A nossa vida pessoal e profissional nos coloca muitas obrigações. Como aproveitar melhor o tempo e realizar bem nossas atividades? Dicas para a gestão do tempo dos vendedores, que podem ser aproveitadas por profissionais de todas as áreas.

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As dicas de gerenciamento de tempo aqui apresentadas partem do princípio de que a nossa vida pessoal e profissional nos coloca muitas obrigações e que não é possível fazer bem um grande número de coisas, nem fazer bem várias coisas ao mesmo tempo. As dicas focam na administração do tempo dos profissionais de vendas (vendedores, consultores de vendas e líderes de equipes de vendas), mas podem ser aplicadas na vida pessoal ou profissional de pessoas em qualquer área.

1. Entenda a importância de se organizar e descubra como você gasta seu tempo

Dificilmente você vai conseguir organizar seu tempo se não reconhecer o problema atual e se não se dispuser a tomar iniciativas conscientes para mudar a situação. Organizando melhor seu tempo, o profissional de vendas terá mais sucesso em suas atividades profissionais e mais tempo para as coisas importantes de sua vida pessoal. Descubra como você gasta seu tempo. Por uma semana, anote quantos minutos do seu dia você gasta com cada atividade pessoal ou profissional. Anote quanto tempo você gastou com as visitas. Observe o que é tempo útil e o que é tempo inútil. Mas, cuidado: uma boa conversa com o cliente, mesmo sobre assuntos não relacionados à venda, é importante para aperfeiçoar o relacionamento e vender mais. Além de ajuda-lo a mapear seu dia e anotar seus compromissos, ter sempre um meio de fazer anotações (computador, agenda, caderno de notas) pode ser útil também para registrar suas ideias e insights.

2. Resolva seus problemas até o fim, evitando a perpetuação de pendências

Se você reservou um tempo para resolver um problema, use esse tempo da melhor forma possível, tentando resolver até o fim, tentando completar a sua tarefa. Não deixe pendências para depois, porque isso só aumentará sua sensação de desorganização do tempo e arruinará sua autoestima.

3. Separe o urgente, o importante, a prioridade e o desnecessário

Comece cortando o desnecessário. Dê atenção ao urgente, mas pense maneiras para prevenir situações de urgência (com isso, haverá menos coisas urgentes tomando seu tempo no futuro). Dê atenção às coisas prioritárias, não só para o dia de hoje, mas principalmente no médio e no longo prazo. Verifique entre as coisas importantes quais merecem uma atenção e podem se tornar coisas prioritárias no futuro. Faça uma lista de suas atividades, separando-as por essas quatro categorias. Tenha foco. Decida-se por suas tarefas com inteligência e racionalidade, sem tentar “abraçar o mundo”.

4. Planeje-se e avalie-se: use uma agenda, organize seu dia e evite distrações

Colocar as atividades no papel nos ajuda a ver onde estamos acertando e onde estamos errando. Antes de começar seu dia, tenha no papel um esquema dos seus compromissos. As anotações devem funcionar como metas: quantos contatos pretendo fazer hoje? quanto pretendo faturar hoje? Não fixe metas exaustivas e inalcançáveis, pois isso é desestimulante. Comece marcando suas atividades mais importantes ou prioritárias. Depois, marque as urgentes e tente gastar o menor tempo possível com elas. Já as atividades desnecessárias merecem ser cortadas. Evite distrações durante o tempo que você não estiver vendendo ou planejando uma venda (use melhor este tempo para ter tempo para um descanso realmente revigorante depois). Ao final do dia, volta a conferir sua agenda e avalie os resultados, comparando o planejado com o de fato realizado. O vendedor pode também fazer um planejamento para um tempo maior: da semana, do mês etc.

