Comandar equipes que trabalham diariamente no mesmo espaço físico, com contato direto e pessoal, é um desafio muito grande. Mesmo que você acompanhe de perto todas as etapas do trabalho, algumas situações vão sair do controle, pois é inevitável que surjam imprevistos ao longo da jornada de um líder.

No caso de quem é responsável pela coordenação de uma equipe de campo, estas situações que fogem do planejado são ainda mais comuns, pois os funcionários nem sempre estarão ao seu alcance. Na verdade, o ideal é justamente o contrário, ou seja, que eles estejam justamente em campo na maior parte do tempo. Além disso, nem sempre é possível fazer a comunicação de maneira direta, o que dá margem para desentendimentos e possíveis erros.

Nos últimos anos, a tecnologia avançou bastante e se tornou uma aliada indispensável. Apesar disso, por mais que o líder queira, não é possível acompanhar todas as etapas de uma venda e saber, de forma precisa, se o seu time está oferecendo os melhores produtos e proporcionando uma boa experiência para o cliente.

Algumas práticas, no entanto, são capazes de ajudar a tornar a gestão de equipes uma tarefa mais simples, eliminar parte dessas dúvidas e, consequentemente, atingir resultados melhores. Confira uma lista com sete dicas que vão aprimorar o jeito como você gerencia seu time:

1) Faça um bom planejamento

Uma das questões mais importantes para quem deseja comandar uma equipe é ter um bom -planejamento. Antes de cobrar resultados dos colaboradores, é necessário determinar metas. Invista nessa etapa e defina os objetivos de seu time, tanto a curto quanto a longo prazo.

Conheça sua demanda e elabore as tarefas que vão ser executadas diariamente, evitando sobrecarga ou períodos ociosos. Hoje é possível contar com aplicativos e ferramentas que te ajudam a fazer quase tudo — de organizar as atividades do dia a lembrar de beber água em um determinado intervalo de tempo. Não tenha medo de recorrer a eles.

2) Marque reuniões com frequência

Encaradas como pouco produtivas e muitos casos, as reuniões são temidas por grande parte dos funcionários. Apesar disso, é importante manter a proximidade com seus funcionários. Os encontros para orientar e alinhar o que deve ser feito e o que é prioridade contribuem para um rendimento melhor.

Manter contato pessoal com os colaboradores é de grande importância para o desenvolvimento do trabalho. Ela precisa saber que não é gerida apenas por metas — KPI (Key Performance Indicator, ou Indicadores-Chave de Desempenho) e tempo médio de entrega. A periodicidade vai depender da disponibilidade de todos. Encontros diários são inviáveis por causa da rotina pesada? Tente reuniões semanais, ou até mesmo quinzenais.

3) Valorize a gestão por exceção

É impossível saber o que cada um dos seus funcionários está fazendo o tempo todo. Portanto, ao invés, de se preocupar com todos eles, foque nos que são exceções, tanto para o bem quanto para o mal.

Caso um vendedor tenha dificuldades para atingir as metas, por exemplo, procure saber o que está acontecendo especificamente com ele e o que deve ser feito para melhorar o desempenho. Ao mesmo tempo, procure saber o que aquele funcionário ideal, que sempre consegue alcançar os objetivos primeiro, faz de diferente. O que está dando errado deve ser corrigido e o que está dando certo pode ser repassado como conhecimento para o time.

4) Aplique a melhoria contínua

De nada adianta corrigir um erro para cometê-lo novamente pouco tempo depois. Resolver um problema é importante, mas garantir que ele não vai voltar a acontecer é fundamental. Por isso, estude o que deu errado e aprenda com o que melhorou.

Melhorar a gestão de equipes deve ser uma ação contínua, que gere benefícios para todos, assim evitando perda de tempo e recursos com a correção do mesmo problema por diversas vezes.

5) Analise o desempenho

Os indicadores de desempenho estão disponíveis e devem ser usados. Mas é importante prestar atenção na forma como isso é feito e aplicado para melhorar o trabalho do funcionário, evitando uma poluição de indicadores.

Na prática, priorize os procedimentos mais importantes e selecione quais são dignos de alerta. Se o objetivo é aumentar o número de visitas de um técnico de manutenção naquele dia, avise-o apenas caso esse número esteja abaixo do que foi estabelecido como meta. Quando mais de um indicador está abaixo do ideal, é função da empresa e do gestor apontar no que é importante focar.

6) Mostre formas de otimizar

As ferramentas de otimização são fundamentais para o trabalho do gestor. Pense nelas como um “caminho das pedras”. Elas vão te dar todos os dados necessários para trabalhar o que precisa ser melhorado.

A análise dos números, porém, pode ser feita por praticamente qualquer pessoa. Aqui, o toque pessoal é o que vai falar mais alto. Cada vendedor, promotor ou técnico tem sua particularidade, por isso é importante que cada um seja tratado de forma específica. Ajude seu funcionário a enxergar, de maneira clara, como os objetivos podem ser atingidos com dicas e exemplos práticos.

7) Use a tecnologia

Não tenha medo de usar a tecnologia ao seu favor. Bots que enviam mensagens automáticas; algoritmos que ajudam a calcular o potencial de consumo de uma região específica; consulta a comentários e reclamações publicadas em redes sociais e gamification são ferramentas que podem ajudar. A tecnologia deve ser vista como aliada na gestão de equipes.

Existem softwares que são capazes de indicar o quanto uma loja vai crescer e isso, consequentemente, pode indicar o tanto que a sua venda pode aumentar. Portanto, aproveite e mantenha o foco nos dados do futuro para conseguir avançar, não nos do passado. Se um jogo pode tornar a busca por resultados uma atividade mais agradável e servir de incentivo para o funcionário, invista nesse formato.

A questão mais importante é se lembrar que essas tecnologias funcionam como uma forma de facilitar o seu trabalho e não de substituí-lo. Referências, conhecimento pessoal e relacionamento com a equipe são únicos e não vão deixar de ser reconhecidos. A soma do avanço tecnolócio ao toque individual do gestor resulta em uma gestão de equipes de campo ideal. Para alcançar esse nível, é fundamental saber onde termina o limite da tecnologia e onde começa o trabalho do profissional.