Há muitos negócios que contam com poucos funcionários ou que apenas recentemente precisaram pensar em como fazer o controle de horas de trabalho dos colaboradores, o que pode ser um desafio quando feito pela primeira vez.

O que é o rastreamento de tempo de trabalho?

O rastreamento de tempo no trabalho é uma rotina que permite que os membros de uma equipe e suas lideranças entendam a melhor forma de distribuir tarefas no dia a dia.

Muito usado durante o desenvolvimento de projetos, o rastreamento de tempo também é uma forma de avaliar se a organização das equipes está funcionando de acordo com a disponibilidade de tempo de cada um ou precisa ser ajustada.

Um rastreamento de tempo bem feito ajuda a determinar quanto tempo determinadas atividades demoram a ser feitas e ajuda a estimar a carga de trabalho dos colaboradores de forma que ninguém fique sobrecarregado.

É uma prática essencial, também, para fornecedores de serviços, empresas que contam com funcionários horistas e até mesmo para negócios que têm funcionários terceirizados.

Quais são as formas de fazer o rastreamento do tempo de trabalho?

Existem inúmeras maneiras de fazer o rastreamento de tempo de trabalho, mas, apesar disso, nem todas são eficazes ou práticas para as empresas.

Alguns negócios escolhem usar planilhas eletrônicas, como Excel, para administrar o tempo de trabalho de seus funcionários, além de usar esse controle “manual” para calcular horas extras, bancos de horas e dias de faltas.

Essa ferramenta, no entanto, pode ser ineficaz para empresas que têm vários colaboradores (e, caso a empresa tenha funcionários externos, a gestão é ainda mais complicada!), pois são muitas informações para concentrar em uma planilha.

Além disso, esse método não é tão seguro quanto soluções digitais de rastreamento de tempo de trabalho, pois enquanto sistemas digitais fazem o registro de horas trabalhadas, atrasos, faltas e horas extras automaticamente, o registro manual permite que informações sejam inseridas erroneamente e até mesmo de forma fraudulenta.

Quais são os benefícios do rastreamento de tempo?

Há uma série de vantagens que as empresas podem ter ao rastrear o tempo de trabalho dos colaboradores. A seguir, vamos destacar as principais.

Acompanhar o desempenho de equipes

O rastreamento de tempo de trabalho é uma forma prática e inteligente de acompanhar os níveis de desempenho e produtividade dos colaboradores. Ao organizar as rotinas das equipes pensando no melhor aproveitamento do tempo, os projetos tendem a ser desenvolvidos com mais eficiência e foco nas entregas.

Assim, tanto as lideranças quanto os colaboradores podem identificar quais são os pontos fortes e os pontos a serem melhorados no dia a dia de trabalho, além de apontar se a equipe está precisando de mais participantes para dar conta do volume de tarefas.

Gerenciar diferentes formatos de trabalho

O gerenciamento de horas de trabalho permite que as empresas adequem sua gestão de acordo com os diferentes formatos de trabalho dos funcionários. É possível administrar, por exemplo:

Trabalho noturno;

Trabalho aos finais de semana;

Dias de licença;

Trabalho externo;

Trabalho remoto;

Trabalho temporário ou terceirizado;

Entre outros.

As informações sobre cada jornada de trabalho podem ser organizadas facilmente com um sistema de gestão de tempo de trabalho e isso ajuda a empresa a ter controle das rotinas de cada colaborador.

Isso também facilita o controle de pagamentos aos funcionários que têm jornadas de trabalho alternativas, como é o caso daqueles que trabalham à noite ou aos finais de semana.

Gerenciar os custos e o orçamento da empresa

O rastreamento do tempo de trabalho também facilita a gestão de custos da empresa.

Pode parecer estranho, mas ao ter em mãos as informações sobre horas extras, horas trabalhadas a mais ou a menos, bem como faltas e o tempo que cada tarefa levou para ser feita ajuda na compreensão de quanto investimento em determinado projeto ou equipe já foi usado ou está sendo bem gasto.

Ter as horas de trabalho registradas com precisão, além da gestão da jornada de trabalho, também permite a visualização de quanto tempo determinado projeto ou tarefa realmente exige dos funcionários, o que aponta para necessidades específicas das equipes.

Simplificar tarefas administrativas

Muitas empresas, como já mencionamos, costumam controlar o tempo de trabalho dos colaboradores com ferramentas ultrapassadas ou pouco práticas para o dia a dia de gestão. A coleta de dados correta pode fazer uma grande diferença na rotina dos profissionais de RH e até mesmo dos empregadores que fazem a administração de colaboradores por conta própria.

Soluções de rastreamento do tempo de trabalho modernas, com o controle de ponto online e gestão de férias online, fornecem informações precisas, atualizadas e sem risco de fraudes aos gestores, o que contribui para que os esforços administrativos sejam direcionados para questões realmente importantes do negócio.

Os trabalhadores também tendem a perceber uma melhoria no cotidiano de trabalho quando as informações são bem processadas, pois os erros com pagamentos, concessão de benefícios e períodos de folga de acordo, são extremamente reduzidos.

Por isso é importante que o rastreamento do tempo de trabalho seja feito de forma correta e, de preferência, automatizada. Assim, sua equipe pode focar nos resultados e você pode focar nas estratégias que levarão seu negócio ao próximo nível.

Fonte: Jornal Contábil