A folha de pagamento digital (ou eSocial) vai unificar num único sistema o envio de todas as informações dos trabalhadores aos órgãos federais. Para se adaptar, as empresas terão de mudar a maneira como tratam esses dados.

Segundo a avaliação do sócio da consultoria Deloitte Dario Mamone Júnior, a maior parte das informações prestadas será de competência da área de recursos humanos (RH) das empresas, mas a integração entre setores será fundamental, principalmente na fase inicial de adequação ao sistema. "Estima-se que 60% de todas as informações necessárias ao eSocial venham do setor de RH, os outros 40% seriam divididos entre medicina do trabalho, compras, produção, vendas e fiscal. Com o eSocial o governo vai ter um retrato de todo tipo de vínculo trabalhista", diz.

Para a coordenadora da área trabalhista e sócia do Marcelo Tostes Advogados, Carolina de Pinho Tavares, haverá um aumento significativo de trabalho no setor de RH e isso vai exigir mais mão de obra. "Ainda que, no futuro, a proposta do governo seja de simplificação, essa obrigação será muito dispendiosa para as empresas", acredita.

Em geral, o eSocial transporta para o ambiente digital obrigações que já são cumpridas pelas empresas atualmente. Mas existem novas informações cadastrais sobre funcionários que passarão a ser obrigatórias, segundo previsto no layout do eSocial.

Um exemplo são os dados sobre se o trabalhador tem casa própria ou se usou o FGTS. "É um pedido da Caixa Econômica Federal. Isso pode gerar uma necessidade de acomodação para as empresas no começo, mas, de forma geral, as obrigações já existem e estão de acordo com a CLT", avalia o sócio da PWC Marcel Cordeiro. Por isso, segundo ele, a expectativa é de que a burocracia diminua em médio prazo.

A assessora jurídica da FecomercioSP, Ana Paula Locoselli, diz ter dúvidas se haverá, de fato, uma simplificação na prestação de contas ao governo. "A primeira impressão que tive sobre os layouts do eSocial (que vão orientar como preencher o cadastro) é que eles são complicados", diz.

Complicado? Para cada funcionário, até 48 eventos deverão ser enviados ao sistema (como admissão, acidentes de trabalho e folha de pagamento). Muitas empresas reclamam que esse é um número alto. Mas a Receita Federal refuta essa ideia.

"Nós não aumentamos o número de informações pedidas, são as mesmas informações que hoje são registradas. O que fizemos foi dividir para facilitar o envio cada vez que o evento ocorre. A empresa não tem que ficar juntando para mandar um único arquivo", diz o coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro. Ele lembra que o eSocial não é mais um programa de computador que a empresa terá que instalar, e sim um sistema que vai se comunicar com o sistema que a empresa já tem.

Na avaliação da gerente especialista em soluções de Tax & Accounting da Thomson Reuters no Brasil, Victoria Sanches, o impacto do projeto do eSocial ainda está sendo subestimado pelas empresas. "Não vai mais para dar ‘jeitinho’ em nada. O eSocial marca uma nova era das relações de trabalho", diz.

Trabalhador. O eSocial também vai permitir que os próprios trabalhadores "fiscalizem" se as empresas estão cumprindo com suas obrigações, como o depósito do FGTS, e tenham mais facilidade na produção de provas para processos trabalhistas. Da mesma maneira, as empresas terão como comprovar de forma mais fácil que estão em dia e não devem nada aos colaboradores.

Testes. O sistema só deve estar em pleno funcionamento a partir de 2015. Para testar o eSocial, o governo tem trabalhado conjuntamente com um grupo de 48 grandes empresas (chamado de GT48) que estão ajudando a encontrar falhas e propor melhorias ao sistema antes de sua obrigatoriedade.

Com 10 mil funcionários, sem incluir terceirizados, a operadora Claro é uma das empresa da fase de testes. A empresa tem hoje sete softwares de gestão corporativa, que fazem, por exemplo, folha de pagamento, passando pela gestão de pessoas, jurídica e fiscal. Para se adequar ao eSocial, a empresa está realizando a integração dos sete softwares, de forma que todos sejam aderentes aos layouts do eSocial.

A diretora de planejamento tributário da Claro, Alessandra Heloise Vieira, está no comando do grupo que reúne representantes de vários departamentos para traçar a estratégia de adequação ao eSocial. Dentre os problemas previstos, Alessandra conta um simples "meu próprio nome dará incompatibilidade no eSocial, pois meu cadastro, quando entrei como funcionária na Claro, tinha meu nome de solteira. Depois que eu me casei, o meu nome junto ao CPF foi atualizado, mas o cadastro na Claro continua igual".

Emprego. Além de alterar o cotidiano das empresas, o eSocial vai impactar na coleta de dados que orientam políticas públicas, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged).

"Com a implantação do eSocial, nós passaremos a receber novas informações, mas, em paralelo, continuaremos a receber a Rais e o Caged. Assim que nós vejamos que o que está vindo pelo eSocial é uma informação de qualidade, passaremos a substituir o envio atual", afirma José Alberto Maia, auditor fiscal do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). "A estimativa é, do terceiro ou quarto mês, nós já saberemos se o Caged já estará a contento", diz.