Em 2003, Manuella Bossa fundou a TRUSS Cosmetics, uma empresa especializada em cosméticos capilares. Doze anos depois, a empreendedora formada em moda transformou seu negócio em uma das maiores marcas de cosméticos para cabelo do país. Depois de fechar 2014 com um faturamento de R$ 60 milhões, a empresa acaba de abrir sua primeira filial em Miami, nos Estados Unidos.

“A vontade de trabalhar com os nossos produtos fora do Brasil existia há uns nove anos. Mas não tínhamos experiência para isso. Foram quatro anos de pesquisa e muito trabalho para descobrir se o público norte-americano iria aderir aos nossos produtos”, afirma. Não estar próxima da sede da empresa não era uma das preocupações.

Nos últimos dois anos, Manoella, que vivia em São Paulo, ia uma vez por semana para São José do Rio Preto, a quase 500 quilômetros da capital, onde fica a sede da companhia. “Descobri que quanto mais eu ficava lá, menos eu trabalhava. Então criei uma rotina diferente, utilizando a tecnologia para me ajudar.” Para se sentir próxima dos colegas, ela usa principalmente o aplicativo de mensagens WhatsApp. “Tenho um grupo para cada setor e projeto. Meu celular é uma loucura”, afirma. Além disso, Manoella também realiza reuniões pelo site Webinar e Google Hangouts.

Com o novo esquema, ela afirma que a escolha de se mudar para os Estados Unidos não foi difícil. “Percebi que todos estavam acostumados com o meu trabalho a distância”, diz.

Para a CEO, essas ferramentas se tornaram fundamentais para manter a produtividade da empresa. Outra técnica utilizada pela executiva foi aumentar o número de gerentes. “Assim a equipe não fica sem representantes e consigo dividir mais as tarefas.”

Agora, a empreendedora quer levar a rotina para os funcionários de Miami. “Percebi que o ritmo nos Estados Unidos é outro e ainda estou me acostumando”, diz.

Olhar do especialista

Para Júlio Tadeu Alencar, consultor do Sebrae-SP, tocar uma empresa a distância não é um procedimento simples. Pelo contrário, o especialista indica que micro e pequenos empresários pensem muito antes de iniciar um processo deste tipo.

“Nunca vai ser a mesma coisa se o dono não está cuidando do seu próprio negócio”, afirma Alencar. A escolha de deixar o país para tocar uma empresa, por exemplo, deve ser tomada com cuidado. “Quem vai tomar conta dela não vai mais ser o dono. Serão os funcionários. No caso dos negócios menores, isso pode ser ruim.”

Segundo o consultor, essa atitude pode abrir precedentes para que informações sejam ocultadas do empreendedor. “As pessoas podem começar a tomar decisões erradas ou que o dono da empresa simplesmente não tomaria. É perigoso porque os funcionários podem ficar com a impressão de que você está de férias”, diz.

Mas o especialista também entende que, se a empresa atingir um nível operacional avançado, a medida poderá acontecer sem grandes problemas. Para ilustrar, Alencar compara o dono de uma empresa bem sucedida a um maestro. “Ele não toca uma música, mas tem o controle de tudo.”

Com exclusividade para a Pequenas Empresas & Grandes Negócios, o consultor do Sebrae-SP listou 5 dicas para quem quer tocar um negócio a distância.

1. Equipe de confiança

Para Alencar, uma empresa só vai ganhar dinheiro quando os funcionários realmente trabalharem por ela. “Dinheiro só se ganha quando é bem administrada”, diz. Por isso, investir em pessoas de confiança pode ajudar o empreendedor a tocar um negócio de longe.

2. Tecnologias

Planilhas conjuntas no Google, reuniões por Skype e troca de mensagens por WhatsApp são essenciais para diminuir a distância. Por isso, Alencar indica que o empreendedor que deseja cuidar da sua empresa fora do país, por exemplo, fique atento às novidades.

3. Faça as perguntas certas

Antes de tocar o negócio a distância, Alencar sugere que o empreendedor tente descobrir por qual razão ele vai “deixar” a empresa. “É um curso fora do país? É uma mudança oficial? Por que continuar com a empresa? Ele precisa pensar em tudo isso antes de sair”, diz.

4. Tire a mão da massa

Se o empreendedor ainda coloca a mão na massa diariamente, o consultor do Sebrae- SP não recomenda a mudança. “É difícil cuidar das operações a distância se o dono da empresa ainda faz parte delas”.

5. Saiba o momento certo

Para que este processo não seja feito de maneira inadequada, Alencar afirma que os empreendedores devem escolher o momento correto. Uma empresa consolidada dificilmente vai sofrer com a distância. “A comunicação fica mais fácil quando há hierarquia definida. A informação segue um fluxo funcional e isso é bom para a empresa”, diz.