A partir do dia 1° de janeiro do próximo ano todas as empresas devem ficar mais atentas à conduta fiscal de seus clientes e fornecedores. O motivo é que nessa data mais de um milhão de companhias brasileiras estarão na obrigatoriedade da emissão de nota fiscal eletrônica e será ainda maior o acompanhamento da Receita Federal. Para aquelas que já adotaram o modelo, porém, surge outra preocupação. A fiscalização sobre os documentos fiscais pode ser feita em até cinco anos, o mesmo prazo exigido por lei para a guarda segura dos arquivos, ou seja, a empresa que em 2006 iniciou a emissão de nota fiscal eletrônica poderá ser autuada até 2011, caso tenha enviado informações erradas ao Fisco. O resultado pode ser um grande número de multas com valores acumulativos, pelo tempo em que ocorreu a irregularidade.

Os valores das multas ficam entre 10% e 100% sobre cada nota fiscal autuada e outros variáveis para erros no SPED Fiscal e Contábil. "Para aquelas companhias que querem ficar longe de riscos como esse, o ideal é entender as reais penalidades que estão sujeitas". É o que conta Marco Zanini, presidente da NFe do Brasil. "As punições vão não só para quem emite, mas também para quem recebe a mercadoria. Se você é emissor precisa estar bem informado para ser receptor também", comenta.

Nesse cenário, a escolha do fornecedor passa a ser predominante na atividade comercial. A má conduta fiscal do emissor pode gerar prejuízos também para quem compra. A multa para a empresa não emite nota fiscal eletrônica, ou insiste na emissão da nota de papel estando na obrigatoriedade, é de 50% do valor da operação, e o destinatário também é multado com 35% do mesmo valor, ou seja, o cliente também é responsável pela conduta fiscal de quem está vendendo.

Os riscos não ficam somente em emitir ou não emitir a nota fiscal. O modelo eletrônico, assim como era a de papel, deve seguir uma ordem numeral. Caso a empresa pule a numeração, o que é conhecido como falta de inutilização de número, deve comunicar a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) até o décimo dia do mês subsequente. Caso não informe, receberá a multa de R$ 246,30.

Se for necessário o cancelamento da nota, o prazo atual é de 168 horas após a emissão, porém a partir de 01 de janeiro de 2011 esse período será reduzido para 24 horas. "Será mais uma adaptação que as companhias devem estar atentas, a multa por não cancelamento da nota é de 10% do valor da operação", afirma Zanini. Dessa forma, as empresas podem perder grande parte de sua venda somente no pagamento de penalidades.

Para o executivo, ainda há muito o que avançar no que diz respeito ao conhecimento das empresas sobre a legislação da nota fiscal eletrônica. "São detalhes que, principalmente a área de faturamento, deve estar 100% informada. A grande maioria das dúvidas que recebemos no SAC da NFe do Brasil são simples e relacionadas à dados de preenchimento", conta.

Uma das multas que pode ser considerada uma das mais altas da legislação corresponde à divergência entre dados de valor e destinatário contidos na nota fiscal eletrônica e os fixados na DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica). Caso não estejam compatíveis, a multa é de 100% em cima da operação. Outros erros de divergência terão multa de R$ 328,40 por documento fiscal.

Outro descuido que pode gerar grande número de multas para as companhias é a falta de envio do arquivo fiscal ao cliente. Não há uma regra específica para a forma em que o fornecedor deve enviar a nota eletrônica para o destinatário, essa atividade deve ser feita em comum acordo entre as partes e, muitas vezes, ocorre por e-mail ou disponibilidade de download no site do fornecedor. No entanto, a legislação prevê a obrigatoriedade do envio, e caso não ocorra, a empresa receberá multa de 50% no valor da venda.

Na contabilidade as penalidades também são severas. A não apresentação do SPED Contábil no prazo determinado é de R$ 5 mil por mês ou por fração e ainda a impossibilidade de participar de licitações e concorrências do âmbito público.

No SPED Fiscal a falta de Escrituração do Documento Fiscal de entrada é de 10% no valor da operação identificada. Já o atraso na Escrituração do Livro Fiscal é de 1% em cima dos valores das operações do período. "Quando falamos em 1%, pode parecer uma multa baixa, porém, se pensarmos que ela é aplicada sobre as vendas no período de um mês, o valor é muito alto, ainda mais para empresas que tem grande faturamento mensal", lembra Zanini.

É importante lembrar que já existem tecnologias que auxiliam as empresas na redução desses riscos. "O mercado fornece soluções que validam os arquivos fiscais antes que eles sejam enviados para a SEFAZ. Isso é uma garantia de que no período dos cinco anos sua empresa não terá desfalques nos negócios gerados por multas na área contábil" finaliza Zanini.