Em julho de 2015 as empresas brasileiras terão que entregar mais uma obrigação acessória em formato eletrônico: a Escrituração Contábil Fiscal (ECF). Esta nada mais será do que um significativo complemento às informações da Escrituração Contábil Digital (ECD), em vigor desde 2007, com o diferencial de mostrar para o fisco toda a composição da base de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido das Pessoas Jurídicas (contabilidade, Lalur, incentivos fiscais, etc). Porém, apesar de serem informações com as quais as empresas já estão acostumadas a lidar, há um grande desafio a ser enfrentado no que diz respeito ao detalhamento e coerência das informações. Mais uma vez, os departamentos contábeis se vêem diante de uma nova mudança de paradigma.

Para se ter uma ideia da complexidade, a ECF vai substituir a DIPJ (Declaração de Rendimentos de Pessoa Jurídica), que já possui um nível de detalhamento de informações elevado. Porém, valores que antes eram disponibilizados de forma consolidada, agora deverão vir discriminados na nova escrituração. O mesmo acontece com os lançamentos que compõem o livro Lalur. Por isso, é importante que as empresas façam desde já a sua lição de casa e reflitam sobre três questões básicas no processo de preparação para esta nova obrigação fiscal:

1. Onde estão os dados da ECF?

O que percebemos na nossa experiência de mercado é que as empresas não possuem disponíveis hoje essas informações que serão exigidas pela ECF. Os dados vêm, em sua maioria da contabilidade, que nem sempre os tabulam de forma tão detalhada. Por isso, uma vez levantadas as fontes necessárias, é importante verificar se todos os controles internos estão adaptados para prover a informação no nível que a ECF requer, ajustando-se os processos de trabalho. Vale lembrar que, se a informação entregue estiver inexata, incoerente ou incompleta, a empresa poderá ser penalizada. O cálculo e o controle dos elementos constitutivos da parte B do Lalur também são de fundamental importância.

2. Como estão os meus processos?

A contabilidade da empresa deverá estar totalmente adequada ao sistema de informação. Por isso, é importante que seja feita uma revisão dos controles e processos internos para fins de composição dos valores e organização da contabilidade, incluindo a parametrização do plano de conta societário para os planos de contas referenciais. Levando-se em consideração que, apesar de a entrega estar prevista apenas para 2015, a escrituração fará referência às transações do ano calendário de 2014, é fundamental que as corporações façam desde já os seus lançamentos prevendo os campos que o leiaute da ECF exige. Isto certamente evitará retrabalho no futuro, uma vez que o conteúdo dos meses que já se passaram deverá ser resgatado.

3. Como vou gerar e fazer a entrega do arquivo?

A maior dificuldade das empresas é a gestão das informações requeridas para calcular o Imposto de Renda e a Contribuição Social. Principalmente em grandes corporações, o controle manual torna-se ineficiente. Por isso, a escolha do sistema de gestão que ficará responsável por esta tarefa deve ser cuidadosa e, principalmente, levar em conta a própria realidade do negócio, incluindo suas especificidades. De uma empresa para outra, os tipos de operações que serão detalhadas são diferentes, mudando-se, por exemplo, o tipo de incentivo fiscal, os controles do Lalur, etc. Por isso, certifique-se de que todas as suas necessidades serão contempladas na parametrização do sistema escolhido. O mercado já oferece módulos com parametrizações flexíveis ou mesmo especializados por nichos de negócio.

É certo e esperado que a Escrituração Contábil Fiscal irá mudar paradigmas tanto das empresas quanto do fisco, que muitas vezes até então também não conseguia o detalhamento necessário para realizar seus cruzamentos de dados e consequentes fiscalizações. Porém, apesar de estarem mais expostas, a boa notícia para as empresas é que a visibilidade também trará consigo um maior controle sobre os pagamentos tributários que estão sendo feitos, garantindo transparência e, em muitos casos, a identificação e a economia de tributos que eram pagos em excesso.