O renomado fotógrafo francês Henri Cartier-Bresson brindou o mundo com seu conceito de “instante decisivo” e, através dele, se especializou em registrar momentos únicos do cotidiano e da história. E é justamente com esta mentalidade fotográfica que podemos destacar a importância de as empresas fazerem um balanço de fim de ano. Uma vez que este documento é como um retrato do momento atual da companhia e se torna primordial para a execução do planejamento do ano seguinte, ou seja, um autêntico “instante decisivo”, não é mesmo?

Em outras palavras, o balanço de fim de ano é uma análise de como foi o desempenho da empresa nos últimos 12 meses, geralmente, produzido em janeiro. Ele consolida o curto prazo com o longo prazo. Então, não pense você que é algo fácil de fazer, já que será preciso reunir praticamente tudo o que foi documentado no ano vigente, como fluxo de caixa, obrigações acessórias, demonstrativos, entre outros.

Com ele em mãos, será possível, por exemplo, analisar se a empresa está em crescimento e poderá fazer investimentos no ano seguinte, ou se está com dívidas e vai ter que colocar a casa em ordem.

Podemos dizer, inclusive, que administrar a empresa sem o balanço de fim de ano é como dirigir de noite com os faróis apagados. Que perigo! E, no caso do mundo corporativo, corre-se o risco de ter que fechar as portas se a coisa desandar. Então, não custa lembrar que a ajuda de um contador se torna essencial tanto para a confecção do documento, como para auxiliar no planejamento do ano seguinte.

Quais os erros comuns dos empresários?

De acordo com nossos especialistas, a maioria das micro e pequenas empresas tem por hábito misturar a gestão empresarial com a familiar, o que pode ficar evidente ao fazer o balanço financeiro. Por exemplo, entra um dinheiro no caixa da empresa e logo vai parar no pagamento da mensalidade da escola do filho. Isso quando a verba não vai parar até na compra de bens, como carro, moto ou ainda para dar um presente para o vizinho.

Em um cenário como este e sem conhecimento técnico, fica difícil administrar a situação. Não há planilhinha no Excel que salve. Outro fato que acontece frequentemente é o empresário pensar que qualquer dinheiro no bolso é lucro. Isso também compromete a administração, já que, muitas vezes, ele só perceberá depois que tinha outras obrigações para pagar, por exemplo. E, então, qual norma seguir? A contábil e societária ou a fiscal? Balanço anual, mensal ou trimestral? E aí, já tem as respostas para o seu negócio?

O que é preciso ter no balanço de fim de ano?

Ao longo do ano, geralmente, são produzidos inúmeros tipos de relatórios e são os dados coletados nestes documentos que devem constar no balanço de fim de ano.

Em geral, os relatórios financeiros são os mais conhecidos no mundo dos negócios. No relatório de fluxo de caixa, por exemplo, são registrados todos os valores que entram e saem da empresa. Já o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício), mostra os lucros e prejuízos da companhia em um determinado período.

O balanço patrimonial também pode compor o documento. Ele é uma espécie de balancete, produzido mensalmente, no qual consta os ativos do negócio [bens, móveis, imóveis, dinheiro em caixa, mercadorias em estoque, maquinário, etc.] e os passivos [contas a pagar, financiamentos, impostos, folha de pagamento, pagamento de fornecedores, dívidas, entre outros].

Também não se pode esquecer de constituir as provisões. Ou seja, um conjunto de documentos que evidenciam o compromisso de pagar dívidas trabalhistas, contenciosos e passivos contingentes.

Regime de caixa ou de competência?

Quando falamos de planejamento, a escolha do regime pode fazer toda a diferença, inclusive, o balanço pode trazer clareza se foi feita a melhor opção para o seu negócio. Então, é importante lembrar que, para fins fiscais, os empreendedores optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido podem escolher entre o regime de caixa e o de competência. Porém, para fins contábeis/societários, o regime é sempre o de competência. Que dilema!!! Eis uma escolha que costuma causar muitas dúvidas entre os empresários. E você, sabe a diferença deles?

No conceito técnico, se diz que o regime de competência é quando as receitas ou despesas são computadas a partir do momento da ação. Ou seja, mesmo que você tenha contratado uma operação de venda com pagamento a prazo, é preciso registrá-lo no dia em que foi feito.

Por exemplo, uma agência de viagem e turismo, que mantém escrituração contábil e, consequentemente, adota o regime de competência, lança o valor total da receita de venda de uma passagem a prazo assim que ela for efetuada. Ou seja, ela registra a operação de venda mesmo que receba essa receita financeiramente só no futuro.

Já o regime de caixa, é quando se registra as receitas ou despesas no momento da liquidação financeira, ou melhor, quando o dinheiro efetivamente entra ou sai da conta. Pegando o mesmo exemplo da agência de viagem e turismo, se o pagamento for feito em três vezes, ela só registra a primeira parcela, equivalente a 1/3 do valor total, no dia que cair na conta da empresa.

Dicas extras:

• Como vimos no texto, é importante manter um controle mensal de tudo o que acontece na companhia. Não adianta chegar no fim do ano e querer ir atrás de todas as informações, já que, com isso, a fotografia do balanço pode não transmitir confiança e credibilidade ao mercado e, inclusive, lembre-se que o fisco cruza as informações;
• Na hora de separar o pró-labore, lembre-se que, no fim do ano, você terá que pagar o 13º salário dos empregados, além de férias, em alguns casos. Ou seja, é importante ter uma reserva em caixa;
• Dezembro é um mês curto. Muitas empresas dão férias coletivas no último mês do ano e, talvez, até a sua. Então, é bom ter em mente que a produção e as vendas podem ser menores. Ou seja, não dá para contar que, em dezembro, você vai arrecadar o valor necessário para pagar todas as despesas e ainda os direitos trabalhistas.

Bom, como diria Cartier-Bresson, no “instante decisivo” é importante colocar a cabeça, o olho e o coração no mesmo eixo. Em outras palavras, equilibrar razão e emoção. Então, não esqueça disso e aproveite para fazer um lindo retrato da sua empresa, quer dizer, um balanço de fim de ano completo.