Empreender é uma atividade tão vasta que não basta só entender bem o ramo do negócio. Quando se fala no financeiro é preciso ir além da anotação das entradas e saídas de recursos.  É preciso encontrar tempo para controlar, planejar e analisar.

Afinal, erros nessa área não passarão despercebidos numa época em que os custos já subiram e as vendas caíram.

O ideal é que o próprio empreendedor busque qualificação para controlar melhor a saúde financeira da empresa. Há cursos gratuitos no Sebrae-SP (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), modelados para ajudar os empreendedores em diferentes questões.

Dariane Fraga Castanheiro, professora e consultora do Programa de Capacitação da Empresa em Desenvolvimento da Fundação Instituto de Administração (Proced-FIA), recomenda ao empreendedor que quiser se aprofundar no assunto que pesquise também fundações e instituições privadas. Alguns exemplos são o Insper, a FGV e aFipecafi.

“No Proced-FIA oferecemos uma pós-graduação em administração só para dirigentes e sucessores de pequenas empresas. O diferencial é que as aulas ocorrem em dois dias inteiros por mês, feito para quem não tem tempo”, diz.  A instituição também oferece cursos de curta duração.

Veja que atitudes evitar ao fazer a gestão financeira da empresa:

O principal vilão das finanças da empresa é a falta de controles rígidos, que não se limitam apenas ao de entradas e saídas que muitos empreendedores adotam.  É necessário fugir do ato de apenas olhar o saldo da conta bancária da empresa e, se estiver no azul, deixar por isso mesmo.

“Isso significa ter um fluxo de caixa do mês e dos períodos seguintes, um controle de contas a pagar e outro de contas a receber”, diz Mauricio Mezalira, consultor de finanças do Sebrae-SP.

Segundo ele, a anotação simplificada de entradas e saídas falha porque o empreendedor não consegue controlar se recebeu as vendas de fato, se tem cobranças em aberto e quais são os compromissos futuros.

O controle é o primeiro passo para ter uma gestão financeira eficiente. Além disso, é preciso criar uma rotina de registro de novas informações e de planejamento financeiro.

Para a pequena empresa, o uso de planilhas financeiras ou mesmo softwares de gestão é uma regra neste ano.

O controle leva ao planejamento financeiro, que é olhar para os anos seguintes. Segundo Dariane, do Proced-FIA, esse planejamento deve ser feito mesmo antes de abrir uma empresa.

Ao não separar as contas da empresa e da família, o empreendedor não consegue ter uma visão clara da situação financeira da empresa.

Para sair dessa, precisa determinar um pró-labore mensal e ter disciplina. Isso vai ajudar a controlar o próprio orçamento pessoal, inclusive.

“Ao misturar as contas, acaba desfalcando o capital de giro com despesas pessoais, como com a mensalidade escolar dos filhos”, diz.

O consultor financeiro André Massaro diz que, no fundo, as medidas que devem ser adotadas no controle das finanças pessoais e da empresa são bem parecidas. Na teoria é bem simples: gastar menos do que se recebe, estabelecer um orçamento e controlar os custos.

Para que dê certo, é preciso conhecer a situação financeira pessoal real, colocando tudo no papel, sem deixar tudo na cabeça. Só assim é possível descobrir se os gastos equivalem aos ganhos e se há descontrole.

Uma alegação comum do empreendedor que não controla as finanças pessoais e da empresa é a falta de tempo, o que por si só revela um problema de gestão.

“É um sinal de que as coisas estão erradas na empresa. Quero dizer que quando o empreendedor busca eficiência do jeito errado, nada acontece como ele planejou. Exemplo é quando agenda reuniões em diferentes locais da cidade, com intervalo de uma hora. Se uma atrasa, todo o resto atrasa”, diz Massaro.

O consultor diz que o empresário sem tempo, que nunca consegue parar, na verdade tem problemas. “Ele associa estar ocupado com status e esta é uma visão bem distorcida”, diz.

Ele recomenda que o empreendedor reserve uma hora por dia para pensar estrategicamente e no longo prazo – da empresa, da vida familiar e da saúde – em vez de agir apenas quando precisa “apagar incêndios”.

Quem se preocupa com o curto prazo e não tem nenhum tipo de planejamento tem grande chance de não ter sucesso no futuro.

Mezalira, do Sebrae-SP, diz que o empreendedor tem enorme dificuldade em apurar custos e formar preços. Ele afirma que esse é um dos assuntos mais requeridos no Sebrae-SP.

“Geralmente o empreendedor olha para a concorrência e define o preço sem saber qual é a margem de lucro que terá e nem o impacto das despesas e impostos. Não sabe quanto de fato ganhou em cada produto vendido”, diz o consultor.

Nessa época de recessão, saber formular o preço é uma condicionante, já que a tendência é o consumidor pedir mais descontos. O empreendedor que não sabe fazer isso pode tomar uma decisão equivocada e dar desconto sem saber se isso é um bom negócio. “O impacto pode ser desastroso”, afirma.

A questão é que não se pode cobrar menos do que o necessário para o bem do caixa da empresa – e nem supervalorizar o produto, sob o risco de perder clientes para a concorrência.

“O problema de subir demais o preço em época de recessão é que o consumidor pode não absorver essa alta. Mas isso depende de cada setor, já que as pessoas não deixam de comprar determinados produtos, como remédios. Aumentos exigem estudo, teste e pesquisa”, diz Massaro.

Quem já conseguiu fazer controles, estabelecer corretamente os preços, separar o bolso do caixa e determinar um tempo para cuidar das finanças da empresa precisará saber interpretar os números e indicadores financeiros. E, principalmente, acompanhá-los.

“Quem já passou por todas as etapas precisará observar os números e interpretar, ou seja, ver quanto a empresa gerou de lucro e se ela pode se comprometer com dívidas. Para isso, é preciso olhar para indicadores financeiros, como os custos e as despesas variáveis”, diz Mezalira, do Sebrae-SP.

Estabelecer indicadores, explica, é importante para monitorar o andamento da empresa. Um exemplo disso é determinar um percentual de lucro mensal e acompanhar se ele se realmente vai se concretizar. “Se não ocorrer em três meses seguidos, algo está errado no planejamento ou na situação do mercado. O importante é saber diagnosticar o problema”, diz o consultor.

O acompanhamento permite correções de rota e a planejar a tomada de crédito, bem como negociar com os bancos. “Sem isso, o empreendedor pega empréstimo sem saber se terá recursos para quitar. Com a queda na receita, usará todo o lucro da empresa para pagar as prestações no banco”, diz Mezalira.

Quem faz uma boa gestão pode perceber isso bem antes e procurar o banco com antecedência para alongar o prazo de pagamento da dívida.

Seguir todos os passos para cuidar das finanças ajuda a saber se a empresa está de fato enfrentando um problema de gestão ou de mercado. “A empresa pode ficar eficiente e tem boa gestão financeira, mas se se as pessoas não compram o produto ou serviço, é preciso observar outras áreas”, diz Massaro.

Afinal, o empreendedor pode entender bastante sobre finanças, mas ainda assim ter outros gargalos como a alta rotatividade de funcionários, um mix de produtos mal escolhido, uma propaganda malfeita e atendimento ruim.

“Isso mostra que tudo está interligado e não basta só ficar de olho na planilha ou saber muito sobre matemática financeira. É preciso ter capacidade de gerir e procurar saber mais sobre recursos humanos, negociação com fornecedores, contabilidade e direito”, diz Dariane, do Proced-FIA.