Planilhar dados ajuda na organização de um negócio, como controle de custeio e formação do preço de venda. Mas nos dias atuais com o nível de tecnologia voltado para gestão de negócios, fica fácil encontrar softwares que lhe ajudem de forma mais eficiente a controlar os custos de seus produtos e serviços e formar preços de vendas.

Mas porque o controle de custos e formação de preços de venda são tão importantes? Muito simples, o que toda a empresa precisa para se auto sustentar é lucro, senão o negócio não tem viabilidade nenhuma. Com base nisto, podemos dizer que o Lucro é o resultado de uma série de escolhas na gestão empresarial, e tanto os números positivos, como os números negativos são resultados de tomadas de decisões dentro da organização. E no campo da gestão financeira é sempre importante analisar constantemente os dados de um negócio para entender a melhor solução para o momento atual da empresa.

Depois de o empresário entender esses conceitos, é importante que ele avalie e controle inicialmente os seus gastos, e nesse ponto entramos na sistemática de controle dos custos, despesas e investimentos. Agora, neste ponto, é necessária muita atenção, pois, é neste controle que muitas empresas perdem dinheiro de forma equivocada. No controle de custos o empresário deve sempre analisar dados como controle de horas trabalhadas no processo produtivo, se os créditos de impostos estão sendo corretamente aproveitados para composição do custo de uma mercadoria adquirida, se as mercadorias em estoque têm giro adequado para cobrir os custos fixos da empresa, entre outras informações.

Na parte dos gastos não inerentes ao processo produtivo, é importante fazer um levantamento dos valores gastos, e se estes valores são realmente necessários a atividade da empresa, se algum material de expediente talvez não seja necessário, ou se algum aluguel de alguma sala possa ser revisto, por exemplo.

Para análise de investimentos feitos, é necessário ter relatórios de resultados da empresa, e ver em quanto tempo o investimento se paga e qual retorno ele dará a empresa e em quanto tempo.

Assim como o controle de gastos, a análise para a formação do preço de venda é algo essencial, pois um preço calculado erroneamente poderá fazer com que a empresa não tenha recursos suficientes para cobrir seus gastos, e com isso não obtenha lucro. Sem a análise do lucro esperado, dos impostos a serem pagos pela venda, e demais gastos como de transportes, fretes, e despesas que serão pagas até o recebimento da receita pelo cliente, entre outros gastos, a empresa poderá gerar um preço de venda que não a ajudará e apenas a prejudicará.

Claro que outras rotinas também precisam ser avaliadas, como manter um controle de estoque eficiente, saber quando comprar mais mercadorias, ou reduzir o volume de compras, bem como analisar como o setor de vendas trabalha, se não estão sendo dados descontos, ou sendo feitos contratos que prejudiquem a lucratividade da empresa, pois, faturamento não é lucro, e bater uma meta de faturamento em um determinado mês não significa necessariamente que a empresa lucrará com as vendas feitas.

Por finalizar não podemos nos esquecer do departamento financeiro, que é um departamento vital nas empresas, nesse departamento é importante analisar como está o controle de vendas e compras em cartões de créditos, juros pagos, e recebidos, e todo o controle de entrada e saída de caixa da empresa.

Foi por conta destes pontos que muitas ferramentas inteligentes surgiram, para proporcionar ao empresário, informações corretas no momento certo. E tanto empresas maiores, como as de pequeno porte podem encontrar ferramentas que ajudam neste tipo de gestão de forma fácil e a um preço acessível.

Pensando em todos estes pontos, a empresa tem de procurar uma ferramenta que lhe ajude a empreender, e surpreender seus clientes. Assim como cada pessoa é diferente, cada empresa também é, não só pela sua área de atuação, mas também pelas suas particularidades internas e pela sua história, então é normal que para uma empresa uma ferramenta funcione melhor que outra, e é normal que a empresa troque de ferramenta algumas vezes até encontrar a que lhe dê melhores resultados, mas o importante é ir atrás e não desistir de manter um controle eficiente para maximizar seus lucros.