped para as empresas de software é que ele criou padrões de interoperabilidade. Isso as obrigou a desenvolverem projetos de acordo com um paradigma único verificado em todo território nacional e criou novas oportunidades de negócios. 

Programas de gerenciamento recentes abrem as portas para novos nichos

s desafios vieram as oportunidades. Ao passo que os contadores acumularam obrigações junto ao fisco e aos clientes, também passaram a cumprir as rotinas mais facilmente, no ambiente digital. Os softwares deram aos profissionais a possibilidade de, por exemplo, enviar informações diretamente do escritório para a Receita Federal, utilizando equipamentos simples como um computador e o já popularizado certificado digital.

Atualmente, o “aluguel” mensal de um software contábil gira em torno de R$ 200,00. Os layouts, afirmam os especialistas, são acessíveis e as atualizações, fáceis de serem feitas. Acompanhando as últimas tendências no meio digital, eles também podem ser utilizados na nuvem ou utilizados via dispositivos móveis — a Data Cempro lançou, recentemente, um pen drive direcionado a estudantes de Ciências Contábeis. 

Os programas também podem ser aliados dos escritórios contábeis na diversificação de serviços oferecidos aos clientes e, consequentemente, no aumento de honorários. Para o presidente da Wolters Kluwer Prosoft, Carlos Meni, novos sistemas permitem a inclusão de uma gama de serviços que não seriam possíveis de se oferecer caso não existissem programas gerenciadores cada vez mais modernos.

Exemplo disso são os recentes gerenciadores de NFe, de certidões negativas e de CNPJ. Os dois últimos servem principalmente para aquelas empresas que precisam acompanhar diariamente se está em conformidade com o fisco. Já o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, avisa Meni, surgiu devido a uma necessidade de manter os documentos armazenados por segurança.

O presidente da Prosoft avisa que estas são facilidades muito procuradas recentemente, principalmente por empresas que entram em processos de licitação. “No ambiente atual é preciso ter certeza de que todas as transações feitas, sejam elas de compra ou venda, foram com empresas completamente dentro das normas”, explica. 

Alguns cuidados na hora de decidir o melhor software contábil para a empresa podem evitar dores de cabeça comuns 

• Faça uma boa negociação de contrato. Fique atento a aspectos como licenciamento, condições de uso, jurisdição e forma de cobrança.
• Veja as opções de direitos de uso e se estão bem claras as formas e condições de manutenção
• Não deixe de avaliar dados mais técnicos como a versão oferecida 
• Escolha um fornecedor que ofereça proximidade e assistência de acordo com o que precisa
• Avaliar onde é melhor que o programa seja instalado na empresa 
• Definir um responsável técnico que monitore o volume de dados utilizado e as datas de manutenção