"Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. A frase, famosa entre brasileiros, define um sentimento comum. Você, alguma vez, contabilizou a quantidade de horas que gasta em reuniões? Nesse volume de tempo, você também deve incluir o deslocamento, quando ele é externo. Entretanto, não podemos esquecer das infinitas cascatas de e-mails trocados, seja no departamento, interdepartamental ou com algum parceiro. Que porcentagem do dia gastamos respondendo e-mails?

Todos precisamos sentir que estamos realmente produzindo algo. Isso motiva! Reuniões e e-mails infinitos são duas variáveis no trabalho que, frequentemente, ocasionam um ciclo vicioso: é preciso estar dentro daquela sala e depois responder os e-mails. Não sobra tempo para desenvolver aquele projeto pendente.

Não raramente somos os causadores das sensações descritas anteriormente. Então, como podemos tornar uma reunião produtiva? Poderíamos descrever infinitas dicas, mas de modo sucinto, três pontos são obrigatórios:

• Pauta - Prepare a reunião com antecedência e compartilhe os tópicos com os envolvidos, inclusive se existirem documentos de apoio. Mantenha o foco e não tente abordar assuntos adicionais. Coloque-os para o fim, se houver tempo. Caso contrário, avalie se é necessário um próximo encontro;

• Avalie os convidados - Faça a seguinte pergunta: essa pessoa precisa realmente estar envolvida? Se tiver dúvida, compartilhe-a com um parceiro para uma tomada de decisão em conjunto.

• Resultados concretos à conclusão - Crie um documento, post-its com ideias ou uma ata para registrar uma tomada de decisão. Não importa exatamente o que seja.

Neste sentido, nunca agende uma reunião para marcar um encontro. Faça isso por e-mail, telefonema, WhatsApp ou ao fim de uma reunião prévia. Se é apenas a divulgação de algum resultado, será que não poderia apenas ser enviado um e-mail? O caso é diferente, porém, com reuniões de discussão de resultados.

Ainda existe a seguinte situação: a princípio, a impressão é de que seria melhor o encontro físico. Mas quando se avaliam os gastos (financeiros e de tempo) envolvidos, ficamos em dúvida. Um exemplo prático? A apresentação para um grande cliente, que não está localizado na mesma cidade que você, sobre o andamento de um importante projeto (não é o kick-off, tampouco o go live). Vivemos numa era digital. Então, por que não propor uma conferência de vídeo?

Mesmo nessa era em que vivemos, com a utilização massiva do WhatsApp e de ferramentas de comunicação interna, acabamos eliminando uma boa ferramenta para solução do nosso dia a dia: o telefone. Apesar de amarmos responder e-mails para deixar tudo registrado, um telefonema pode substituir uma infinidade deles. Após desligar, podemos facilmente escrever: “Conforme acordamos pelo telefone, ...”. Chamada via WhatsApp também é válida? Sim!

Por fim, essa mesma ferramenta está sendo utilizada para a tomada de decisões importantes. O ideal é que façamos um resumo de toda a conversa e coloquemos em um e-mail para fins de registro. Mantenha o alinhamento nos entendimentos para que, inclusive, mais colaboradores estejam cientes, se assim for necessário.

Há ainda um comentário final para os líderes: não avaliem a produtividade do colaborador pela velocidade pela qual ele responde a um e-mail, mas sim pela agilidade e simplicidade com as quais ele resolve o problema.

Não podemos nos esquecer, também, que a comunicação é uma arte e precisamos continuamente insistir no aprendizado até dominá-la.

Uma reunião que poderia ser um telefonema, ou um e-mail, impacta no custo: qual é o valor-hora de cada um envolvido? Se a reunião for presencial e envolver pessoas externas, qual foi o tempo desperdiçado entre a ida e a volta?

Reuniões são extremamente importantes para discutir os temas mais duros e difíceis, que, normalmente, devido às tarefas diárias, acabam sempre ficando para depois.

A reunião precisa ser presencial? Essa pergunta é de extrema importância quando é necessária uma viagem ou se você está falando de uma metrópole, como São Paulo, Rio de Janeiro ou Belo Horizonte.

Precisa de algum dado bem importante para a reunião? Consiga-o antes ou tenha ciência de que será uma tarefa a ser realizada. Garanta que isso não atrapalhe a fluidez da reunião.

Se você seguir as dicas acima, dificilmente as pessoas ficarão no celular ou respondendo e-mails.

Você, no fundo, não quer discutir ideias, mas apenas demonstrar uma decisão que tomou sobre um ponto? Escolha a opção “e-mail”, se for algo importante e que deve estar devidamente registrado. Caso seja uma decisão menos importante, comunicações pelo WhatsApp ou por algum aplicativo de mensagem instantânea pode ser uma melhor opção.

Quanto tempo você perdeu para fazer o PPT de uma reunião que não deu em nada?

WhatsApp não pode ser utilizado para tomada de decisões importantes, tampouco para o envio de documentações.

Para quem trabalha na mesma empresa, ainda existe a boa e velha opção de se levantar e ir até a mesa para uma rápida troca de ideias.

Mas quais as causas de tantas reuniões? Insegurança, medo, falta de foco, descomprometimento, carência ou má gestão de equipe são alguns exemplos.

Quando chegamos ao escritório ou mesmo nos sentamos à mesa para trabalhar em nossas casas, fazemos a pergunta: o que faço hoje: respondo e-mails, participo daquela reunião/call ou trabalho?

Dicas sobre reuniões produtivas:

1. Pauta! Prepare a reunião! Surgiu um assunto que não estava na pauta? Deixe-o como pendente e discuta ao fim se ainda possuir tempo

2. Não prolongue a reunião, pois a dispersão dos envolvidos será bem provável;

3. Pense em quem você convidará. Tanto os excedentes quanto os faltantes prejudicarão o desempenho. Se ficar em dúvida, compartilhe o pensamento com mais alguém. Isso é válido desde reuniões semanais até grupos de Design Thinking;

4. Updates podem ser feitos por e-mails! Se quiser discutir os resultados ou mesmo o update, envie algum material prévio para que a discussão seja otimizada;

5. Exceções podem ser feitas aos resultados semestrais e anuais;

6. Tenha objetivos claros de resultados a serem atingidos. Possuem tarefas pendentes? Nomine os responsáveis e, se for necessária, uma próxima reunião, agende-a imediatamente;

7. Se a reunião é com algum prospect ou possível parceiro, prepare com antecedência o que você falará. Nenhum cliente ou parceiro é igual ao outro.