Ao dar a partida em um pequeno negócios, muitos empreendedores fazem todo o planejamento e a gestão por meio de tabelas de Excel. No início, essa ferramenta ajuda a monitorar o volume de estoque e controlar o fluxo do caixa.

Mas quando as vendas começam a aumentar, manter todas as informações atualizadas e organizadas pode ser uma tarefa complicada. 

É neste momento que começam a se perder no controle da empresa e, sem os números necessários, torna-se inviável realizar um bom planejamento.

Isso pode ser fatal. De acordo com uma pesquisa elaborada pelo Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) São Paulo em 2014, a gestão precária da empresa nos primeiros anos é uma das principais causas da mortalidade de novos negócios.   
Em épocas de crise, os cuidados precisam ser redobrados porque empresas de pequeno porte estão mais suscetíveis às oscilações econômicas. No primeiro semestre de 2015, os pedidos de falência acumularam alta de 9,2% em relação ao mesmo período do ano anterior. Entre as empresas que enceram suas atividade, 85% eram pequenos negócios. 

“A maioria das empresas de pequeno porte ainda emite as notas de forma manual preenchendo uma por uma. Essa tarefa demanda muito tempo do empreendedor ou de seus funcionários e pode gerar custos elevados”, afirma André Bretas, diretor de pequenos negócios da TOTVS, especializada na produção de softwares empresariais. 

Para ajudar os empresários de primeira viagem há disponíveis no mercado diversos softwares de gestão – um sistema que automatiza e organiza os processos internos e ajuda a empresa a se adequar a leis fiscais.

Mas para quem não está muito familiarizado, escolher  um sistema eficaz pode ser uma dor de cabeça. Para evitar aborrecimentos, confira os conselhos de Bretas sobre os softwares de gestão:

O MOMENTO CERTO

O principal critério para adotar um software de gestão é muito simples: a necessidade. Nem todas as empresas precisam obrigatoriamente de um programa de computador.  Para gerir um negócio com poucas operações, uma planilha pode ser suficiente para manter as contas em ordem.

O momento certo é quando a empresa está aumentando seu faturamento ou se o empreendedor percebe que existe um potencial de crescimento nos próximos meses ou anos. “Esse é o melhor momento porque o software permite que o empresário cresça de forma organizada”, afirma Bretas. 

Além de organizar fluxo de caixa e o estoque, os softwares de gestão produzem relatórios e gráficos que ajudam os empreendedores a entender a situação real da empresa e a planejar quais são os próximos dados que podem ser passos.  

COMO ESCOLHER

“Existem dois pontos fundamentais que o dono de um negócio deve levar em consideração ao optar  por um software de gestão: o nicho de atuação e a legislação”, afirma Bretas. 

O primeiro item é verificar se o software foi feito para o setor em que empresa atua. Diferentes negócios têm necessidades variadas, por isso é fundamental escolher um produto que saiba lidar com exigências especificas.

Um restaurante, por exemplo, precisa de ferramentas diferentes daquelas de um centro de estética ou de um e-commerce. 

Outro ponto é verificar se o software está adequado à legislação tributária vigente. “Em alguns casos, quando se muda de um município para outro as leis são diferentes e, por isso, é fundamental ter um software alinhado com essas alternâncias”, diz Bretas. 

Os produtos que estão há mais tempo no mercado costumam ser os mais completos quando o quesito é legislação. 

PRINCIPAIS VANTAGENS

A principal função de um bom software de gestão é manter as finanças da empresa organizadas. O programa deve ser capaz de verificar se as contas são quitadas no prazo, evitando multas e juros, além de permitir administrar os recebimentos.

Outra vantagem é que agilizar as emissões e envios da notas fiscais eletrônicas, de acordo com as exigências legais.

Além disso, deve ser um importante instrumento para otimização do estoque. É fundamental para qualquer negócio saber a quantidade de produtos disponíveis para a venda imediata, a necessidade de reposição e o planejamento para reduzir custos.

A empresa também consegue manter os pedidos em dia com o uso de um software de gestão. Ele ajuda a manter todo o controle de produtos em tempo real e atender corretamente aos clientes, algo fundamental para manter os consumidores satisfeitos.

PREÇO 

Existem à venda softwares de gestão para pequenas empresas a partir de R$ 118 mensais. Mas os custos podem variar bastante. Em alguns casos, o valor pode chegar a RS 4 mil mensais, dependendo das necessidades do negócio. 

“Ao colocar na ponta do lápis é mais barato adquirir um software do que o próprio empresário fazer tudo de forma manual ou contratar um funcionário para fazer esse serviço. É um investimento que se paga”, afirma Bretas. 

Para utilizar o sistema é necessário um treinamento que geralmente é dado pelas empresas que vendem os softwares. “É possível aprender a usar os produtos mais simples em apenas um dia. Já os mais complexos, podem levar até uma semana de treinamento”, diz Bretas.  

Microempreendedores podem também optar por programas gratuitos, como o RXPCont e o MarketUP, que podem ser baixados na internet. São simples de usar e atendem a negócios com número reduzido de operações. Convém ressaltar que possuem ferramentas limitadas em comparação às opções pagas.