A certificação digital tornou muito mais simples o dia a dia dos contadores. Aqueles que já a adotaram deixaram para trás as extenuantes e demoradas tarefas de enfrentar filas e trânsito para buscar documentos em órgãos como a Receita Federal, tirar cópias, autenticá-las em cartório, reconhecer firma, dar entrada em processos e esperar por tempo indefinido pelo resultado. O fim dessas maratonas significa redução de tempo e de custos, o que se traduz em melhor qualidade do serviço prestado ao cliente.
"Esse instrumento veio desburocratizar os serviços e fazer com que as empresas tenham um custo muito menor", diz Valdir Pietrobon, presidente da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon). "A cada dia há mais serviços disponíveis para acesso com certificação digital. Ela veio para ficar." Tirar uma certidão negativa na Receita, operação rotineira nos escritórios de contabilidade para checar se há débitos fiscais em nome dos clientes, não leva mais do que poucos minutos se for feita com o certificado, que pode ser o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (pessoas jurídicas). "Se para fazer isso a empresa contábil tiver que mandar alguém, que vai enfrentar trânsito, ficar na fila, pegar senha, esperar ser chamado e perder um dia, vai ter de cobrar R$ 100 pelo serviço. Se o cliente precisar dessa certidão uma vez por ano e tiver o certificado, o que gasta com a certificação já paga o serviço", afirma Pietrobon. A Fenacon patrocinou um livro sobre o assunto, que pode ser acessado pelo link http://www.fenacon.org.br/pdf/outras_publicacoes/Livro_Identidade_Digital.pdf
Uma certificação custa cerca de R$ 300 por três anos, o que dá uma média de R$ 100 por ano. O valor cobre um leque variado de serviços à disposição dos contadores assim como de qualquer pessoa que tenha o certificado digital. Ele inclui ratificação dos Documentos de Arrecadação de Receitas Federais (Darfs) pagos com dados errados, obtenção de cópias de declarações de Imposto de Renda e de outros tributos, elaboração de procurações e adoção da nota fiscal eletrônica. Para que o contador possa acessar esses serviços em nome do cliente, basta que este lhe passe uma procuração eletrônica outorgando poderes para acessar suas informações. Isso é feito também de forma eletrônica, em poucos minutos, desde que o cliente também tenha o certificado. Caso contrário, pode fazer uma procuração especial na Receita, pelo modo convencional, uma alternativa mais demorada mas que funciona da mesma forma para o contador, que vai usar seu próprio certificado para acessar os dados do cliente.
"Hoje consigo resolver 99% dos problemas com a Receita sem ter de sair do escritório", diz Carlos Victorino, diretor de tecnologia da Fenacon e proprietário da Victon Consultoria Contábil e Empresarial, que tem uma carteira de 100 clientes em Blumenau (SC). "A certificação digital proporciona qualidade e agilidade dos serviços. É um divisor de águas. Para nós, contadores, facilita muito as situações que vivemos no dia a dia." Victorino cita um exemplo recente de um cliente que não fazia a declaração de renda pessoa física em seu escritório e tinha perdido os documentos de declarações anteriores. "Como ele tinha certificado digital, em meia hora passou uma procuração eletrônica dando poderes para eu acessar a declaração dele. Entrei no site da Receita, imprimi as cinco últimas declarações, fiz o download da declaração do ano passado em 40 minutos, processei a declaração deste ano e transferi para a Receita no mesmo dia", relata. Se o cliente não fosse certificado, a operação demoraria cerca de dez dias.
Para José Roberto Filho, sócio-diretor da JR&M Assessoria Contábil, de São Paulo, a possibilidade de consultar a história fiscal do cliente na Receita é a mais importante das facilidades proporcionadas pelo certificado. Outro processo que foi muito simplificado, relata, é a correção de erros no Darf, conhecido como Redarf. "Se o cliente erra o código, isso gera uma pendência fiscal que agora pode ser corrigida em minutos", diz Roberto Filho. Também para ele a certificação digital é um processo que não tem volta. O único inconveniente, a seu ver, é o fato de precisar ser renovado, porque ele vale por períodos de um a três anos.
Carlos José de Lima Castro, do Escritório Contábil Anchieta, de São Paulo, diz que não há limites para a certificação. "Em 15 minutos posso fazer um Redarf eletrônico. Mas isso é só uma entre as várias possibilidades", afirma. "Ela é o reconhecimento de sua assinatura na web, o que se fazia no cartório, e pode ser usada para firmar digitalmente contratos entre empresas, emitir guia de importação ou exportação, para concorrer em pregões eletrônicos e muito mais."