Com a maturidade dos projetos do Sistema Público de Escrituração Digital, os adventos da Escrituração Contábil Fiscal e também do eSocial, além da recente extinção do DACON, entramos cada vez mais naquilo que se pode definir como a Era do SPED, repleta de desafios e oportunidades para os quais as empresas devem estar preparadas. A sua, a propósito, estruturou-se suficientemente para este novo desafio?

É inegável que o Projeto tem andado a passos mais demorados do que inicialmente planejado, mas nunca me surpreendi com suas prorrogações de prazo e outras concessões do fisco, pois, afinal, seria quase uma leviandade imaginar que algo desta envergadura fosse simples, rápido ou fácil de implementar dentro do nível organizacional das nossas empresas.

Como disse o Dr. Iágaro Martins, subsecretário de fiscalização da Receita Federal do Brasil, no 1º Fórum SPED Porto Alegre, em 2013: “Para a Receita Federal, mais importante do que instituir uma nova obrigação acessória é que os contribuintes possam cumpri-la com efetividade e que esta informação tenha alto grau de certeza.”

Pense que o SPED é um projeto de escopo nacional, aplicado aos diversos ambientes de negócios, de produtos e serviços, profissionais e modelos de gestão no Brasil todo – um país de dimensões continentais. Neste escopo ele ainda deve fiscalizar o cumprimento de uma das legislações tributárias mais extensas e complexas do mundo, somando-se a isto uma incrível diversidade em termos de empresas e negócios.

Na mesma oportunidade, o representante da RFB disse ainda que, “a partir do momento em que o SPED se tornar um repositório de informações confiável para a Receita Federal, ele passará a servir então de motivação para a eliminação de outras obrigações acessórias”.

Sem dúvida, estão sendo atingidos os objetivos da Receita Federal, que ano após ano bate recordes de arrecadação, sendo os tributos fiscalizados os mais representativos dentro desses montantes.

Com a consolidação nos seus módulos de NF-e, ECD, CT-e, EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições, é utopia pensar que o Projeto já dimensionado com sua grandeza e importância, estacionará. Com certeza haverá aumento do poder fiscalizatório, com a sua malha abrangendo a escopo completo, cumprindo com o seu objetivo máster, de aplicar novas regras de validação e novos cruzamentos com os módulos do SPED, a exemplo do eSocial e a ECF.

Para estar preparada para esta “nova era”, as empresas devem adaptar processos e sistemas. O ponto de partida é a correta leitura dos cenários fiscais e contábeis mais marcantes até hoje: o fim da “Era do Papel” (aquele que “aceitava tudo”) Sintegra, IN 86 e DACON (Era da transição e aprendizagem para adaptação ao ambiente do SPED) e localizar-se na Era do SPED.

Aquelas três obrigações eram totalmente diferentes, estavam a uma idade fiscal de distância. Por isso, processos e sistemas fiscais concebidos naquele momento estão cada vez mais obsoletos e, principalmente, custosos, gradativamente aumentando o trabalho e o risco fiscal dentro da empresa.

Mas esta “Era da transição” não foi perdida. Serviu, e muito, num modelo de lições apreendidas para as organizações que souberam utilizar deste artifício.  Uma aprendizagem que deve sim ser internalizada em soluções de ponta, como o SPED procurou aprimorar em cada subprojeto executado.

Essas novas soluções que estão surgindo, além de concentrar a inteligência fiscal desenvolvida para entregas seguras no ambiente SPED, ainda reúnem as melhores plataformas tecnológicas, que em sinergia com o conhecimento adquirido, desenvolvem funcionalidades que fazem as empresas finalmente alcançarem alguns dos benefícios propostos por toda essa sistemática.

Dentre eles, podemos citar a racionalização e a simplificação das obrigações acessórias, a não redundância e a rastreabilidade de informação, e também a otimização dos sistemas, com ganhos gerenciais e na tomada de decisão.

Sempre digo às empresas que elas devem estar atualizadas frente às próximas obrigações, antecipando as demandas do fisco e atendendo ao prazo estabelecido na legislação. Acende-se aqui o sinal de alerta para as que não começaram a rever seus processos e sistemas, pois não estamos falando de antecipar-se, mas sim evitar ficar um passo atrás nisso tudo. Para garantir a segurança fiscal e a operação legal da sua empresa, ultrapasse esta fronteira. Suplante a fase de transição, adote soluções contemporâneas à Era do SPED, não deixe sua empresa no limbo fiscal!

() Luiz Carlos Gewehr é Gerente de Desenvolvimento de Produto da Decision IT.