Toda mudança de paradigmas, principalmente quando diz respeito a adequações de muitos procedimentos e indivíduos envolvidos, gera dúvidas e leva tempo. Mas poucas alterações têm provocado tantos questionamentos e insegurança na rotina das empresas e dos profissionais de contabilidade, administração e de recursos humanos (RH), quanto a implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). 

Parte integrante do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, o programa pode ser traduzido como uma folha de pagamento digital capaz de unificar, em um único ambiente on-line, todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas enviadas ao governo. A grande questão é que, atrelada ao aumento das facilidades para acessar essas informações, está a responsabilidade com os dados prestados devido ao maior cruzamento feito pelos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). 

O sistema é amplo. Além da escrituração da folha de pagamento, envolve desde a contratação de empregados, alterações posteriores de cargos e  afastamentos, até as saídas de férias, atestados de saúde ocupacional, rescisões de contrato, ações trabalhistas, dissídios e contratação de prestadores de serviços (pessoas físicas e jurídicas). Todos esses dados devem ser transmitidos regularmente ao sistema. O volume de exigências e, consequentemente, de incertezas, são tão grandes que a pressão, principalmente do empresariado, fez com que a Receita Federal alterasse o prazo para ingresso no eSocial. O resultado foi que a participação obrigatória no programa, prevista para abril, ganhou mais alguns meses por causa da polêmica em torno do tema.

De acordo com o novo cronograma, as empresas do lucro real devem iniciar a transmissão a partir do mês de outubro de 2014, substituindo as guias de recolhimento a partir de janeiro de 2015. Já as empresas menores, passam a ter que informar o eSocial apenas a partir de janeiro do ano que vem. 

A notícia oficial foi dada em uma nota da equipe de gestão do eSocial.  Contudo, após divulgar as mudanças, foi enfatizado que o grupo não considerava essa mudança um adiamento, “mas sim o resultado de um debate com a sociedade para finalizar a elaboração e publicar o ato normativo que vai instituir o eSocial no âmbito de todos os órgãos participantes”. A adequação ao sistema ainda não foi  regulamentada. Todos destacam que o eSocial não traz alterações na legislação, apenas cobra sua aplicação.

Dúvidas atingem a rotina dos trabalhadores

A concessão de férias fracionadas é um dos pontos mais polêmicos na implantação do eSocial. Isso porque os layouts do sistema (que vão orientar como preencher o cadastro) exigem que as normas sejam cumpridas ao pé da letra, sem margem para flexibilidades. No caso da  Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), fica determinado que “as férias de um empregado deverão ser concedidas em um único período, sendo que apenas em situações excepcionais a mesma poderá ser fracionada para somente dois períodos”. 

A expectativa dos especialistas é que este item seja flexibilizado, mas não há garantia de que isso ocorra. Se a regra atual for mantida, a empresa só poderá conceder 30 dias corridos ou então 20 dias mais 10 dias ressarcidos em dinheiro. Os prazos também devem ser observados pelo trabalhador que deseja “vender as férias”. O aviso deve ser feito ao departamento responsável um mês antes do período de concessão do benefício.

“O direito do trabalhador de gozar de um período de 30 dias de férias anuais não será modificado. O que muda é a obrigatoriedade das empresas de enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão e a impossibilidade de dividir as férias em dois períodos”, reforça o advogado do escritório KBM Advogados, especialista em Direito Tributário, Felipe Frossard.  

Outro tema com grande influência na rotina corporativa é a exigência de mais transparência no cumprimento das leis relacionadas às atividades  laborativas  com  distintos  graus  de  risco no trabalho. Assim como no caso das férias, os direitos e deveres dos trabalhadores e das empresas estabelecidos pela CLT em seu artigo sobre Segurança e Medicina do Trabalho continuam sendo os mesmos. 

Os empregadores devem cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho, instruir os empregados, por meio de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes ou doenças ocupacionais. 

