A Nota Técnica nº 1/2013, disponível no site da Secretaria Receita da Federal do Brasil (RFB),www.receita.fazenda.gov.br, alterou o Manual de Orientação do Leiaute do Sped Contábil (ECD), aprovado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 33/2013.

Entre as alterações ora introduzidas destacamos:

a) a Seção 1.2. Legislação, que, em função da instituição do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) em substituição ao Departamento Nacional do Registro do Comércio (DNRC), as Juntas Comerciais, antes subordinadas ao Ministério da Indústria e Comércio (MDIC) e ao DNRC, passaram a se submeter à Secretaria da Micro e Pequena Empresa e ao Drei, conforme estabelece o Decreto nº 8.001/2013. Em função disso, várias normas do DNRC foram revogadas e substituídas pelo Drei; entre elas a Instrução Normativa DNRC nº 107/2008 foi substituída pela Instrução Normativa DREI nº 111/2013, a qual passa a dispor sobre procedimentos para a validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada (Eireli), das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais;
b) a Seção 1.12. Substituição do Livro Digital Transmitido, a qual estabelece que, se o livro digital já foi enviado para o Sped e houver necessidade de substituição, é possível verificar o andamento dos trabalhos de autenticação por meio do Programa Validador Assinador (PVA) do Sped Contábil, no menu “Consulta Situação”, observando-se que:
b.1) o livro pode ser substituído mediante a geração de requerimento específico de substituição utilizando-se a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA do Sped Contábil, exceto quando estiver em um dos seguintes status: em análise (pela Junta Comercial) ou substituído;
b.2) se o livro estiver “em análise”, o contribuinte deve dirigir-se, com urgência, àquele órgão do registro de comércio e solicitar que o livro seja colocado em exigência. Também pode haver substituição nos seguintes status: recebido, recebido parcialmente, aguardando processamento, aguardando pagamento e autenticado ():

b.3) após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 16 da Instrução Normativa Drei nº 111/2013;
c) a partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil (a partir de julho/2013):
c.1) a chave é o [HASH]. Portanto, a partir dessa versão, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do Número de Identificação do Registro de Empresas (Nire), efetuar a substituição da escrituração;
c.2) de acordo com o roteiro prático para substituição do livro digital a partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA, que possui a funcionalidade de edição de campos;
c.3) o mapeamento para o plano de contas referencial da RFB é facultativo;
d) a Seção 1.13. Assinatura do Livro Digital, que dispõe sobre a assinatura do livro digital, a qual deve ser feita por, no mínimo, duas pessoas: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista, observando-se que não existe limite para a quantidade de signatários, mas os contabilistas sempre devem assinar por último, observando-se que:
d.1) o PVA do Sped Contábil só permite que o contabilista assine após a assinatura de todos os representantes da empresa listados no registro J930. Lembra-se que o livro digital deve ser assinado com certificado digital de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
d.2) devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3, e os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados;
d.3) o livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial;
d.4) o Sped Contábil não faz qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita pela Junta Comercial;
d.5) a procuração eletrônica da RFB não pode ser utilizada;
d.6) caso o sistema não esteja reconhecendo o certificado digital, devem ser seguidos os procedimentos mencionados na norma em referência;
e) deve ser feita a retirada dos seguintes registros:
e.1) na Seção 3.2.2. Tabela de Registros:

e.2) na Seção 3.2.5. Composição dos Livros:

e.3) retirada de item na Seção 3.2.6.3.8. Registro J310: Demonstração do Fluxo de Caixa;
e.4) retirada de item na Seção 3.2.6.3.9. Registro J410: Demonstração do Valor Adicionado Seção 3.2.6.3.12. Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração;
f) inclusão de registros especificados na norma em referência:
f.1) na Seção 3.2.6.1.1. Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária, no campo 17;
f.2) na Seção 3.2.6.2.6. Registro I030: Termo de Abertura do Livro.

(Nota Técnica nº 1/2013)