A gestão de PMEs exige do empreendedor organização e eficiência. Abrir e manter uma empresa funcionando a todo vapor requer o desenvolvimento e armazenamento de uma papelada densa, e os documentos jurídicos fazem parte desse processo.

Estejam em formato físico ou digital, há contratos, acordos e atos constitutivos indispensáveis à atividade empresarial. Apesar da dificuldade de lidar com essas burocracias em seu negócio, é imprescindível que sua documentação esteja bem redigida e guardada para conferir transparência e proteção ao empreendimento.

Quer entender mais sobre o assunto? Siga comigo na leitura!

Por que armazenar documentos jurídicos?

Quando se fala em compliance, é comum as pessoas associarem esse conjunto de disciplinas às grandes corporações disseminadoras do conceito.

Contudo, elas se esquecem de que esse conceito é apenas uma das preocupações inerentes à gestão — o que existe em todos os níveis organizacionais, desde as lojas de bairro até as multinacionais.

Compliance significa estar em conformidade com a legislação, regulamentação, diretrizes e políticas estabelecidas para o ramo de atuação de determinada empresa. Profundamente alinhados a essa prática estão o bom desenvolvimento e o controle de documentos jurídicos.

Assim as PMEs garantem o cumprimento à risca das imposições que lhes são feitas, evitando multas e restrições de cunho legal, bem como o envolvimento em embates administrativos e ações judiciais.

Dessa forma, todos os processos empresariais são protegidos, mantendo obrigações fiscais, contábeis, ambientais e a relação de trabalho com os colaboradores em conformidade com as exigências do ordenamento jurídico.

Esse cuidado também reflete em transparência, característica notada pelos concorrentes e clientes, capaz de tornar a empresa bem ou mal vista no mercado. A questão ética é importante e valorizada, influencia diretamente a reputação do seu negócio e, consequentemente, os resultados por ele atingidos.

Finalmente, uma boa gestão de documentos jurídicos poupa o caixa da PME: evita gastos com litígios processuais, penalidades e sanções de agências reguladoras e fiscalizadoras. Além disso, esses papéis orientam toda a cultura organizacional e moldam não só a constituição mas o cotidiano da empresa.

Quais documentos jurídicos você deve ter?

Como a abrangência da atividade empresarial é extensa, criando vínculos com fornecedores, sócios, clientes e funcionários, precaução nunca é de mais. O rol de seus documentos jurídicos varia de acordo com o segmento de atuação, finalidades e momento da PME no mercado.

Existem micro e pequenas empresas com departamento jurídico próprio ou terceirizado, lojas físicas ou virtuais, abrindo ou se expandindo agora, com propósitos diferentes.

Os documentos jurídicos elencados na sequência não são os únicos mas sim os principais que o empreendedor deve ter para garantir segurança e bom andamento do negócio, além da conformidade com a lei.

Contrato social

Ele é imprescindível para a existência de um negócio, equivalente à certidão de nascimento para a pessoa física. A personalidade jurídica do empreendimento só lhe será conferida depois da aprovação de seu contrato social.

Esse papel deve ser registrado na junta comercial do estado em que a empresa for constituída — no caso de sociedades simples, basta entregá-lo no Cartório de Registro de Pessoas Físicas.

O teor desse documento jurídico contempla, entre outros elementos:

• informações pessoais dos sócios (nome, estado civil, profissão, nacionalidade e residência);

• denominação, sede e Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAEs);

• capital da sociedade;

• quotas e capital social de cada sócio.

A aprovação do contrato social e consequente abertura oficial da empresa demoram algumas semanas, talvez meses, para se consolidarem.

O procedimento envolve a Junta Comercial e a Receita Federal, conformidade com os requisitos legais e assinatura do respectivo responsável pelo CNPJ. Uma vez aprovado, a empresa pode finalmente emitir notas fiscais, abrir conta-corrente jurídicas e obter empréstimos bancários.

Acordo de sócios

Certos negócios exigem alto investimento para serem lançados no mercado, motivo pelo qual as pessoas conjugam seus bens e esforços em busca de um objetivo comum, firmando a sociedade.

O acordo de sócios é um adicional ao contrato social e contém os pormenores da relação firmada entre essas pessoas — confidencialidade, garantias, distribuição dos dividendos e direito de preferência, por exemplo. Embora não seja obrigatório, é altamente recomendável sua redação e armazenamento para estabelecer a conduta dos assinantes perante a lei.

Imagine só os efeitos da saída repentina de um dos indivíduos da sociedade estabelecida na gestão. Nessa situação, o patrimônio e até mesmo as rotinas de trabalho são afetados.

O acordo de sócios é documento privado, não precisa de registro público para produzir efeitos e tem finalidade semelhante à dos acordos de acionistas e quotistas: proteger, em última instância, o empreendimento.

Contratos de trabalho

3,9 milhões foi o número de novos processos trabalhistas no Brasil em 2016, evidenciando a importância de se firmarem relações com os trabalhadores em conformidade com a lei.

A CLT contém as principais disposições sobre o assunto e deve ser observada tanto na contratação quanto no tratamento dos que trabalham dentro da empresa.

O vínculo empregatício é tutelado pelo ordenamento jurídico e busca sanar a hipossuficiência do empregado diante do empregador, motivando a importância de se manterem os contratos de trabalho em consonância com os dispositivos legais.

Obrigações trabalhistas também interferem nas previdenciárias, exigindo recolhimento de FGTS e cumprimento de deveres perante o INSS. A fiscalização é exercida pelas secretarias do trabalho.

Vale a pena contar com uma empresa parceira?

Além de volumosa, a gestão de documentos jurídicos é minuciosa e exige perícia e controle adequados. Um serviço de qualidade pode ser o diferencial para o empreendedor em busca de organização e destaque no mercado, primando por conduta ética e prudente.

Contratar uma empresa parceira para efetuar o trabalho gera vantagem competitiva e ganho de produtividade. É a segurança de a atuação de seu negócio está em conformidade com as exigências jurídicas e legais, resguardado de sanções, penalidades e riscos.

A questão ética fomenta uma cultura forte entre os funcionários, aumentando sua satisfação e melhorando seu desempenho.

Uma empresa terceirizada é sinônimo de especialização e eficiência na gestão de documentos jurídicos, simboliza ganho de tempo e dinheiro às PMEs e agiliza as rotinas de trabalho ao tirar de sua incumbência a atenção a essas questões burocráticas.

Muitas organizações especializadas nesse tipo de serviço oferecem armazenamento em nuvem, com fácil acesso ao empreendedor, mantendo as informações atualizadas e resguardadas.

Entendeu a importância de manter os documentos jurídicos? Sua empresa, seus colaboradores e resultados agradecem, encontram ambiente para desenvolvimento propício das atividades e alavancam o negócio no mercado.