A mudança, ao que tudo indica, será na implementação desses procedimentos. O eSocial, projeta o sócio da PwC Brasil, Fernando Giacobbo, permitirá uma melhor administração da exposição dos empregados aos riscos de acidente de trabalho e, portencialmente, resultará na redução de adicionais previdenciários.

As empresas temem ainda um acúmulo de obrigações com o novo sistema. Apesar da grande quantidade de dúvidas em torno das rotinas para adequar-se à cobrança do governo, a especialista em tax e accounting da Thomson e Reuters no Brasil, Victoria Sanches, ressalta que a regra legal não mudou. “Mudou o meio e a distância entre a prática e a ação”. 

Empresas terão que investir pesado em uma mudança cultural de procedimentos

A implantação da novidade envolve esforços de diversos departamentos das companhias. De acordo com a pesquisa A Preparação das Empresas para o eSocial, realizada pela Price Waterhouse Coopers no Brasil (PwC Brasil), em janeiro deste ano, o setor de recursos humanos será o mais afetado no processo de adaptação ao eSocial na percepção de 45% das empresas, seguido pelas áreas de saúde, segurança e meio ambiente (apontada por 16,3% das pesquisadas). Em terceiro lugar no ranking, estão os processos de contabilidade (visto como o setor mais afetado por 11,3% dos entrevistados).

A pesquisa aponta que o comprometimento das empresas com a novidade ainda é baixo diante do desafio, e que a mudança cultural e os processos internos são as maiores dificuldades para a adequação. Para o sócio da PwC Brasil, Fernando Giacobbo, ainda há uma grande gama de empregadores que não iniciou uma análise dos impactos dessa nova obrigação. “Essas empresas, se não iniciarem rapidamente as análises, dificilmente estarão aptas a enviar arquivos que sejam consistentes no prazo estabelecido”, adverte Giacobbo.

A Wolters Kluwer Prosoft também se debruçou sobre o eSocial, focando no estudo do seu impacto nas empresas contábeis. O resultado é alarmante: aproximadamente 40% das organizações brasileiras admitem falta de estratégias para se adaptar aos novos procedimentos. 

Entretanto, mesmo ante às diferentes dificuldades e questionamentos, o coordenador da pesquisa e gerente de legislação da Wolters Kluwer Prosoft, Danilo Lollio, mantém o otimismo. “No começo, toda mudança traz um impacto radical e também uma resistência aos novos conceitos, mas, à medida que isso se tornar rotina, vai simplificar, e muito, a vida dos trabalhadores, no caso dos benefícios que hoje demoram a ser conquistados devido às exigências burocráticas”, projeta.

Expectativa é de relações trabalhistas mais claras

Para o governo federal, o eSocial garantirá um relacionamento mais saudável entre empregados e empregadores. O auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte, espera que o sistema venha para obrigar as empresas a colocar em prática procedimentos essenciais para a segurança do trabalhador. “Dizem que o impacto será nas organizações. Eu digo que haverá um impacto profundo nas desorganizações”, sentencia, referindo-se à necessidade de fornecer os dados de acordo com a lei.

Conforme Victoria Sanches, da Thomson e Reuters, “todos são impactados pelo eSocial e têm benefícios”. Segundo ela, as organizações e seus contadores ganham, principalmente, com os ajustes nos processos internos, a redução das obrigações acessórias a partir da substituição de 44 eventos periódicos e não periódicos e do armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo. Os trabalhadores se beneficiam da maior agilidade no processo de aposentadoria e passam a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. E o governo aprimora a qualidade das suas informações e, é claro, aumenta a arrecadação.

Ao que tudo indica, a próxima obrigação acessória será o Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, também denominado Projeto P/3, cuja implementação está prevista para 2015. Ainda em 2014, já é aplicável a  Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que substituiu a Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DPIJ), com última entrega prevista para junho de 2014. O melhor é começar a se adaptar à maior parte delas o quanto antes, ultrapassar os problemas  e chegar à etapa de usufruir das facilidades o quanto antes, aconselham os especialistas.