Dos microempreendedores às gigantes do mundo empresarial, a folha de pagamento digital será obrigatória para todas as empresas brasileiras em 2014. A boa notícia é que o cronograma para adesão obrigatória ao chamado eSocial foi estendido, segundo a Receita Federal.

No primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (empresas em regime de lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. 

No segundo semestre do ano que vem será a vez dos microempreendedores individuais (MEIs), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional. 

O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.

O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. 

"Estamos unindo em uma única base de dados várias informações que hoje são prestadas em diversas declarações, como CAGED, RAIS, DIRF e GFIP", diz coordenador de Sistemas da Atividade Fiscal da Receita, Daniel Belmiro Fontes. Ele ressalta que o eSocial só muda a forma de registro, que agora será completamente digital, sem afetar a legislação.

Tecnologia. Entre as empresas de contabilidade, contudo, a queixa é que a tecnologia para o envio das informações precisa estar "tinindo" para que os prazos possam ser cumpridos. Isso porque, as pequenas e médias empresas não possuem, em geral, softwares que "conversam" com os sistemas da Receita Federal. Logo, é preciso utilizar o site do órgão para envio das informações, o que pode trazer dor de cabeça se houver instabilidades.

"Às vezes você está no meio de um lançamento e o site cai, então é preciso fazer tudo de novo", afirma Valdir Pietrobon, presidente da Fenacon, entidade nacional que representa as empresas de contabilidade. Em etapas anteriores do Sped, segundo Pietrobon, as empresas também enfrentaram esse tipo de dificuldade. "Dentro desse prazo é possível fazer, desde que o sistema esteja rodando 'redondo'", afirma. 

Além da questão técnica, a entidade cobrou uma divulgação formal do programa. "Nós estamos pedindo que eles informem que isso não é um pedido do contador, é o governo federal que está determinando. Da maneira que está, ficamos em 'rota de colisão' com os nossos clientes", diz.

Testes. Os testes do eSocial já começam em 2013. "Sabemos da dificuldade das empresas, mas o governo está preparando ferramentas para auxiliar nessa fase de adaptação", diz Fontes. 

Ainda este mês, estará disponível uma ferramentas para verificação dos dados cadastrais dos trabalhadores, como CPF, PIS, NIT e data de nascimento. Isso vai ajudar a evitar, por exemplo, que um funcionário com dois números de PIS registrados tenha dificuldade para receber seus benefícios na Caixa Econômica Federal. Agora, somente um número do PIS será eleito como principal. 

Depois, em outubro, será publicado um novo manual para orientar as empresas que produzem softwares para empregadores sobre como será a transmissão dos arquivos para a plataforma do eSocial. 

Já em novembro, serão iniciados os testes do eSocial. Qualquer empresa pode participar. Os dados transmitidos nessa fase não terão validade jurídica, mas sim o objetivo de verificar o funcionamento da plataforma. 

"No fundo, o eSocial foi lançado oficialmente na quinta-feira da semana passada, então agora que vão começar a aparecer os problemas. Vamos aguardar isso para reivindicar algum prazo extra se for necessário", afirma Pietrobon. Segundo ele, a entidade pode pedir um prazo extra, até 2015, caso a adaptação à nova folha apresente problemas. Segundo a Receita Federal, o atual cronograma é estimado e pode sofrer alterações se houver atraso do desenvolvimento da plataforma do eSocial.

Início. Entre janeiro e abril de 2014, as empresas de lucro real deverão fazer o cadastramento inicial dos trabalhadores - o livro de registro de empregados. "A empresa só vai precisar lançar os dados dos trabalhadores com contrato de trabalho ativo", explica Fontes.

Depois, a partir de maio do ano que vem, será obrigatório o lançamento da folha de pagamento, eventos trabalhistas (como admissão e mudança de salário), FGTS, imposto de renda retido na fonte e outras informações, diretamente no eSocial.

De julho a setembro de 2014, será a vez dos microempreendedores individuais (MEI), pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido e do Simples Nacional cadastrarem os trabalhadores ativos. E partir de outubro terão que, obrigatoriamente, registrar a folha de pagamento e outros eventos trabalhistas na plataforma.

Empregador doméstico. O site do eSocial (www.esocial.gov.br) já está funcionando para os empregadores registrarem trabalhadores domésticos. Mas o cadastro ainda é opcional - só será obrigatório 120 dias após a regulamentação da Emenda Constitucional n° 72/2013 (a PEC das Domésticas), que está na Câmara dos Deputados. 

Por enquanto, para acessar o modelo do empregador doméstico, é necessário primeiro criar um código de acesso, via CPF do empregador doméstico, data de nascimento e recibos das duas últimas declarações do Imposto de Renda ou título de eleitor.