A Receita Federal poupou as micro e pequenas empresas e esticou o prazo para que o segmento comece a operar o eSocial, o módulo mais complexo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que vai abranger a folha de pagamentos e todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias. As empresas inscritas nos regimes do Simples Nacional e lucro presumido terão até o mês de setembro do próximo ano para fazer o cadastramento inicial no sistema. O novo cronograma foi divulgado pela Receita durante a 1ª Conferência eSocial, realizada pela Thomson Reuters, em parceria com o Sescon e Fenacon.

 "Essa nova forma de prestar informações ao fisco certamente vai trazer transparência, mas também muitas dificuldades pela diversidade empresarial no Brasil", afirmou o presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Sergio Approbato Machado.

Os profissionais da contabilidade são peças-chave no processo de entendimento da nova ferramenta, mas não são os únicos. Desta vez, diferentemente do que ocorre com os outros módulos do Sped, a participação da alta gestão das empresas é imprescindível. Em outras palavras, as empresas, que são as principais fontes das informações enviadas eletronicamente ao fisco, deverão investir em treinamento, conscientização e gestão eficiente para evitar problemas futuros.

Guardadas as devidas proporções, lidar com o eSocial é como preencher uma declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física, em que informações desencontradas podem acionar o sinal amarelo da Receita. Sim, com e eSocial, todas as empresas brasileiras estarão sujeitas à malha fina, um importante filtro que pega tanto erros cometidos de forma involuntária como as fraudes para evitar o pagamento de tributos. " Com a ferramenta, o empresário desorganizado será forçado a organizar as informações sobre os seus funcionários e colaboradores. E aquele que age de má fá para pagar menos tributos vai pensar duas vezes", alertou o coordenador de sistema de atividade fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro.

De acordo com ele, a implantação do eSocial, que trata das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, evidencia uma nova premissa do fisco: aumentar a arrecadação por meio da transparência e controle, em vez de criar tributos ou aumentar alíquotas dos já existentes. "O aumento da receita tributária será um efeito colateral da ferramenta, mas não é o objetivo central do governo".

Durante o evento, Belmiro destacou as vantagens para as empresas e, principalmente, para os trabalhadores. Hoje, o profissional da contabilidade entrega a mesma informação, em diversas abordagens, para diferentes plataformas, o que aumenta a possibilidade de erros, além de gerar redundância de dados. "O eSocial é uma nova forma de registro das obrigações já existentes que reduz o custo operacional, simplifica e padroniza a entrega da informação", explica. A GFIP, exigida das empresas desde 1999, será a primeira obrigação acessória em papel extinta com o eSocial. Outras obrigações cairão, como a DCTF.

Empresas não fizeram a lição de casa

Uma pesquisa feita pela Thomson Reuters com duas mil empresas mostra que 70% das companhias brasileiras não iniciaram projetos internos para se adequar às regras do eSocial, o braço mais complexo do Sistema Público de Escrituração digital (Sped), que vai entrar em operação no próximo ano, inicialmente para as empresas do lucro real. De acordo com o levantamento, das 30% de empresas restantes, apenas um quarto afirma possuir um projeto em andamento.

O assunto ainda é cercado de dúvidas. Uma enquete informal realizada durante a 1ª Conferência do eSocial, realizada pela Thomson Reuters, com quase mil participantes, mostrou que a integração dos dados de diversas origens dentro da empresa é a principal preocupação envolvendo o eSocial para 61% dos entrevistados. Em segundo lugar, aparece a qualidade do conteúdo da informação, com 21%. Para o diretor de negócios de Software da unidade de Tax & Accounting da Thomson Reuters, Marcos Bragantim, o resultado da pesquisa mostra a necessidade de um processo de governança e compliance integrado para que as empresas não deleguem a responsabilidade pelas informações a apenas uma área da companhia.

Para os participantes, entretanto, o departamento de RH deve se responsabilizar pela centralização das informações que serão enviadas. Essa área foi citada por 82% dos entrevistados no evento, seguida do escritório de contabilidade, com 7%. Na visão dos especialistas que tiveram acesso ao funcionamento do sistema, a escolha do departamento é o que menos importa. O ideal é que a comunicação entre as áreas da empresa funcione, evitando informações desencontradas.

De acordo com Victoria Sanches, gerente da unidade de negócios da Thomson Reuters, participante do grupo de trabalho que trata do eSocial, são ao todo 44 tipos de eventos que deverão ser informados pela empresa, divididos em três grupos: iniciais, aleatórios e mensais.

O coordenador de Sistemas de Atividade Fiscal da Receita Federal, Daniel Belmiro, explicou que as empresas devem ficar atentas às "informações mais sensíveis", que podem impedir um trabalhador de receber algum direito. A admissão, por exemplo, deverá ser registrada o mais rapidamente possível, de preferência no momento da contratação. "Imaginem um trabalhador que foi contratado pela manhã, mas sofre um acidente de trabalho no período da tarde. Se a informação não chegar a tempo, ele terá dificuldade para receber seus direitos".

Empregadores domésticos e microempreendedores individuais ganharão um módulo simplificado do eSocial, que gera no próprio sistema o recibo de salário e a guia de recolhimento do imposto.