"O tempo não me alcança" ou "não avanço com as pendências" são frases que se repetem no mundo profissional, convertendo-se em um importante elemento gerador de estresse e angústia entre os trabalhadores.

Otimizar o uso do tempo no trabalho diário é possível, afirmam os especialistas. Mas, para isso, é necessário aprender algumas ferramentas ou técnicas para administrar melhor as tarefas no trabalho profissional.

Entre elas, se sobressaem o planejamento das tarefas atribuídas, a habilidade de controlar interrupções, priorizar o urgente, aprender a delegar e também a dizer "não", algo que para muitas pessoas é difícil devido ao medo de serem interpretadas como pouco comprometidas com o que fazem.

"As pressões diárias, assim como a falta de definição de funções e tarefas, são grandes ladrões de tempo", comenta Marcela del Barrio, diretora de Gestão de Pessoas da Sodexo, que também adverte que muitos trabalhadores se envolvem inconscientemente em práticas que vão contra seu bom uso de tempo dedicado ao trabalho. Esse é o caso de não planejar as atividades do dia ou semana, buscar a perfeição, trabalhar demais, perder de vista os objetivos e confundir o importante com o urgente.

Este último ponto, em específico, é um dos principais fatores que "enreda" o tempo no escritório. Daí a importância de aprender a identificar o urgente como as tarefas e atividades que exigem atenção imediata e o importante como os trabalhos que dão sentido a existência ao longo prazo das organizações.

"Fixar metas específicas e realistas para cada dia é um bom ponto de partida para organizar melhor o tempo", aconselha a executiva, que recomenda reservar diariamente 5 a 10 minutos do dia para planejar e categorizar as atividades.

Outras dicas para se levar em conta para gerir adequadamente a economia do tempo profissional são:

• Concentrar-se nos assuntos importantes e permanecer concentrado no que está fazendo.
• Fixar datas-limite para alcançar suas metas e deixá-las por escrito, de maneira que possa revisá-las periodicamente. Assim se mantém a orientação e não se desperdiça tempo e/ou energia em coisas secundárias.
• Antecipar o tempo que vai necessitar para terminar uma tarefa. Não esqueça que habitualmente isso demora mais do que se pensa originalmente.
• Evitar as distrações. Apesar de parecer simples, nem sempre é, já que ceder a demandas que tomam tempo, como sair para comprar ou assistir a uma reunião inesperada, é uma tentação constante que envolve nossa popularidade e aceitação diante aos colegas de trabalho.
• Agrupar tarefas similares para não perder a concentração.
• Preparar as reuniões. Esta simples ação ajudará a encurtar o tempo necessário para alocar tarefas, revisar progresso e traçar objetivos.