Do dia para a noite, é provável que sua empresa precisou migrar para o trabalho remoto. Se essa ainda não é a realidade, deveria ser a partir de hoje. A disseminação exponencial do vírus Covid-19 pede de todos os empreendedores e empreendedoras ações ágeis e resolutas. Dessa forma, contribuímos para o isolamento social que combate a disseminação do vírus.

Para lidar com esse desafio de migrar todo o seu time para o modelo remoto, na última semana, realizamos três mentorias online com empreendedores e mentores da nossa rede: Alessio Alionço e Igor Alves do Pipefy, Cristian Medeiros, CTO do Olist, Fabio Boucinhas, CEO da Home Agent e Roberta Vasconcellos, CEO da BeerOrCoffee.

Confira os principais aprendizados!

Um novo mindset para o trabalho remoto

Não adianta mudar para o modelo remoto e esperar todos online das 9h às 18h. Defina quais resultados e entregas esperadas para cada função. No modelo remoto, você não poderá controlar horário de trabalho, ou tempo online, mas terá visibilidade pelas entregas e critérios de sucesso definidos com cada um.

Comunique muito, o tempo inteiro. De forma remota, o time vê o dia a dia por fotos. No escritório, presencialmente, era possível ver o filme. A percepção é diferente, por isso a quantidade de fotos que a pessoa remota vê, permite que ela tenha um filme mais completo.

Pontos de Controle

Para acompanhar os resultados e entregáveis do time, no modelo remoto, leve em consideração alguns KPIs.

Lagging Indicators: são os indicadores de resultado, especialmente se têm correlação com uma meta final do negócio. Por exemplo, total de vendas, recrutamento, Marketing e Operações.
Leading Indicator: são os indicadores de tendência, relacionados ao que precisa ser feito hoje para chegar a um determinado resultado amanhã. Por exemplo: número de ligações para clientes.
Entregáveis dos projetos: use a Matriz 5W2H para deixar claro o critério de sucesso do projeto.

Saúde mental do time

A principal atenção agora é com as pessoas. Tenha disciplina com processos e rituais para sentir a temperatura do time. Acompanhe como eles estão se sentindo nesse período de incerteza, mostre-se disponível e seja fonte de otimismo e segurança.

Tenha um canal – por Slack, e-mail ou Whatsapp – para suporte técnico, psicológico e de informações sobre casos de contaminação na equipe.

Em toda reunião, seja 1:1 ou coletiva, comece fazendo um checkpoint pessoal. Pergunte o que as pessoas fizeram no fim de semana, como estão se adaptando ao trabalho remoto, como está a família e a rotina de casa. Esse quebra-gelo é uma calibragem para os líderes.

O quebra-gelo também pode ser uma música tocada por um minuto para mudar o astral de todos e ajudar na conexão com o momento presente.

Estimule as conversas de café, comuns no modelo presencial, por meio de happy hours virtuais, reuniões de time semanais ou sorteios no Slack para uma pessoa, a cada semana, compartilhar o que tem aprendido sobre um tema específico.

Convide o time a estabelecer horários para começar a trabalhar, almoçar, pausar e, enfim, encerrar o dia.

Faça reuniões de videoconferência com a câmera aberta. Faz diferença olhar para o rosto de todos.

Estrutura de trabalho home-office

Considere oferecer uma quantia mensal específica para gastos com internet e luz das pessoas do time.

Dê suporte para a transição de trabalho remoto. Funções mais operacionais e junior precisam mais de seu apoio, do que cargos seniores. Ofereça um suporte financeiro, se necessário, para compra de cadeira ou banda de internet – e ofereça orientações de como seguir a rotina de trabalho.

Deixe aberto o canal para quem precisar de ajuda para configurar esses ambientes. Dessa forma, você lida com necessidades de compra de mesas, cadeiras e computadores avaliando cada caso.

Processos e rituais

Trabalho remoto demanda processos melhores. Das coisas mais triviais às mais complexas, é importante que você tenha processos bem documentados e que você revisite sempre que achar necessário.

Ter as ferramentas necessárias evita que você caia na microgestão. Quem trabalha de casa tem sempre a dúvida: “será que estou fazendo certo?”. Se não há um processo no qual a pessoa expresse o que está fazendo, a insegurança permanece.

Defina os canais de comunicação de acordo com a urgência de cada mensagem – e avise todo o time do protocolo. Mensagens urgentes pedem que você ligue, ou mande um WhatsApp, por exemplo. Já se é algo menos urgente, use o Slack, ferramenta de chat ou e-mail.

Trabalho remoto costuma aumentar a produtividade média. Esse pico de concentração com processos sólidos ajuda a ter mais rastreabilidade para gestão do time.

Mantenha todos os rituais, mesmo que adaptados para o modelo remoto. Agora, mais do que nunca, o time precisa dessa rotina e das interações.

Onboarding

Migre o onboarding para o modelo remoto, com uma agenda que permita interações. Use como benchmark a apresentação de Onboarding da Loft.

Ferramentas

Conte com três ferramentas: uma de chat, uma de videoconferência, e uma de trabalho colaborativo simultâneo. Evite grupos de Whatsapp para gestão dos times.

Para ferramentas de chat, use o Slack, o Google Hangouts ou o Tandem.

Para ferramentas de videoconferência, use o Zoom, o Google Hangouts Meet ou Skype for Business.

Para ferramentas de trabalho colaborativo, use o Google Drive ou o One Drive.

Experimente também uma ferramenta de escritório virtual que simule a experiência do escritório físico como o Matrix, Open Source lançado pela RD, ou o Sococo.

Para coordenação do trabalho do time de desenvolvedores, conte com um Kanban virtual como o Jira.

Para gestão do conhecimento, use o Google Sites, o Confluence ou o Notion.

Para gravação de vídeos curtos, em vez de áudios de WhatsApp, use o Loom.

Ao longo das próximas semanas, vamos atualizar diariamente o Benchmark Endeavor Covid-19 um data room inédito com planos de ação das empresas apoiadas, orientações sobre o impacto financeiro da crise e outros temas que te ajudam a navegar pela crise.

Estamos todos, ao redor do mundo, em um túnel com pouca luz, sem saber o que nos espera logo à frente, com a repercussão econômica do vírus. Precisamos, por isso, de coragem para dar um passo depois do outro. Afinal, quanto mais você anda, mais você vê.

Continue caminhando – e conte com a rede da Endeavor ao seu lado.