Uma ideia na cabeça e uma boa apresentação na tela. A máxima garante a atenção de uma plateia sedenta por informação de qualidade quando se tem um palestrante em sintonia com o tema trabalhado. Esses são os objetivos esperados quando se pretende fechar um negócio, cativar um público especializado em um evento bem organizado ou até a expectativa de um diretor de multinacional ao apresentar ao conselho consultivo o balanço financeiro da empresa.

É comum no dia a dia das empresas a preparação das apresentações momentos antes de importantes reuniões ou eventos. Somado a isso se tem o agravante de que várias pessoas que são delegadas para criarem estes trabalhos não possuem o mínimo conhecimento em comunicação e design. As apresentações precisam ser percebidas como um importante meio de comunicação e que, quando bem desenvolvida, tornam-se uma fortíssima ferramenta no processo de disseminação da mensagem. É ali que a organização tem a oportunidade de fazer uma comunicação face a face, direta, sem barreiras e sem ruídos. É neste momento que contratos podem ser fechados, ideias podem ser compradas e projetos podem ser aprovados, entre tantas outras oportunidades.

Mas, como uma empresa pode criar diferenciais competitivos utilizando apresentações de alto nível? O primeiro passo para iniciar uma apresentação é conhecer bem o público ao qual se pretende impactar. Buscar um alto grau de conhecimento do receptor da mensagem é fundamental para a construção de um discurso direto e eficaz.

Segundo Nancy Duarte, autora de “A arte e a ciência para criar apresentações que impressionam”, algumas perguntas devem ser feitas antes de iniciar uma apresentação. “Como sua plateia é?”; “Por que ela está aqui?”; “O que lhe tira o sono?” e “Como você pode resolver o problema dela?” são alguns exemplos de perguntas que podem ajudar a traçar diretrizes eficazes para uma apresentação bem-sucedida.

Quando a tarefa é a construção de uma apresentação, é salutar lembrarmos a clássica citação de Leonardo da Vinci: “a simplicidade é a sofisticação visual”. Há várias maneiras de expressar sua criatividade, e projetando e entregando uma apresentação eficaz é uma maneira de fazê-lo. De acordo com Garr Reynolds, autor do best-seller “presentationzen”, a apresentação é uma oportunidade para diferenciar-se, sua organização, ou sua causa. É a sua chance de contar a história de por que seu conteúdo é importante e por que é importante.

Chris Anderson, outro nome de referência no assunto, autor de “How to Give a Killer Presentation”, comenta sobre a importância da fase de criação dos roteiros para as apresentações. Ele cita que “todos os seres humanos estão interessados em ouvir histórias e metáforas. Quando eu penso sobre apresentações atraentes, penso em levar o meu público a uma viagem. Uma conversa bem-sucedida, é isso que eu penso, uma forma para que as pessoas possam ver um mundo diferente depois”.

As melhores palestras têm certamente uma estrutura narrativa que segue vagamente uma história de detetive. O orador começa por apresentar um problema e, em seguida, descreve a busca de uma solução. Há um momento “aha”, e a perspectiva do público muda de uma forma significativa. Carmine Gallo, autor de “Faça como Steve Jobs”, defende que criar a história, o enredo, é o primeiro passo para vender suas ideias com competência, convicção e carisma. O sucesso nessa etapa separa os comunicadores medíocres dos fora de série.

Como elemento de destaque, o slogan deve responder qual é a grande ideia que você quer transmitir para sua plateia. E isso deve ter no máximo 140 caracteres mais ou menos. Lembre-se de Steve Jobs ao apresentar o iPhone: “Hoje a Apple reinventa o telefone!”. Este foi o slogan dele.

A autora Nancy Duarte ressalta que quando uma ideia é bem apresentada, ela é capaz de mudar o mundo. Lembrando que, atualmente, a principal maneira de comunicar ideias é por meio das apresentações. O fato é que, ao expressar um ponto de vista, o apresentador cria a possibilidade de transformar o pensamento da audiência. Não quer dizer que uma apresentação isolada seja capaz de gerar uma revolução, mas pode, sim, transformar as pessoas que por ela se sentiram impactadas.