A melhor maneira de gerenciar as despesas de home-office é através de um software inteligente que conecta cartões da empresa alinhados aos processos financeiros

A taxa de empresas que utilizam o sistema de teletrabalho caiu de 58% em 2021 para 33% em 2022, segundo pesquisa do Ibre FGV (Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getulio Vargas). A adesão ao trabalho híbrido, por sua vez, passou de 55% para 34%. O segmento de serviços de informação e comunicação detém a maior taxa de home office, chegando a 90% em 2021 e 74% em 2022.

Dentre as empresas em que os funcionários trabalham de forma remota pelo menos uma vez por semana, a maior parte faz parte da Indústria, onde quase metade (49%) dos empreendimentos utilizam o modelo. No setor de serviços, o percentual é de 40%, como mostra uma publicação do portal Economic News Brasil.

Para além de seus benefícios, o teletrabalho oferece desafios tanto para as empresas como para os seus colaboradores. Dentre as equipes de trabalho que têm que lidar com uma série de demandas por conta do home office, o departamento financeiro é um dos que recebem os maiores desafios. Afinal, como gerenciar melhor os gastos do trabalho remoto?

“O mundo mudou e aprender a gerir gastos corporativos de colaboradores à distância é uma atividade que praticamente todas as empresas precisam”, afirma André Apollaro, CEO da payfy – solução completa de gestão de gastos com reembolsos, cartões corporativos e pagamentos.

“Aprender a gerir melhor os gastos corporativos é importante principalmente quando se fala de diversos colaboradores em diversos locais, mas a maioria das empresas não dá a devida atenção para o tema”, diz ele.

Na visão de Apollaro, o modelo de reembolsos ou cartões tradicionais já não funciona mais diante das novas dinâmicas de trabalho. Para ele, a melhor maneira de gerenciar as despesas de home-office é através de um software inteligente que conecta cartões da empresa alinhados aos processos financeiros a fim de automatizar tarefas demoradas. “Além disso, com um software inteligente é possível garantir o compliance da operação e deixar os colaboradores mais felizes”, afirma.

A seguir, o especialista apresenta quatro motivos para uma empresa incluir um software inteligente no gerenciamento de despesas do teletrabalho:

1 – Ferramenta garante uma visão sistêmica das despesas

Apollaro conta que, com um software de gestão inteligente, os líderes podem fazer login direto no aplicativo e, dessa forma, acompanhar todas as compras e os dados necessários para direcionar futuros orçamentos.

2 – Software permite pagar on-line com cartões virtuais

Outro benefício citado pelo empresário é que, por meio da inovação, os cartões virtuais podem ser emitidos através de um aplicativo e usados ​​instantaneamente para compras on-line, sem o vínculo com um cartão físico.

“Além disso, é possível solicitar mais de um cartão virtual e anexar uma categoria e limite de gasto para ele. Caso você ache que não precisa mais pagar por uma assinatura, os cartões virtuais podem ser congelados ou excluídos também através do aplicativo”, explica.

3 – Programa oferece maior segurança contra fraudes

“Um ponto muito importante de segurança quando falamos de um software de gestão inteligente é a visibilidade instantânea dos gastos. Quem gastou? Quanto? Onde? Além disso, há a solicitação e a aprovação em tempo real de uma despesa não planejada, evitando fraude interna e reembolso de algo que nem havia sido aprovado”, afirma Apollaro.

Ele também ressalta que compartilhar on-line os dados bancários de um cartão físico não é seguro. “Já com um software integrado, você faz relatórios instantâneos e utiliza cartões virtuais para garantir a maior segurança possível”.

4 – Software permite maior flexibilidade de orçamento

O CEO da payfy destaca que, com um software inteligente, o departamento financeiro pode definir limites de gastos individuais (para cada cartão) com apenas o toque no seu aplicativo. “E o melhor de tudo é que os limites podem ser alterados a qualquer momento pelos líderes, assim como o bloqueio e criação de cartões”.

O especialista observa que os limites de gastos significam que o financeiro, e todas as equipes, sabem exatamente quanto podem gastar por mês. “Isso também permite que você realize novas projeções sempre embasadas em dados atualizados para se adaptar à realidade do negócio”.

Para concluir, Apollaro chama a atenção para o fato de que na Europa e Estados Unidos muitas empresas já passaram a utilizar os chamados “expense apps” para digitalizar a controle de gastos empresariais, e esse movimento chega cada vez mais ao Brasil. Com isso, utilizar diversas formas de pagamento e vários diferentes sistemas para controlar despesas variáveis não é mais necessário.

“O acompanhamento dos gastos é essencial para garantir que as finanças da empresa se mantenham em ordem, e os softwares inteligentes podem facilitar esse processo. Ao identificar os gastos, você tem uma visão precisa de quão bem sua empresa está lidando com o dinheiro e o que precisa ser revisto”, finaliza.