No mundo empresarial, especialmente na contabilidade, uma situação muito comum é a seguinte: o cliente chega até você com a notícia de que precisa de uma redução nos honorários, afirmando que está pagando muito e que, se você não conseguir reduzir, ele buscará outro contador que possa fazer por um preço menor. Esse tipo de situação gera desconforto e muitas dúvidas: "Devo reduzir os honorários para manter o cliente?", "Será que estou cobrando o valor justo?", "Outros escritórios estão realmente fazendo o trabalho por menos?". Neste artigo, vou abordar esses pontos e oferecer algumas reflexões importantes para lidar com esse dilema de forma estratégica e segura.

Manter ou perder o cliente? Uma questão de valor
A primeira reação ao ouvir que um cliente deseja uma redução nos honorários pode ser de defensiva. Afinal, você conhece a qualidade do seu trabalho, sabe o quão criterioso é o serviço prestado, e acredita que o valor cobrado é justo. Nesses momentos, a tentação de responder com algo como "Esse é o melhor preço, e se não estiver satisfeito, pode procurar outro" pode parecer atraente.

No entanto, esse tipo de resposta, ainda que sincera, pode não ser a mais eficaz para a relação de longo prazo. Ao invés de reagir de forma impulsiva, é importante adotar uma postura mais analítica e estratégica. O cliente está trazendo uma questão legítima do ponto de vista dele, e a melhor forma de resolver é entender o que está por trás desse pedido. Será que ele realmente acredita que o valor é alto? Ou está sendo pressionado financeiramente e busca reduzir custos em todas as frentes?

Talvez ele esteja comparando seus serviços com o de um concorrente que, em suas palavras, "faz mais barato". Esse tipo de informação pode ajudar a moldar sua resposta e a estratégia que você adotará.

Entenda o custo dos seus serviços
Uma das primeiras coisas a fazer ao lidar com esse tipo de solicitação é revisar os custos envolvidos no serviço prestado. Muitas vezes, os contadores não têm um controle rigoroso sobre o tempo gasto em cada cliente e, sem essas informações, fica difícil saber se os honorários que você está cobrando estão adequados, altos ou até mesmo baixos.

Se você ainda não tem uma metodologia de controle de tempo e de custos, esse é o momento ideal para começar. O primeiro passo é entender quanto tempo sua equipe dedica a cada cliente, quais são os custos diretos envolvidos (salários, sistemas, impostos) e, a partir disso, apurar o quanto cada cliente realmente custa para a sua operação. Essa análise detalhada permite que você saiba, com precisão, até onde pode reduzir seus honorários sem comprometer a lucratividade do seu negócio.

Além disso, com essa visão clara dos custos, você pode identificar oportunidades de melhorar a eficiência do seu trabalho, redistribuir tarefas entre a equipe e até mesmo automatizar processos, o que pode impactar diretamente na formação dos seus preços.

Ferramentas de controle de tempo: simplicidade que gera resultados
Muitos empresários contábeis hesitam em adotar sistemas de controle de tempo por acreditarem que são complexos ou burocráticos. No entanto, a realidade é que existem soluções no mercado que são simples, intuitivas e podem gerar um impacto significativo na sua gestão.

Ao registrar o tempo que seus colaboradores dedicam a cada cliente e a cada tarefa, você passa a ter dados valiosos em mãos. Esses dados podem ser utilizados para calcular o custo real do serviço, identificar gargalos de produtividade e, principalmente, justificar o valor dos honorários perante o cliente. Se ele questionar o preço, você terá evidências concretas do trabalho que está sendo realizado e do valor que isso representa para o negócio dele.

Além disso, ao adotar essa prática, você estará mais seguro para negociar. Por exemplo, se o cliente solicitar um desconto, você pode analisar os dados e propor uma redução que seja justa, tanto para ele quanto para o seu escritório. Ou, em casos extremos, você pode demonstrar que os honorários atuais já estão no limite, e que qualquer redução comprometeria a qualidade do serviço. Ou, ainda, você poderá propor ao cliente para contribuir com a melhoria das informações que fornece, trazendo redução de tempo para executar os serviços, permitido, assim, o desconto.

