Finalmente o comitê gestor do eSocial atendeu à demanda da sociedade e formalizou um prazo viável para que os empregadores se adaptem à essa nova realidade. Atos normativos da Receita Federal e da Caixa Econômica Federal agora estão em sintonia com as apresentações e comunicados públicos desses órgãos, permitindo a todos falar a mesma língua.

Esse projeto do Governo Federal, iniciado em 2010, irá monitorar eletronicamente, em tempo real, a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício.

Dentre os resultados esperados destacam-se o aumento da arrecadação espontânea; a participação do trabalhador no auxílio à fiscalização das obrigações trabalhistas e previdenciárias; a redução de fraudes na concessão de benefícios previdenciários e do seguro desemprego e a ampliação da produtividade dos órgãos fiscalizadores.

Os impactos desse sistema serão tão grandes quanto os da instituição da Consolidação das Leis Trabalhistas, dos tempos de Getulio Vargas. Não que novas leis sejam criadas, mas com o "Big Brother" trabalhista, a tendência é que o cumprimento das já existentes seja mais efetivo. Ou seja, acordos “informais" realizados entre patrões e empregados devem ser reduzidos significativamente.

Quanto aos prazos, ficou claro que a transmissão dos eventos do eSocial para as grandes e médias empresas – com faturamento anual superior a R$ 3,6 milhões – deverá ser feita seis meses contados do mês da disponibilização do ambiente de testes, que, por sua vez, será liberado no semestre seguinte ao da publicação do Manual de Orientação do eSocial versão 1.2 (MOS).

Em outras palavras, empregadores ganharam, no mínimo, 12 meses para se preparar, o que permite se estabelecer um roteiro simplificado, a fim de tornar o menos traumática possível a fase de transição.

Independentemente de prazos, o primeiro desafio de qualquer organização continua sendo o de sensibilizar seus líderes sobre a importância do tema e das mudanças necessárias para a adaptação ao paradigma do "Big Brother" trabalhista.

Enviar e-mails, memorandos e comunicados até ajudam, mas não resolvem essa questão, pois nada substitui o “dedo de prosa”, o velho e bom “olho no olho”. Assim, se você quer mesmo mudar a cultura de sua empresa, crie grupos de estudo, promova encontros, palestras e debates com a participação de especialistas externos.

O segundo passo é fazer um diagnóstico de conformidade. Sem ter plena ciência de como estão as coisas, não é possível saber o que deve ser mudado. Isto é, cada empresa deve se submeter aos “exames" trabalhistas, previdenciários, tributários e tecnológicos. Há ainda a análise da situação dos programas de medicina e segurança no trabalho.

Com os resultados dos diagnósticos em mãos, o terceiro desafio é dar prioridade para cada “não conformidade” em função de riscos, impactos, custos e prazos. Há quatro possíveis estratégias básicas a adotar frente a tais ocorrências : aceitar, eliminar, reduzir ou transferir o risco.

Um exemplo bem fácil de entender é a decisão sobre férias fracionadas em períodos acima do legalmente permitido. Algumas empresas podem aceitar esse risco, tendo consciência de seus impactos. Outras, por sua vez, tendem a reduzi-lo a uma quantidade mínima de profissionais. Mas não se esqueça de que essa decisão deve ser tomada sempre pelo corpo diretivo de cada empresa.

Por fim, definido o que precisa ser feito e também qual a estratégia de atuação a seguir, a próxima etapa será estabelecer um plano de ação contendo uma lista de atividades a serem executadas, bem como os seus respectivos responsáveis, prazos e custos.

Há ainda algumas ações comuns à maioria das empresas, como “revogar” os acordos informais; definir responsáveis pelas informações dos eventos do eSocial; estabelecer processos de obtenção dos dados desses eventos; implantar uma tecnologia eficaz para integrar a comunicação entre empresas e escritório contábil; atualizar cadastro dos trabalhadores, rubricas da folha de pagamentos e programas de medicina e segurança do trabalho; formalizar planos de cargos e salários; atualizar e revisar contratos com prestadores de serviços; definir procedimentos de segurança da informação; estabelecer rotinas de contingência tecnológica.

Um ponto crítico é comum à maior parte das pequenas empresas. Como elas têm o processamento das informações tributárias e trabalhistas operado por escritórios contábeis, terão que implantar processos mais eficientes de troca de informações entre elas e seus contadores. Evidentemente isso passa pela mudança de procedimentos e a informatização de toda essa comunicação.

Mesmo para aqueles que têm a folha de pagamentos processada internamente, o fluxo de informações entre os departamentos deverá passar por uma revisão, e claro, por sua automatização. Sem isso, o risco de dados incompletos ou errados na hora da transmissão dos eventos trabalhistas será muito alto.

Enfim, até dá para adaptar sua empresa às demandas do eSocial com o ano extra que se tem pela frente. Mas lembre-se, é fundamental começar hoje mesmo.