Criado em 1971, mesmo antes da internet, pelo programador americano Ray Tomlinson, que desenvolveu um sistema para enviar mensagens entre computadores diferentes conectados à rede Arpanet (precursora da internet), introduzindo o uso do símbolo @ (arroba) para separar o nome do usuário da máquina, o e-mail continua sendo uma ferramenta corporativa fundamental para a gestão de equipes e do próprio negócio. Popularizado a partir dos anos 1990, com a expansão da internet, o e-mail agora ganha novas possibilidades com a integração da inteligência artificial (IA).

Segundo o Radicati Group, em 2024, mais de 4,37 bilhões de pessoas ao redor do mundo utilizavam a plataforma. O endereço eletrônico ainda é o “CPF digital”, sendo necessário para usar dispositivos como smartphones e acessar diversos serviços on-line.

No ambiente corporativo e educacional, por exemplo, ele permanece essencial para comunicações formais e detalhadas, inclusive para ter acesso a plataformas de comunicação por vídeo em tempo real, como Google Meet e Teams.

Entre os múltiplos usos da IA desenvolvidos nos últimos anos, os assistentes de reuniões têm ganhado espaço, e a integração dessa ferramenta às plataformas de e-mail pode gerar eficiência, evitando o retrabalho e acelerando a tomada de decisão.

De acordo com uma pesquisa da Read AI, uma das plataformas de IA que mais crescem e uma das principais ferramentas de anotações de reuniões no Brasil, 70% dos trabalhadores brasileiros gastam tempo extra revisando anotações ou buscando contexto para entender discussões ou decisões passadas, enquanto 50% admitem que, às vezes, perdem prazos ou tarefas ao depender da memória ou de anotações manuais. Além disso, 64% acreditam que atividades como agendamento, follow-ups e coordenação de equipe consomem mais tempo do que deveriam.

Diante desse cenário, a Read AI desenvolveu um “gêmeo digital”, com tecnologia de IA, batizado como Ada. Ele foi projetado para atuar em nome dos usuários enquanto trabalha ao lado deles via e-mail, garantindo que permaneçam informados e no controle.

Para o cofundador e CEO da Read AI, David Shim, a ideia de que o e-mail é uma plataforma obsoleta não condiz com a realidade.

“O e-mail ainda é a camada mais universal de trabalho para todos os profissionais, globalmente. Então, em vez de introduzir mais uma interface de chat, focamos nos fluxos de trabalho existentes, e o e-mail foi o ponto de partida mais natural. Ao operar dentro do e-mail, o nosso gêmeo digital torna-se um colaborador instantâneo, coordenando reuniões, gerenciando próximos passos e redigindo respostas dentro das threads já existentes. Os hábitos de comunicação podem mudar, mas a necessidade de uma camada estruturada de coordenação não desaparece, e a Ada estará sempre onde o usuário já está”, explica Shim.

Assim, com consentimento, a Ada pode agir em nome do usuário, não apenas como uma ferramenta que gera resumos ou respostas. Ela aprende com os resultados de trabalho, decisões e comunicações para replicar ações e auxiliar nas tarefas do dia a dia. Ela se concentra em recomendar próximos passos e gerenciar fluxos de trabalho, como agendamentos, respostas a perguntas e follow-ups, tudo com consciência das interações anteriores.

Dessa forma, a ferramenta pode ser especialmente relevante para gestores, executivos, equipes de vendas e atendimento ao cliente, além de gerentes de projeto. Profissionais de vendas, por exemplo, podem usar a Ada para sugerir atualizações de CRM com base em reuniões, e-mails e mensagens, reduzindo o trabalho manual e o tempo de resposta.

“Essa mudança da geração de conteúdo para a execução de ações é fundamental. Com o tempo, seu gêmeo digital se torna mais inteligente, enviando proativamente uma pauta antes de uma reunião, destacando as tarefas do dia e até preparando respostas com base no que foi discutido”.

Gêmeo digital reduz impacto de férias e falhas de comunicação

Segundo o executivo, outro caso de uso ocorre durante ausências prolongadas, como férias, licença médica ou períodos fora do escritório. Nessas situações, as equipes podem manter a produtividade e acessar contextos relevantes ao interagir com a IA via e-mail, em vez de aguardar o retorno de um colega. Isso reforça o dado de que 43% dos entrevistados afirmam que férias, ausências de equipe ou transições podem causar interrupções devido à falta de documentação sistemática de conhecimentos ou decisões.

Com acesso a calendário, e-mails e histórico de reuniões, a privacidade e a segurança são pilares fundamentais do funcionamento da Ada. A solução foi desenvolvida com o conceito de “privacidade por padrão”, em que nenhuma informação é compartilhada sem a confirmação explícita do usuário.

O foco em transparência é essencial, já que 52% dos entrevistados brasileiros afirmam que só se sentiriam confortáveis em usar um gêmeo digital se houver clareza sobre o que a IA pode ou não fazer. A confiança também aumenta quando as recomendações são confiáveis para a tomada de decisão (45%) e quando a IA consegue aprender com segurança a partir do contexto organizacional (39%). Amparados pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), 38% apontam segurança de dados e auditabilidade como fatores essenciais para a adoção.

“A Ada utiliza um grafo de conhecimento construído a partir de dados de reuniões, serviços conectados e contexto organizacional para manter a continuidade. O Brasil é um hub internacional de negócios. Isso significa que, quando o dia termina no Brasil, a Ásia está em plena atividade. No passado, essas diferenças de fusos horários estendiam o trabalho por dias ou semanas. Agora, o seu gêmeo digital entende sua agenda, quando você trabalha melhor, e coordena com clientes e colegas em diferentes fusos enquanto você dorme. Durante férias ou ausências prolongadas, equipes podem interagir com a IA por e-mail e, quando o usuário retorna, pode contar com esse mesmo conhecimento estruturado para se atualizar rapidamente”.

Ao combinar automação com supervisão contínua, o sistema promete manter o controle nas mãos do usuário, garantindo interações seguras e alinhadas às exigências de governança corporativa.

“Privacidade e segurança são pilares de como a Ada opera. Ela foi construída com uma abordagem de “privacidade por padrão”, em que nenhuma informação é compartilhada sem confirmação explícita do usuário. A transparência está incorporada ao produto. Antes de enviar qualquer e-mail que possa conter informações sensíveis, a Ada move a interação para uma barra lateral privada com o usuário, apresentando um rascunho para aprovação. Isso garante total visibilidade e controle sobre o que será compartilhado”, completa o CEO da Read AI.