Se você trabalha na área financeira, na controladoria ou, ainda, na contabilidade, falar sobre gestão orçamentária não é nenhuma novidade, pelo menos não deveria. Esse período do ano, inclusive, deve estar sendo um dos mais complicados já que precisa correr atrás das metas e, ainda, planejar o ano que vem. Mas iniciar o planejamento orçamentário agora, é quase como fazer gol no final do segundo tempo.

Então, para que você não deixe de realizar o orçamento, mesmo com o prazo apertado, listo cinco dicas e um bônus para te ajudar a montar seu planejamento orçamentário e garantir diversos gols nessa jogada.

#01: Faça um bom planejamento

Todo e qualquer planejamento estratégico precisa se basear na Missão, Visão e Valores da organização. Considerando esses pontos, é hora de desdobrar a Visão em Objetivos Estratégicos, subdividir esses objetivos em metas (Objetivos Táticos) e criar planos de ação (Objetivos Operacionais). Feito isso da forma mais detalhada possível, é hora de transformar o planejamento em números e partir para o orçamento empresarial.

No orçamento de uma empresa as metas de faturamento vão se tornar Projeções de Vendas, as metas de capacitação dos funcionários vão refletir nas Projeções de Despesas Operacionais, a implantação do sistema de rastreamento se tornará um Investimento Operacional, a melhoria dos processos produtivos terão impacto direto sobre a Projeção de Custos Produtivos e assim por diante.

#02: O passado pode valer ouro

O ditado que diz que quem vive de passado é museu, pode até ter um fundo de verdade, mas quem souber olhar para o que já passou com certeza vai conseguir tirar muitas vantagens. Isso não vale só na vida não, vale nos negócios também. Os dados históricos são importantíssimos para a criação do orçamento empresarial. Nessa base histórica é importante recuperar informações de Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores para embasar as projeções do ano seguinte. Os dados históricos são uma excelente maneira de encontrar padrões de consumo por exemplo, e identificar períodos de sazonalidades

Mas se você está iniciando o planejamento orçamentário e não tem esse histórico, não se preocupe. Também dá para fazer! Para isso, você pode utilizar a metodologia OBZ (Orçamento Base Zero). Essa estratégia é utilizada pelas empresas na elaboração do planejamento orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada.

A metodologia OBZ sugere que sejam analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional. Só a partir daí são estabelecidas as bases orçamentárias.

Outra opção é conversar com empresas que já executaram a estratégia, pois olhar só para o retrovisor (dados históricos) não é o suficiente para enxergar tudo (principalmente quando é a primeira vez que você está realizando o projeto), é necessário olhar pelo caminho que as outras empresas já passaram.

#03: Não esqueça do óbvio

Não há regras na hora de definir o que você precisa colocar no orçamento, até porque cada empresa tem necessidades diferentes. Entretanto, de maneira geral, um bom orçamento é composto por:

Planejamento de Vendas
Projeção de Deduções de Vendas
Orçamento de Custos de Produção
Orçamento de Gastos com Pessoal
Orçamento de Despesas Operacionais
Orçamento de Investimentos

O importante é você compreender bem o modelo de negócios da empresa e definir em qual dos itens deve colocar mais esforço. Por exemplo, se sua empresa possui muitos funcionários e os gastos com salários e benefícios representam o maior percentual das despesas, é ai que deverá focar para aproveitar oportunidades.

Tudo isso para gerar três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:

DRE Projetado
Projeção de Fluxo de Caixa
Projeção de Balanço Patrimonial

Independente do tamanho e modelo da empresa, esses relatórios são essenciais. De certa forma, as informações de cada um se complementam já que a Projeção de DRE mostra o quanto de lucro sua empresa vai gerar; a Projeção de Fluxo de Caixa o quanto a empresa vai ter de dinheiro em caixa e a Projeção de Balanço Patrimonial nos diz o quanto a empresa irá acumular de riqueza no período projetado, expandindo ou não seu patrimônio.

Com tudo feito e relatórios finalizados, também é possível extrair alguns dos Indicadores de Desempenho Fundamentais (projetados) que vão ajudar a entender de forma bem objetiva se os planos traçados para a empresa fazem sentido ou não.

#04: Pense nos cenários

Lembre-se que para um mesmo planejamento é possível traçar diversos cenários e, na verdade, é importante que eles existam. Em geral, a primeira versão do documento apresenta um Cenário Inicial para análise da diretoria da empresa.

Como nem sempre a primeira versão do orçamento é aprovada e muitas vezes são solicitados ajustes, é preciso rever o plano inicial, por isso as Revisões Orçamentárias, que dá origem ao Cenário Revisado. Esse processo pode se repetir algumas vezes até que as projeções fiquem de acordo com as expectativas dos diretores ou conselho, gerando finalmente um Cenário Aprovado ou Cenário Homologado.

Mesmo que na melhor das hipóteses a primeira versão do orçamento já tenha ficado satisfatória, é recomendado que a empresa crie algumas variações e faça simulações de diferentes cenários alternativos, prevendo situações possíveis e prováveis, como contratação ou demissão de pessoal e realização de Investimentos de expansão, por exemplo. O mais comum é que as empresas elaborem no mínimo três cenários: Realista, Pessimista e Otimista. Além de poder se antecipar a situações que podem causar prejuízos e minimizar riscos, também é possível identificar oportunidades.

#05: Não pare

Tão importante quanto planejar é acompanhar o que foi traçado. Nessa fase de gerenciamento, três instrumentos são extremamente necessários: os Relatórios Gerenciais, as Análises Gráficas e os Indicadores de Desempenho. Analisar os dados desses relatórios poderão influenciar na hora de tomar decisões, baseadas em dados e fatos e não em opiniões ou percepções pessoais.

Dica Bônus

Tudo isso por parecer difícil e complexo, principalmente para quem ainda usa planilhas. Por isso, a dica mais preciosa que te damos é se cercar das ferramentas certas, como o uso de um software de gestão orçamentária. Quanto mais automatizado for o processo, mais tempo terá para se dedicar ao que realmente importa: decisões estratégicas e não precisará se preocupar tanto com tarefas mais burocráticas e que roubam tempo.

Agora que está munido de informações e dicas, é hora de partir para a prática. Boa sorte e conte com a gente!

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