O ambicioso projeto da Receita Federal implantado há cinco anos e conhecido como Sped  (Sistema Público de Escrituração Digital) será ampliado no próximo ano, quando as empresas serão obrigadas a enviar a folha de pagamento digital padronizada, no lugar da impressa, em um ambiente que será compartilhado com órgãos do governo, como a Receita Federal e o Ministério do Trabalho.

A novidade, que vem sendo chamada de Sped Social, EFD da Folha de Pagamentos ou EFD Social, vai mudar a rotina dos departamentos de Recursos Humanos (RH) e Pessoal das empresas e, no longo prazo, deverá levar à extinção grande parte das obrigações acessórias relativas à área trabalhista. E será, ainda, uma ferramenta importante de controle da arrecadação das contribuições previdenciárias.

O novo modelo está sendo testado há mais de um ano por cerca de 40 empresas, praticamente as mesmas que participaram do primeiro projeto piloto envolvendo o Sped. De acordo com o professor Roberto Dias Duarte, autor do livro "Manual de Sobrevivência no Mundo Pós Sped", nesse caso, a novidade é a participação de empresas do setor de construção civil, grandes empregadoras de mão de obra.

Simplificação – A ideia do fisco é começar a exigir a entrega da folha digital a partir de 2013 e, desta vez,  o universo de empresas enquadradas na exigência será bem mais abrangente, incluindo as empresas enquadradas no  Simples Nacional, os Microempreendedores Individuais (MEIs) e os empregadores domésticos.

A gerente da área trabalhista da Thomson Reuters – Fiscosof,  Alessandra Costa, ressalta que haverá um módulo especial para os pequenos empregadores. "Independentemente do porte da empresa e do sistema tributário adotado,  as companhias devem ficar atentas às obrigações trabalhistas e previdenciárias e rever os processos de seus departamentos de RH e pessoal", alerta. Ela   diz que, com o Sped Social, o fisco deverá deixar de exigir, de forma gradativa, diversas declarações, como a GFIP/Sepif, Dirf, Caged, Rais, Manad, folha de pagamento e ficha de registros de empregados.

Representatividade – Defensor do projeto do governo, o professor Roberto Duarte alerta, entrentanto, que os prazos de entrega das exigências têm ficado apertados. De acordo com ele, uma das principais reclamações dos empresários é que a representatividade das empresas que participam do teste não corresponde à realidade da maioria das companhias brasileiras.

"Hoje, a maioria das empresas que adotam o lucro presumido são de pequeno porte e, portanto, não têm estrutura para se adequar aos prazos e exigências estabelecidas", afirma Duarte.

Ele vislumbra problemas, por exemplo, com a primeira entrega da EFD Contribuições – que foi  criada em junho de 2010 e com prazo de entrega previsto para julho deste ano, mês em que será exigida de cerca de 1,5 milhão de empresas. A multa para quem não cumprir o prazo é de R$ 5 mil por mês de atraso.