Oficialmente e-Social só deve entrar em vigor no segundo semestre de 2015. Esse prazo mais extenso, porém, não significa que as empresas não estejam sepreparando para cumprirem a nova obrigação. Até porque, as companhias que não começarem a trabalhar na migração para o e-Social podem não ter tempo hábil para fazer isso quando o Comitê Gestor da nova obrigação anunciar seu prazo final. Quem faz o alerta é a Easy-Way do Brasil, uma das maiores desenvolvedoras de sistemas de gestão contábil, fiscal e tributária do país.

“Fornecer os dados iniciais ao sistema que está sendo criado é apenas uma das etapas da fase de preparação, que inclui um trabalho de organização interno muito mais extenso por parte das empresas” avalia Marcelo Ferreira, Supervisor de Suporte e Implantaçãoda Easy-Way do Brasil.

Segundo o especialista, mesmo antes do e-Social entrar em vigor, as empresas tem que se preocupar na unificação, revisão e atualização dos bancos de dados de seus funcionários.

Uma das novidades trazidas pelo e-Social é o Registro de Eventos Trabalhistas (RET), documento que será um retrato da vida do empregado dentro da companhia. Ali estarão registradas admissão, férias, licenças e todas as informações relativas a cada colaborador.

“As empresas terão um grande trabalho inicial de passar o banco de dados de seus funcionários para os moldes do RET, mas muito antes que o formato para o recebimento dessas informações esteja disponível, é necessário que esse banco de dados seja atualizado e conferido para ver se não há inconsistências que possam trazer problemas e multas posteriormente”, diz o supervisor da Easy-Way do Brasil.

Segundo Ferreira, é comum encontrar funcionário casado e com filhos que ainda está cadastrado como solteiro dentro dos bancos de dados. Endereços residenciais são outro grande foco de informações desatualizadas. “Esse tipo de inconsistência precisa ser revisto antes da entrada em vigor do RET”, aconselha a especialista.

Outro problema que os consultores da Easy-Way do Brasil costumam se deparar são empresas com mais de um banco de dados. Às vezes um sistema fornece informações para a Receita Federal, outro para a Caixa Econômica e um terceiro para o Ministério do Trabalho. E nem sempre esses bancos de dados estão atualizados e compatíveis entre si.

Há casos em que o funcionário pode estar registrado com o CPF e o nome completo em um banco de dados e com o RG e o nome abreviado em outro. A unificação dessas informações tem que ser uma prioridade para essas empresas.

“Isso pode não ser um problema para uma empresa com 50 empregados, mas com certeza é uma grande dor de cabeça para uma companhia com mais de 5000 funcionários e bancos de dados diferentes e desatualizados”, diz Ferreira.

De acordo com o supervisor, a Easy-Way do Brasil hoje conta com clientes nas mais diferentes fases de preparação para a entrada em vigor do e-Social. “Temos clientes que já estão com seus bancos de dados atualizados, outros que já estão se movimentando nesse sentido e também alguns que ainda estão aguardando as definições do Comitê Gestor do e-Social para começar a se planejarem”.

Vale lembrar que apesar de ainda não terem sido criadas multas específicas para a transmissão dos dados do e-Social, já há penas previstas na CLT e em outras legislações que poderão ser aplicadas muito mais corriqueiramente quando o sistema for implantado.

O e-Social vai atingir empresas de todos os portes. O objetivo de sua criação é tornar mais transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar informações redundantes e processos burocráticos. Quando implantado completamente, deve possibilitar a extinção de algumas das principais obrigações acessórias que hoje precisam ser apresentadas pelos contribuintes como, por exemplo, CAGED, RAIS, DIRF e GEFIP.