De acordo com um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV-SP), a pedido do Instituto Brasileiro de Certificação e Monitoramento (Ibracem), em média, quase 90% das empresas brasileiras têm algum problema fiscal. Boa parte desse volume expressivo pode ser justificado pela falta de eficácia das companhias no processo de conciliação contábil, atividade que muitas vezes é executada de forma manual. Por isso, especialistas alertam sobre a necessidade da busca de soluções eficazes para os desafios do segmento com intuito de evitar eventuais prejuízos financeiros.

Um deles é Bruno Costa, gerente de Negócios da Dattos, plataforma de automação de análises financeiras líder em soluções para automação de conciliação e fechamento contábil no Brasil. Segundo o profissional, a melhor maneira de uma corporação identificar erros nesse processo é a partir da implementação de um software que seja capaz de automatizar os processos de análises contábeis e fiscais. “Uma plataforma específica para automação de análises financeiras, integra e entende diferentes bases e sistemas, mapeando os processos e adaptando-os aos negócios”, diz. “Deixando de lado os recursos manuais e recorrendo às automações, é possível solidificar uma gestão de processos e centralizar a comunicação, afastando a ocorrência de falhas humanas”, completa.

Para ajudar a garantir uma realidade contábil, fiscal e tributária assertiva, o especialista elencou os cinco maiores erros de conciliação nas áreas e que, em muitos casos, podem ser resolvidos definitivamente com a utilização de softwares especializados. Confira:

Duplicação de lançamentos

Os equívocos mais básicos nas contas contábeis são saídas e entradas que foram registradas mais de uma vez. “Por isso, os profissionais das empresas devem verificar os lançamentos efetivados, identificando e corrigindo aqueles que foram duplicados”, afirma Costa. “Até por esse motivo, é fundamental que todas as contas estejam listadas corretamente, com detalhes como: tipo de conta, agência, número da conta, dados cadastrais e movimentações”, complementa.

Fluxo de caixa com datas divergentes

Na mesma lógica da duplicação de lançamentos, muitas vezes há valores que entram no caixa em dias que os pagamentos não foram programados para cair. “A verificação das quantias recebidas é recomendada a ser realizada quase que diariamente. Dessa maneira, as divergências em datas não acontecerão e outros erros podem ser evitados”, alerta o Gerente de Negócios da Dattos.

Lançamentos de valores com falhas

Este é o tipo de incoerência em que a automatização de processos se faz ainda mais necessária, já que pode ocorrer facilmente em meio ao uso de técnicas manuais em uma rotina corrida. “O preenchimento incorreto de planilhas contábeis, descontos não previstos e falhas na digitação de valores e na realização de cálculos e pagamentos são passíveis de acontecer no dia a dia quando não há a utilização desse tipo de software”, explica Bruno Costa.

Tributos e juros fora do acordado

Em meio a uma imensidão de cobranças, há determinados juros e tributos que são apurados de maneira errada. O processo de comparação e conferência pode identificar justamente esses pontos. “No quesito de verificação de acordos, a recorrência é mais uma vez uma grande aliada, principalmente por ser um tópico relacionado à participação de terceiros nos negócios”, destaca.

Falhas ou supressão das etapas de conferência

Em resumo, o principal erro das empresas na sua jornada contábil, fiscal e tributária é não dar a devida atenção à mesma. “Há uma série de formas para corrigirmos tais problemas, como lançamentos complementares ou retificados, estornos, etc.”, elucida o especialista. “Porém, uma boa estrutura de conciliação evita um grande ciclo de retrabalho e o esforço de equipes em ações que, no fim das contas, não fazem parte do core business do respectivo negócio. Por isso, a tecnologia é fundamental em garantir a conferência de todos os detalhes da situação financeira da marca, de um jeito ágil e completo”, finaliza Bruno Costa.