Nós notamos: o artigo sobre como calcular 13º salário foi dos mais acessados do Portal Endeavor neste e no mês passado. Não é surpresa que, conforme vá chegando o final de ano, o empreendedor fique angustiado diante da significativa despesa que o benefício representa para o caixa da empresa,

Para este ano não há muito mais o que ser feito, mas é bom já começar a pensar em 2017. O que fazer para evitar essas angústias? Como calcular? Como contornar as dificuldades que surgem na última hora, relativas ao pagamento? E, mais importante: como se planejar para que, nos próximos anos, essas dificuldades não se repitam?

Para responder a essas perguntas, recebemos os especialistas Carlos Antonaglia e Carlos Martins, sócios da área de People Advisory Services da EY, para uma conversa.

Como funciona o 13º?

Comecemos pelo básico: o 13º salário, ou “gratificação de Natal”, foi instituído no país pela Lei 4.090, de 13 de julho de 1962. O dispositivo garante que o trabalhador receba o correspondente a 1/12 (um doze avos) da remuneração por mês trabalhado.

Ou seja, é o pagamento de um salário extra ao trabalhador no final de cada ano (caso ele tenha trabalhado o ano todo na empresa).

Esse pagamento pode ser feito em duas parcelas, que não são repartidas igualmente. A primeira delas, chamada de adiantamento, corresponde à metade da remuneração do mês anterior ao mês de recebimento, e não sofre descontos.

Por exemplo: se um funcionário pediu o adiantamento em agosto, a primeira parcela de 13º paga foi equivalente à metade do salário de julho.

A segunda parcela equivale ao salário bruto do mês de dezembro, com os descontos do adiantamento da primeira parcela, o INSS e o Imposto de Renda (IR). Assim, se o seu funcionário foi contratado no meio do ano, o benefício é menor.

Como calcular?

É simples: primeiro, divida o salário bruto por 12. Então, multiplique o resultado pelo número de meses em que o colaborador trabalhou até outubro — o cálculo é sempre feito até este mês porque a primeira parcela é paga em novembro, e o empregado que começou a trabalhar em novembro não recebe o benefício.

A primeira parcela será equivalente à metade do valor encontrado, sem descontos. Para chegar à segunda parcela, divida novamente o salário bruto por 12 e multiplique o resultado pelo número meses trabalhados. Em seguida, basta subtrair do resultado o adiantamento e os e descontos do INSS e do IR.

Como diminuir o impacto no fim de ano?

Primeiro, é preciso dimensionar o tamanho desse impacto para o seu caixa. Carlos Antonaglia afirma que, em termos de custos, o 13º implica mais um salário líquido para o funcionário. “Quando o empreendedor se pergunta ‘qual será o meu desembolso?’, ele pode considerar um mês a mais na folha líquida de pagamento”.

Uma forma de atenuar o baque é realizar o provisionamento mensal dos recursos. “Você faz o cálculo de um doze avos do salário líquido, e vai depositando esse valor em uma conta aberta somente para isso”, recomenda Carlos Martins. Ele reitera que é fundamental que o empreendedor “não mexa” nessa conta, “para que não tenha surpresas no final de ano”.

Uma dica é a de aproveitar os “momentos de pico” para realizar esse provisionamento:

“É NORMAL QUE, SEJA PELA SAZONALIDADE, SEJA POR QUALQUER OUTRO MOTIVO, UMA EMPRESA TENHA UM, DOIS, TRÊS PERÍODOS DO ANO EM QUE VENDA MAIS. ENTÃO, NO MOMENTO EM QUE O LUCRO É MAIOR, O IDEAL É QUE O GESTOR JÁ SEPARE UMA PARTE PENSANDO NO 13º”, RECOMENDA MARTINS.

Já Carlos Antonaglia afirma que outra possibilidade é “propor que o pagamento da primeira parcela ocorra quando o funcionário sai de férias”, em qualquer momento do ano. O recurso é previsto por lei e pode atenuar o efeito em dezembro. “É uma prerrogativa. E, apesar de você usar o caixa de forma antecipada, você não terá um custo muito alto no fim do ano”.

Mas não provisionei. E agora?

Pois é, todo esse planejamento seria o ideal — e deve ficar como aprendizado para o futuro. Mas 2016 está terminando, e, se você não conseguiu provisionar e está enfrentando problemas com o pagamento do 13º, saiba que não está sozinho. Há muitos empreendedores na mesma situação.

Carlos Martins divide a questão em dois lados: o operacional e o legal. No operacional, entra a necessidade de um financiamento.

“SE VOCÊ PRECISA PAGAR O 13º E NÃO TEM DINHEIRO EM CAIXA, EXISTEM DUAS SAÍDAS SIMPLES DE RESOLVER ISSO: OU VOCÊ PARTE PARA UM AUTOFINANCIAMENTO E COLOCA DINHEIRO DO SEU PRÓPRIO BOLSO NA EMPRESA, OU VOCÊ PEGA EMPRÉSTIMOS DE TERCEIROS. PENSANDO NO LADO OPERACIONAL, SÃO AS DUAS FORMAS MAIS COMUNS UTILIZADAS PELAS EMPRESAS”.

Agora, se não houver nenhuma dessas possibilidades, entra-se no aspecto legal. “Existem algumas multas administrativas previstas, que podem transformar o acerto dos compromissos em uma perigosa bola de neve”.

O estrago maior é o da desmotivação

Isso dentro de uma esfera prática, tangível. Porque, para além do aspecto legal, Antonaglia lembra que o não pagamento pode causar grandes estragos na gestão de pessoas.

“O IMPACTO PARA O COLABORADOR QUE ESPERA ESSE PAGAMENTO NO FINAL DE ANO É SIGNIFICATIVO. CERTAMENTE VAI TRAZER UMA DESMOTIVAÇÃO QUE, PARA QUALQUER EMPRESA, É PÉSSIMO”, CONTA O GESTOR. CARLOS MARTINS CONCORDA: “OS EFEITOS DISSO NO ENGAJAMENTO E NA MOTIVAÇÃO DAS PESSOAS SÃO MAIS IMPORTANTES QUE AS MULTAS ADMINISTRATIVAS”.

Aproximar estratégia e custo trabalhista

Para concluir, os dois especialistas enfatizam a importância de planejar e provisionar. Não apenas para esse benefício, mas para todo o planejamento financeiro.

Antonaglia dá o exemplo: “Peguemos um empreendedor que venda chocolates — ele sabe que abril e dezembro serão os meses mais movimentados, de pico. Então, ele tem que se preparar para os custos trabalhistas, como hora extra, jornada de trabalho e todos os encargos. Então, quanto mais próximo ele trouxer a estratégia do negócio aos custos trabalhistas — ou seja, quanto mais ele entender qual é o negócio e quais são os impactos trabalhistas da operação –, melhor será o planejamento financeiro.

Carlos Martins complementa: “É comum, também, você amarrar as férias, porque há o Natal, o Ano-novo e as férias escolares. Então, o desembolso costuma ser até maior do que só com o 13º, porque ocorre o pagamento dessas férias”. Ou seja, aquele provisionamento se torna ainda mais importante à medida que o impacto pode ser maior.

Então, o grande aprendizado para o futuro é esse: planejamento com a previsão de reservas. E, para apagar o incêndio desse ano, autofinanciamento ou empréstimos de terceiros, para que sua empresa não enfrente sanções legais ou a desmotivação do time.