Apesar de ter sido introduzida como uma necessidade enquanto acontecia o isolamento, as videoconferências tomaram espaço em nossas vidas e agora parece que chegaram para ficar. O formato é prático, já que não é necessário o deslocamento, e acabou caindo no gosto de muitos, principalmente quando se trata de assuntos rápidos, ou quando os participantes estão geograficamente distantes. A plataforma Zoom, por exemplo, aumentou em 30 vezes seu número de usuários desde 2020.

Mesmo que apresente essa praticidade, as reuniões por vídeo revelam uma nova forma de se comunicar, o que pode ser desafiador para quem está acostumado com a troca de ideias olho no olho. Os encontros virtuais não trazem a fluidez de uma conversa que acontece pessoalmente, então é necessária uma fase de adaptação, assim como certa dedicação para se aperfeiçoar.

A estrategista e especialista em comunicação, Fabiana Teixeira, dá 6 dicas de como melhorar e praticar a comunicação com sucesso no mundo virtual:

Câmera ligada é importante

Pode não ser a coisa mais confortável inicialmente, mas quanto mais reuniões fizermos com a câmera ligada, mais fácil fica. Pode parecer em vão, mas no ambiente da videoconferência a linguagem corporal e a expressão facial são percebidas e fundamentais para um relacionamento virtual assertivo.

Quando nos mostramos presentes, mesmo que em silêncio, trazemos mais da aproximação natural que ocorre frente a frente. Sorrir, acenar com a cabeça, e simplesmente ter reações ao que está sendo falado, são atos que criam um cenário mais “realista” e não tão robótico.

• Preste atenção no que aparece atrás de você

Busque apresentar um fundo adequado para quem te assiste, mesmo que seja apenas uma parede branca. Por vezes, é até melhor ter um fundo neutro para não distrair quem está te assistindo. Se não for possível, use as ferramentas à sua disposição: a maioria das plataformas de videoconferência oferece fundos digitais que encobrem o que está por trás.

• Se apresente de maneira profissional

Nem que seja apenas da cintura para cima, procure apresentar roupas e uma aparência apropriada para uma reunião de trabalho, da mesma maneira como você gostaria de ser visto caso o encontro fosse presencial. Além da boa impressão, estar bem arrumado aumenta a confiança, o que influencia positivamente a comunicação, tanto na fala quanto na atitude.

• Democratize o tempo de fala

Uma conversa, pessoalmente, é muito mais fluída. Por meio da nossa captação natural da expressão corporal e movimentação de fala, podemos complementar ideias um do outro. Mas em vídeo, não é tão fácil pegar essas deixas, portanto se dedique a prestar atenção nos seus companheiros de sala. Apenas começar a falar sem uma entrada, pode dar a impressão de interrupção e grosseria, assim como do outro lado podemos esquecer de dar uma pausa para outras interjeições.

Então use a ferramenta de levantar a mão para deixar sua intenção clara, e caso o discurso esteja com você, encerre seu pensamento e dê vez ao próximo. Incentivar o uso desse botãozinho por vezes esquecido, é importante nesse cenário digital.

• Mostre que está ouvindo

Quando não você não está prestando atenção na videochamada, fica nítido que seu olhar não continua focado na reunião. Claro, nesse ambiente é muito mais fácil se distrair, com e-mails e mensagens chegando a todo momento bem na sua frente.

Quando for participar desse tipo de conferência, trate-a como se fosse presencial: coloque o celular no mudo, feche as abas de e-mail e WhatsApp também, para poder dar total atenção à reunião.

• Considere se não está abusando da facilidade de reuniões online

Por fim, também vale a pena considerar se as suas videochamadas estão sendo marcadas de maneira excessiva, prática que gerou até uma piada recorrente nas redes sociais: “Esta reunião poderia ter sido um e-mail.”

Com uma demanda desproporcional de reuniões, sua mensagem pode ser enfraquecida, um desgaste pode acontecer entre os ouvintes, assim como uma redução de produtividade. Pense dessa maneira: caso não existisse a possibilidade de um encontro online, eu marcaria essa reunião no formato presencial? Assim, quando a sua videoconferência for marcada, todos saberão que o tema é significativo e realmente necessário.