Quando se fala em custo de um funcionário para a empresa, é comum achar que o gasto limita-se apenas ao salário que ele recebe todo mês. Se ele ganha R$ 2.000, a companhia desembolsa apenas esse valor, certo? Errado. Para a instituição que contrata o trabalhador, há uma série de benefícios, encargos e obrigações que aumentam esse gasto em até 183%.

O número é o resultado de uma pesquisa da FGV (Fundação Getúlio Vargas) em parceria com a CNI (Confederação Nacional das Indústrias). O estudo mostra que o salário em si corresponde a cerca de 32% do custo do funcionário para a empresa — no caso de um vínculo de 1 ano. O restante é resultado da grande quantidade de impostos e atribuições aplicadas aos empregadores e trabalhadores.

No post de hoje, vamos esclarecer quais são as responsabilidades de uma empresa, mostrar como os gastos impactam o orçamento e a importância de uma gestão responsável de Recursos Humanos. Confira!

Como fazer essa conta

Para fazer a conta de quanto custa um funcionário para uma empresa, é preciso considerar os gastos diretos da contratação, que são aqueles pagos diretamente para o contribuidor — salário e benefícios —, e custos indiretos, que a companhia paga ao governo — encargos sociais exigidos por lei. Os benefícios vão variar de acordo com a categoria profissional.

No exemplo que será dado neste post, o professor Bruno Araújo, do curso de Ciências Contábeis do Ibmec, usou como base um salário de R$ 1.000. “Esse profissional poderia ser um auxiliar de serviços gerais ou trabalhar com jardinagem, por exemplo”.

Vale-transporte e auxílio-alimentação

O primeiro gasto da companhia para além do salário está no vale-transporte, que é usado para o funcionário chegar ao local de trabalho. Utilizando o preço médio da passagem nas capitais brasileiras como R$ 4,50 e imaginando que ele precisa de dois transportes diferentes para ir e mais dois para voltar nos 22 dias do mês, soma-se ao salário um total de R$ 391,60.

O funcionário arca com 6% da remuneração, ou seja, R$ 60 são descontados na folha de pagamento. Os outros R$ 331,60 quem paga é a empresa. Quanto menor o salário, mais pesado é esse custo com transporte. Se o colaborador ganhasse o dobro, o gasto seria mais ou menos o mesmo. Representativamente, ele é maior para os trabalhadores de rendimento menor.

Para algumas categorias, o auxílio-alimentação é determinado pelo sindicato em convenção coletiva. No exemplo que usamos, o ticket diário é de R$ 16,44. Multiplicado por 22 dias, o valor chega a R$ 361,68. O trabalhador paga por 20% desse valor, restando para a empresa o total de R$ 289,34.

A companhia também deve arcar com outras obrigações decorrentes de convenções coletivas, como plano de saúde, seguro de vida, contribuição ao programa de qualificação. Ao todo, esses acordos custam cerca de R$ 65.

Encargos sociais

Quando a empresa contrata um funcionário, ela deve pagar 37% do valor do salário líquido com os chamados encargos sociais: 29% correspondem à contribuição ao INSS. Para um salário de R$ 1.000, isso significa R$ 290. Outros 8% são destinados ao FGTS. Ou seja, R$ 80 somados ao rendimento que usamos como base.

Também é necessário pensar em gastos periódicos, mas que não acontecem todo mês: os principais deles são os pagamentos de férias e 13º salário. Na prática, é como se você tivesse que arcar com 8,33% mensalmente para chegar a 100% no final de 12 meses. O pagamento do 13º salário acrescenta mais R$ 83,30. Já as férias correspondem ao mesmo valor, com o adicional de 1/3, ou seja, mais R$ 110,10.

Outros custos

Supondo que a empresa custeie os uniformes dos funcionários, podemos acrescentar cerca de R$ 80 para cada trabalhador. Outras estimativas devem ser levadas em conta, como afastamento por licença-maternidade ou licença-paternidade, que correspondem a 1% — ou a ausência por doença ou acidente de trabalho, que também soma 1% no custo. Também deve ser acrescido 3,5% de encargos em cima dessas cobranças.

A companhia deve estar preparada para lidar com imprevistos e contar com esses custos antecipadamente. Afinal, é melhor se prevenir de qualquer adversidade.

Custo final de um funcionário

Somando todos os benefícios obrigatórios e encargos sociais, o custo de um funcionário que recebe um salário de R$ 1.000 é de R$ 2.514 para a empresa.

É importante ressaltar que esse número não é proporcional: mesmo que o salário dobre, alguns gastos, como vale-transporte e auxílio-alimentação, continuam os mesmos. Fazendo esse mesmo cálculo com um rendimento de R$ 2.000, o custo para a organização chega a R$ 4.205.

Para micro e pequenas empresas, o resultado final também é diferente. Caso a companhia opte pela sistemática do Simples Nacional, ela poderia ser isenta da contribuição ao INSS, fazendo o valor final chegar a R$ 2150, tendo como base um salário de R$ 1.000.

A conta, é claro, só funciona caso em que tudo dá certo: se acontecer um acidente ou se o funcionário for demitido, há outros encargos — despesas com demissão, treinamento de um novo colaborador e mais gastos que são difíceis de mensurar.

Legislação trabalhista

O Brasil conta com uma legislação trabalhista complexa. “Infelizmente, ainda temos cenários de trabalhadores desprotegidos em algumas categorias e situações. Por isso, é necessário que existam leis que protejam esses funcionários”, explica o professor Bruno Araújo.

Por outro lado, fica claro que o custo alto é um dificultador para o empresariado pensar em investir em pessoal e contratar mais gente, já que os encargos são grandes e o gasto com mão de obra é muito alto.

Importância do orçamento de RH

Agora que você conferiu todos os custos que um colaborador pode ter para a empresa, é possível entender a importância de possuir uma estrutura de orçamento dentro de um Departamento Pessoal e de Recursos Humanos.

Um orçamento bem executado e organizado facilita o acompanhamento e a comparação do que é feito com o que foi planejado. O objetivo do RH é garantir que essa estimativa não seja estourada e que a forma como o dinheiro será gasto durante o ano seja melhor controlada.

Essa prática de planejar e estruturar o orçamento é fundamental para a projeção de custos, gastos e investimentos que a companhia terá com seus colaboradores, evitando imprevistos e despesas que ultrapassem o esperado.