Se antes, arquivar e administrar grandes quantidades de documentos era um processo árduo, que muitas vezes provocava uma tremenda dor de cabeça, com o passar dos anos e o avanço da tecnologia, muitas empresas migraram para acervos digitais, que comportam grandes quantidades de registros de forma mais prática e econômica.

No entanto, o cuidado e a organização de documentos importantes para uma empresa, como contábeis e administrativos, permanecem os mesmos. Saber armazenar dados referentes à administração e contabilidade do negócio (informações de RH, relatórios de gestão, documentos fiscais, etc), é fundamental para a prosperidade e longevidade de uma organização. É indispensável que os administradores de empresas saibam o prazo de guardar de cada documento, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo.

“Os outros documentos atuam de forma complementar, pois podem servir como prova viável em processos administrativos ou judiciais, além de viabilizar melhor qualidade nas informações e procedimentos da empresa, comprovação de serviços e/ou produtos”, explica a Dra. Natália Guazelli, advogada especialista em Direito Empresarial.

De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo. A especialista informa que o prazo para todos os registros contábeis e fiscais é de cinco anos.

Já para documentos administrativos, o período é variável conforme indicativos abaixo:

• Documentos como Água, luz e telefone – período de 5 anos;
• Documentos como Aluguel e taxas de condomínio – período de 3 anos;
• Faturas de cartão, seguro – período de 1 ano;
• Multas – período de 2 anos;
• INSS – período até ser realizado o pedido de aposentadoria;
• Financiamentos e dívidas, recomendado até o fim de todas as quitações;
• FGTS – 30 anos;
• Contribuição previdenciária – GPS, Contribuição sindical – GRCSU, Recibo de pagamento de salário, recibo do 13º salário, férias e controle de ponto, CAGED, Relação Anual de Informações Sociais – Rais – 5 anos;
• Termos de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio – 2 anos;
• Documentos relacionados ao processo de contratação (ex. contrato de trabalho, registro de funcionário) – prazo indeterminado.

Qual a importância de guardar os documentos pelo período certo?

Em resumo, mesmo sendo uma prática muito comum, Natália Guazelli lembra que a liberação do espaço de armazenamento dos documentos deve ser feita cuidadosamente. Afinal, diversos arquivos são comprovantes fundamentais e descartá-los pode ocasionar problemas no futuro. “É importante ter ciência da validade desses documentos e como poderão ser utilizados, pois facilitará o acesso às informações, identificação de erros de procedimentos ou cobranças e também em necessidade de elaboração de defesas ou recursos judiciais. Caso os gestores da empresa tenham dúvidas é necessário consultar um especialista de confiança, seja da contabilidade ou da assessoria jurídica da empresa”, finaliza.