Desde sua origem, o SPED promete benefícios como a simplificação e o aumento da velocidade de processamento das informações, melhorando, consequentemente, a qualidade e o acesso aos dados. Embora pareça peça de ficção, este cenário é completamente possível em função da usabilidade, isto é, a propriedade de ser fácil, no dia a dia, o manuseio das informações disponíveis nos sistemas fiscais e contábeis.

Muitos gestores buscam por soluções que apresentem essa desejável característica, comprovadamente capaz de descomplicar processos de negócios e, com isso, proporcionar uma dinâmica redobrada ao core business da empresa.

Entretanto, grande parte dos gestores fiscais, que tem como missão garantir a segurança fiscal e a operação legal da companhia, não está conseguindo mensurar o impacto dos ganhos de produtividade, segurança fiscal e gerenciamento que a usabilidade pode trazer aos sistemas empregados na área.

Na maioria das vezes, a prioridade máxima ainda é operacionalizar o atendimento de uma obrigação, deixando em segundo plano a análise de como simplificar e facilitar o uso da interface do sistema. Ajustar-se a tamanha complexidade não pode depender de adendos visando ‘garantir’ a continuidade da informação.

A segurança fiscal e operacional da empresa passa, por exemplo, pela entrega das obrigações fiscais com informações coerentes e corretas, registradas e apuradas, segundo as normas vigentes. Ora, como garantir isso sem a compreensão do conteúdo disponibilizado pelo sistema?

A usabilidade, portanto, melhora a interação humano-sistema, gerando efetividade, eficiência e satisfação do usuário durante o uso. Ela proporciona uma melhor compreensão e otimiza o aproveitamento dessas informações, desde o nível operacional, como as retificações, até o estratégico, como o planejamento da escolha de um fornecedor de determinado estado.

A usabilidade pode promover uma das coisas mais essenciais à área fiscal: a facilidade de reaproveitar a informação em outros meios de apresentação. Além disso, simplifica tarefas importantes no cotidiano da empresa, levando-a a gastar menos tempo e dinheiro, o que possibilita apresentar um resultado final superior.

Ao gerar uma informação ou um arquivo do SPED EFD-ICMS/IPI, que facilidade (ou usabilidade) podemos empregar? O software tem que prover, mas o seu processo de importação está ok? Que profissional acaba sendo alocado para isso? Quantas horas ele utiliza para executar essa tarefa? Seus parâmetros estão configurados corretamente? Seu processo de validação e geração do arquivo está conciso e coerente? Se ocorrer algum erro, qual nível existe de rastreabilidade da informação?

São perguntas que muitos analistas fiscais e gestores de setores de controladoria podem responder com pouca ou nenhuma dificuldade. A partir daí, pergunto: seus sistemas fiscais possuem um bom nível de usabilidade das informações do SPED? São dados concisos e coerentes para qualquer projeto fiscal, seja ele uma entrega mensal, uma apuração e até mesmo uma auditoria? Quais são as consequências disso para sua empresa?

O SPED está avançando de maneira cada vez mais rápida. E os seus sistemas, como estão evoluindo, afinal?

() Luiz Carlos Gewehr é gerente de desenvolvimento de produto da Decision IT.