Diversas empresas possuem funcionários que realizam viagens a trabalho ou necessitam deslocar-se com frequência. Nesses casos, a empresa deve arcar com todas as despesas geradas pelo funcionário. Por isso, é preciso estabelecer políticas de reembolso para organizar esses procedimentos, assim como delimitar e monitorar os gastos de forma eficiente.

De acordo com Bruno Pain, diretor do VExpenses, aplicativo de gestão de despesas corporativas, quanto mais bem definidas, mais as políticas trazem benefícios para empresas e colaboradores.

"Do lado dos funcionários, dão garantia de que receberão a quantia gasta, além de saber quando será feito o reembolso. Já para empresas, funciona como um instrumento de controle dos gastos, que auxilia na redução de custos da organização de forma geral", explica Pain.

Abaixo você confere os sete passos principais para elaborar e aplicar uma política de reembolso eficaz para a sua empresa, segundo Bruno Pain:

Entenda a realidade da empresa

O tamanho da organização, assim como o número de pessoas que viajam a trabalho, seus cargos e a frequência que realizam essas viagens são alguns dos pontos que influenciam o desenvolvimento das políticas.

Entenda a lei

É preciso estudar as leis aplicáveis com atenção e entender suas implicações, já que deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em problemas jurídicos. Transporte e deslocamento, hospedagem, refeições, locação de carros, combustível, pedágios e gastos com estacionamentos, por exemplo, são alguns dos principais gastos que devem ser reembolsados.

Crie limites para cada tipo de despesa

Determine quais serão as despesas reembolsáveis, além de qual será o limite de gastos a ser restituído. Estabelecer se todos os funcionários da organização terão o mesmo limite de gastos também é importante.

Monte um processo estruturado de prestação de contas

Outra parte essencial da política de reembolso é a definição do fluxo de prestação de contas e de ressarcimento. O período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento, por exemplo, são alguns dos itens necessários nesse fluxo.

Explique aos colaboradores a importância da nova política

Não adianta criar uma política completa se os funcionários não sabem o que ela significa ou, até mesmo, que ela existe. Por isso, comunicá-la de forma ampla, reforçá-la, mostrar seus benefícios e tirar as principais dúvidas que surgirem sobre os processos são as principais dicas para que os colaboradores da empresa cumpram as políticas.

Crie mecanismos de controle automatizados

Para ser reembolsado, o funcionário tem que apresentar as notas fiscais e recibos que comprovem os gastos, além de inserir os principais dados de cada despesa em relatórios. Esse processo geralmente é bastante burocrático e manual, e tanto empresa como funcionário ficam expostos a erros humanos em toda a duração do processo. No entanto, já existem soluções que automatizam essas atividades, garantindo a otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes. É o caso do VExpenses.

Utilize a tecnologia a seu favor

Ao investir em soluções tecnológicas, as empresas podem economizar tempo – segundo projeções, é possível reduzir em até 88% o tempo gasto com o processo de reembolso. Essa economia permite que a empresa invista em análises mais relevantes para a companhia, como gastos por região do país, por área da empresa ou por projetos e, assim, encontrem novas formas de economia e possíveis gargalos para serem investigados com mais detalhes.