A armadilha de competir por preço
Agora, vamos tratar de outro ponto crucial: competir por preço. Uma reação comum de muitos empresários contábeis é tentar ajustar os honorários com base no que a concorrência está praticando. No entanto, essa é uma armadilha perigosa. Sempre haverá alguém disposto a cobrar menos, mas isso não significa que você deve seguir o mesmo caminho. Lembre-se de que a contabilidade não é uma commodity.

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O valor dos seus serviços não está apenas no ato de "fazer a contabilidade", mas na qualidade do atendimento, no conhecimento técnico aplicado, na segurança fiscal que você oferece ao cliente, e, principalmente, no tempo que você dedica a entender e a ajudar o negócio dele a crescer de forma sustentável. Se o cliente está apenas buscando o menor preço, talvez seja o momento de reavaliar a relação.

Clientes que valorizam apenas o custo tendem a ser mais exigentes e a trazer menos retorno financeiro. Muitas vezes, é mais vantajoso perder esse tipo de cliente e focar em outros que reconhecem o valor que você agrega. O mercado pode estar disposto a pagar mais pela qualidade do seu serviço, mas sempre há um limite. Esse limite precisa ser estabelecido de forma consciente, levando em conta os custos, a demanda de trabalho e, claro, o valor que você entrega.

Quando a redução é inevitável
Há casos, no entanto, em que a redução dos honorários é inevitável. O cliente pode estar enfrentando dificuldades financeiras ou pode ser um parceiro de longa data que você não quer perder. Nesses casos, é importante agir com cautela e, mais uma vez, com base em dados. Antes de ceder, verifique o impacto da redução na sua margem de lucro.

Considere também a possibilidade de reduzir os serviços prestados, mantendo o essencial e deixando claro ao cliente que a redução dos honorários implica uma diminuição proporcional no trabalho. Isso garante que você não estará trabalhando mais por menos, e o cliente entenderá que a redução tem consequências práticas.

Uma boa estratégia é propor um contrato temporário com o valor reduzido, estabelecendo uma revisão após alguns meses. Isso mantém a porta aberta para uma renegociação futura e evita que o cliente se acostume com o novo valor, que pode não ser sustentável a longo prazo.

Comunicação clara e assertiva
Por fim, é fundamental que você se comunique de forma clara e assertiva com o cliente. Se você optar por não reduzir os honorários, explique o porquê. Mostre os dados que justificam o valor cobrado e destaque o que ele ganha com o serviço que você oferece. Se decidir ajustar os valores, deixe claro quais serão as implicações dessa mudança.

A transparência é a chave para construir uma relação de confiança e evitar conflitos futuros. Converse com o cliente sobre suas necessidades, e mostre que você está disposto a ajustar o serviço, desde que isso não comprometa a qualidade. A relação entre contador e cliente deve ser pautada na confiança mútua e na compreensão de que ambos estão trabalhando juntos para o sucesso do negócio. A negociação de honorários faz parte desse processo, mas deve ser conduzida com responsabilidade e, sempre que possível, com base em dados concretos.

Conclusão
A solicitação de redução de honorários é um momento desafiador para qualquer empresário contábil. No entanto, com a metodologia certa, como o controle de tempo e a análise de custos, você pode tomar decisões seguras e embasadas. Lembre-se de que o preço dos seus serviços deve refletir o valor que você entrega, e que competir apenas por preço raramente é a melhor estratégia.

Focar na qualidade, na transparência e na gestão eficiente do seu escritório são as melhores formas de garantir que você mantenha clientes satisfeitos e um negócio saudável. Este pode ser o momento ideal para implementar um sistema de controle de tempo em sua empresa, garantindo que você tenha as informações necessárias para negociar de forma segura e justa. Afinal, quem sabe o valor do seu trabalho é você, e com as ferramentas certas, poderá mostrar isso claramente ao cliente.

Por: Gilmar Duarte, palestrante, contador, diretor do Grupo Dygran e autor de livros de precificação para o setor de serviços e comércio.