5. Faça reuniões mais assertivas e em menor número

Evite perder tempo com excesso de reuniões improdutivas, sejam elas internas (com sua equipe de trabalho), ou externas (com clientes). As reuniões devem ser práticas (definir o que vai ser feito) e/ou promover conhecimento (treinamentos etc.). Evite perder muito tempo de suas horas úteis com reuniões. Quando as reuniões forem necessárias, devem ser feitas em horário que traga menos impacto no atendimento aos clientes e na operação da empresa como um todo. Evite também as reuniões informais, isto é, o bate-papo não construtivo com clientes ou colegas. Não se esqueça que há conversas que parecem inúteis, mas que podem agregar coisas positivas na vida profissional ou pessoal. É preciso saber dosar esses papos informais, o que é mais fácil quando estamos rodeados por pessoas íntegras e produtivas.

6. Em um contato com um potencial cliente, saiba quem toma a decisão e qual deverá ser o próximo passo

Há vendas complexas de grande porte que dependem de contatos iniciais, aproximações. O custo-benefício de uma série de contatos deve ser avaliado (isto é, deve-se avaliar se a venda provável recompensará o tempo empreendido). Algumas dessas conversas são feitas com pessoas que não têm o poder de decisão, mas que serão importantes para abrir as portas futuras. Cada contato com seu potencial cliente deve ter um propósito: aproximar, negociar, fechar a venda (isso depende do andamento da negociação). Quando não for possível fechar a venda, tente descobrir quem tem o poder de decisão e procure marcar uma reunião com esta pessoa. Há casos em que a venda não é fechada, mas se dá um passo importante para o relacionamento e para o fechamento da venda. O que não pode ocorrer é um encontro não planejado e sem propósito com um potencial cliente.

7. Planeje sua vida digital e tenha cuidado com multitarefas

Não seja refém dos e-mails e redes sociais. Se você é viciado nisso, fixe metas para reduzir esses acessos, por exemplo: “vou entrar no Facebook uma vez por dia, vou ver meu e-mail uma vez por período (manhã-tarde-noite)”. Durante o tempo programado para uma atividade, evite abrir programas de computador ou sites que só funcionem como distrações. Evite fazer muitas tarefas ao mesmo tempo. Nem mesmo os computadores são multitarefas: dão a ilusão de que abrem várias janelas ao mesmo tempo, mas só conseguem processar uma coisa por vez. Se houver a possibilidade e necessidade, modifique seu programa de e-mail para que se atualize em intervalos de tempo maiores. Outras atitudes mais drásticas: desconecte seu computador da internet enquanto está usando computador para atividades off-lines; retire o cabo de alimentação de energia de seu notebook (para você saber que, quando a bateria estiver acabando, é hora de parar).

8. Organize sua mesa e suas ferramentas de trabalho

Organize seu ambiente de trabalho: sua mesa, suas pastas (físicas ou virtuais), seu portfolio de produtos, enfim, todas as suas ferramentas de trabalho. Você vai ganhar tempo se souber onde as coisas estão e se sentirá melhor se não tiver um ambiente de trabalho “poluído”. Se você recebe clientes em sua mesa ou lhes apresenta seu portfolio, esta dica é também importante como parte do marketing.

9. Aproveite o tempo de espera ou de deslocamento

Enquanto você espera um cliente na recepção, você pode ler um artigo, um trecho de um livro ou até mesmo planejar a abordagem de suas visitas aos outros clientes do dia. Enquanto se desloca para ir ao trabalho ou para visitar seus clientes  (no seu carro ou em transporte coletivo), você ouvir um audiobook ou ouvir gravações de palestras, aulas ou cursos. Prefira atividades que lhe deem prazer e que contribuam para seu desenvolvimento pessoal.

10. Tenha tempo livre para descansar e para se aprimorar

Pequenos descansos durante o dia são importantes (pausa para o almoço, para o café, para relaxar). Há também o descanso de maior duração, após o expediente. Quando o descanso de maior duração não é suficiente, a pessoa precisará de um maior número de pequenos descansos, que não serão revigorantes. Então, o ideal é estipular uma agenda razoável (que seja desafiadora, mas não extenuante) e, após, descansar de verdade, sem a cabeça no trabalho. Use seu tempo livre para relaxar, para cuidar da sua saúde, para estar perto de pessoas importantes na sua vida e para desenvolver-se pessoal ou profissionalmente (através de leituras, cursos etc.).